Excel-Import

Übernehmen Sie Ihre Organisation, Projekte und Aktivitäten, Personen, deren Kinder, Salden und Abwesenheiten mit einer gewöhnlichen Excel-Arbeitsmappe in mTime — das Format der Wahl, wenn die Daten aus einem Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssystem stammen, das Sie ablösen.

Überblick

Das Format Einfaches Excel ist eine einzelne .xlsx-Arbeitsmappe mit sechs Blättern:

Sie können die Datei in Excel, Numbers oder Google Tabellen öffnen, lesen und bearbeiten. Genau darum geht es: Es ist das Format, um die Mitarbeitenden eines Unternehmens in großer Zahl aufzunehmen, für Massenänderungen und für die Migration aus einem anderen System.

Es ist nicht dasselbe wie die vollständige Sicherung des Arbeitsbereichs:

Eine Arbeitsmappe als Ausgangspunkt

Sie haben zwei Ausgangspunkte, und beide sind besser, als die Datei von Grund auf neu zu erstellen — sie enthalten bereits die exakten Spaltenüberschriften, die aktuellen Kontonamen Ihres Arbeitsbereichs und eine Spalte für jedes von Ihnen definierte Attribut.

Eine leere Vorlage. Öffnen Sie Administration › Datenimport und klicken Sie auf Vorlage herunterladen . Sie erhalten import-template.xlsx, erzeugt für Ihren Arbeitsbereich: alle sechs Blätter, ein Blatt Anleitung, das sich zuerst öffnet, ausgegraute Beispielzeilen zum Überschreiben, eine Spalte pro Zeitkonto und eine Spalte pro Attribut.

Die Vorlage wird in der Sprache Ihres Arbeitsbereichs erstellt — die Blattreiter ebenso wie die Spaltenüberschriften. Der Pfeil neben der Schaltfläche bietet die übrigen Sprachen von mTime an, sodass eine Beraterin in einem englischsprachigen Arbeitsbereich einem deutschen Kollegen ein deutsches Blatt geben kann, mit Reitern namens Mitarbeitende, Konten, Kinder und so weiter.

Ein gefüllter Export. Öffnen Sie Administration › Datenexport, wählen Sie das Format Einfaches Excel und klicken Sie auf Exportieren . Sie erhalten dieselben Spalten — ohne die Blätter Abwesenheit und Kinder, die nur für den Import gedacht sind — mit Ihren aktuellen Mitarbeitenden, Attributwerten und Salden bereits darin. Bearbeiten Sie die Datei und importieren Sie sie wieder: Der Hin- und Rückweg ist sicher, denn der Export schreibt die Kennungen und Namen, die der Import erwartet.

Der Export bietet drei Optionen:

• Nur Mitarbeitende — das Blatt Konten weglassen
• Personenbezogene Daten anonymisieren — Namen, E-Mail-Adressen und Kontaktdaten durch Platzhalter ersetzen. Auch Attributzellen werden geleert, sowohl im Blatt Mitarbeitende als auch im Blatt Organisationseinheiten: Ein Attribut kann alles enthalten, daher kann ein anonymisierter Export nicht wissen, welche gefahrlos erhalten bleiben können. Ein anonymisierter Export dient dazu, eine Kopie der Daten weiterzugeben, nicht zum Bearbeiten und Zurückimportieren: Ein Import würde die Namen und E-Mail-Adressen aller durch die Platzhalter ersetzen.
• Umfang der Personaldaten — eine Person, eine Organisationseinheit oder alle exportieren

Was die Vorlage enthält

• Anleitung — das Blatt, auf dem sich die Arbeitsmappe öffnet. Es erklärt, wofür jedes Blatt da ist, was jede Spalte bedeutet und was die Farben in der Überschriftenzeile bedeuten. Außerdem hält es fest, welche Version der Vorlage es ist, in welcher Sprache sie erzeugt wurde und aus welchem Arbeitsbereich sie stammt — nützlich, wenn eine Datei zwei Wochen lang herumgereicht wurde, bevor sie zu Ihnen zurückkommt.
• Die sechs Datenblätter — Organisationseinheiten, Aktivitäten, Mitarbeitende, Konten, Abwesenheit und Kinder.
• Listen — die Werte hinter den Auswahllisten.

Anleitung und Listen werden vom Import nicht gelesen. Lassen Sie sie in der Datei oder löschen Sie sie, ganz wie Sie möchten.

Die Überschriftenzeile ist farblich gekennzeichnet, sodass Sie auf einen Blick sehen, was ein Blatt verlangt:

Die selten genutzten Spalten im Blatt Mitarbeitende — Telefon, Mobil und die Postanschrift — sind am rechten Ende gruppiert und eingeklappt. Die Tagesspalten Mo … So sind in einer eigenen Gruppe direkt vor Wochensoll eingeklappt. Klicken Sie auf das + über einer Gruppe, um sie zu öffnen. Beide werden weiterhin importiert, wenn Sie sie ausfüllen — die meisten Importe brauchen sie nie. Das Blatt Anleitung erklärt die Legende und listet die erforderlichen Spalten jedes Blatts an einer Stelle auf.

Mehrere Spalten bieten eine Auswahlliste. Sie warnen, statt zu blockieren, und zwar mit Absicht: Das Blatt Mitarbeitende darf durchaus eine Organisationseinheit nennen, die das Blatt Organisationseinheiten im selben Import anlegt, und eine harte Sperre würde es unmöglich machen, sie einzutippen.

Ausgegraute Beispielzeilen zeigen, welche Form ein Wert haben soll — Initialen in Mitarbeitenden-ID, eine Untereinheit, die ihre übergeordnete Einheit nennt. Sie sind Platzhalter: Überschreiben Sie sie oder löschen Sie die Zeilen.

Wie mTime die Arbeitsmappe liest

Einige Regeln gelten für die gesamte Datei. Es lohnt sich, sie einmal zu lesen, denn die meisten fehlgeschlagenen Importe haben hier ihre Ursache und nicht in den Daten selbst.

• Die Blätter müssen Org Units, Activities, Employees, Accounts, Absence und Children heißen oder ihren Namen in einer der Sprachen von mTime tragen, so wie die Vorlage sie schreibt (Organisationseinheiten, Aktivitäten, Mitarbeitende, Konten, Abwesenheit, Kinder, Medarbejdere, Børn, …). Die englischen Namen funktionieren immer. Alle anderen Blätter der Arbeitsmappe werden ignoriert, auch die Blätter Anleitung und Listen der Vorlage. Eine Arbeitsmappe mit nur einigen der sechs Blätter ist in Ordnung.
• Die Spaltenüberschriften stehen in einer Sprache, und mTime liest alle Sprachen, die es spricht. Eine erzeugte Arbeitsmappe hat Überschriften in der Sprache Ihres Arbeitsbereichs oder in der Sprache, die Sie beim Herunterladen gewählt haben, und mTime erkennt eine eingebaute Spalte an ihrer Überschrift in jeder dieser Sprachen. Eine auf Dänisch erzeugte Arbeitsmappe lässt sich also von einer Administration importieren, die auf Deutsch arbeitet, und ein Blatt, das jemand zur Hälfte in einer anderen Sprache neu geschrieben hat, funktioniert trotzdem. Eine erzeugte Überschrift enthält zudem eine Markierung, die Ihre Tabellenkalkulation nicht anzeigt und die die Spalte genau benennt — deshalb wird eine Spalte auch dann noch importiert, wenn die Datei übersetzt oder ein Attribut umbenannt wurde.
• Eine selbst eingetippte Überschrift funktioniert ebenfalls, solange Sie sie so schreiben, wie mTime sie in einer dieser Sprachen schreibt. Groß- und Kleinschreibung und überzählige Leerzeichen spielen keine Rolle; ein eigenes Wort schon. Deshalb ist die sicherste Datei eine, die mTime erzeugt hat: Bearbeiten Sie die Vorlage oder einen Export, statt eine Arbeitsmappe aus dem Nichts zu erstellen.
• Zeile 1 ist die Überschriftenzeile. Jede folgende Zeile enthält Daten.
• Spalten werden anhand ihrer Überschrift zugeordnet, nicht anhand ihrer Position. Sie können die Spalten beliebig umsortieren.
• Vollständig leere Zeilen werden übersprungen, leere Zeilen am Ende eines Blatts schaden also nicht.
• Eine Spalte, die mTime nicht erkennt, wird ignoriert — und gemeldet. In den Blättern Organisationseinheiten, Mitarbeitende, Abwesenheit und Kinder dürfen Sie gern eine Notiz neben den Daten führen. Zwei Arten von Überschriften sind allerdings keine bloße Notiz mehr: Externe ID wird sowohl im Blatt Organisationseinheiten als auch im Blatt Mitarbeitende gelesen und ist der Platz für die Datensatznummer Ihres alten Systems — ebenso eine Spalte, die nach einem der eigenen Attribute Ihres Arbeitsbereichs benannt ist. Der Schritt Prüfung listet jede ignorierte Spalte auf, genau so zitiert, wie Sie sie geschrieben haben, und schlägt die vermutlich gemeinte Spalte vor, wenn ihre Position das verrät. Das ist eine Warnung, kein Fehler: Ihre Notizspalte ist sicher, und der Import läuft, aber eine falsch geschriebene Überschrift fällt vor dem Import auf statt danach. Im Blatt Konten gilt weiterhin das Gegenteil: Jede Spalte, die nicht Mitarbeitenden-ID, Vollständiger Name oder Importdatum ist, wird als Zeitkonto gelesen, eine überzählige Spalte dort führt also zu einem Fehler.
• Daten können echte Datumszellen sein oder Text im Format YYYY-MM-DD. Ist die Zelle für Excel ein Datum — das erhalten Sie, wenn Sie 01.05.1990 in eine normale Zelle eingeben oder aus einer Datumsauswahl wählen —, liest mTime das Datum selbst. Ihr lokales Datumsformat ist also in Ordnung, und Sie müssen nichts umformatieren. Ist die Zelle Text, muss sie YYYY-MM-DD lauten, zum Beispiel 1990-05-01: Text trägt kein Datumsformat, 03/04/2026 könnte also den 4. März oder den 3. April bedeuten, und mTime rät nicht. Vorlage und Export schreiben Text im Format YYYY-MM-DD.
• Zahlen verwenden einen Punkt als Dezimaltrennzeichen (7.4, nicht 7,4) und kein Tausendertrennzeichen. Geben Sie Zahlen als Zahlen ein, dann erledigt Excel das für Sie; riskant sind Werte, die als Text eingefügt wurden.

Attributspalten

Neben ihren eingebauten Spalten enthalten die Blätter Mitarbeitende und Organisationseinheiten eine Spalte pro Attribut, das Ihr Arbeitsbereich definiert — so wie das Blatt Konten eine Spalte pro Zeitkonto enthält. Kostenstelle, Ausweisnummer, Lohnabrechnungsnummer, Stellenbezeichnung: Was Sie zu Ihren Personen und Teams führen, kommt mit. Attribute werden unter benutzerdefinierte Attribute eingerichtet.

Das Blatt Mitarbeitende enthält zwei Ebenen zugleich: die eigenen Attribute der Person und die Attribute ihrer Anstellung — des Vertrags —, etwa Titel und Anstellungsnummer. Sie müssen die beiden nicht selbst auseinanderhalten; jede Spalte weiß, zu welcher Ebene sie gehört.

Welche Attribute eine Spalte erhalten

Die Zeile zu vertraulichen Attributen wirkt widersprüchlich, daher ein Satz dazu. Ein Export wird im Hintergrund erstellt, und mTime kann nicht wissen, wer die Datei am Ende öffnet; deshalb schreibt es nie einen vertraulichen Wert in eine Tabelle. Einen solchen Wert einzulesen gibt dagegen nichts preis: Wer die Zelle ausfüllt, hat den Wert bereits vor sich. Daher akzeptiert mTime eine Spalte, die es selbst nicht für Sie schreiben würde.

Ein Attribut, das ein verbundenes System verwaltet, wird in beide Richtungen ausgelassen. Dieses System ist dafür das führende System und würde bei seiner nächsten Synchronisierung überschreiben, was Sie importiert haben; eine Zeile, die eine solche Spalte ausfüllt, wird daher mit Begründung abgelehnt, statt stillschweigend verworfen zu werden.

Die Spalten ausfüllen

Jede Spalte ist mit dem Namen des Attributs überschrieben. Tragen zwei Attribute denselben Namen — etwa ein Attribut für Mitarbeitende und eines für Anstellungen, beide „Titel“ —, wird jede Spalte stattdessen mit ihrem Schlüssel überschrieben, damit Sie sie trotzdem unterscheiden können. Wenn Sie die Datei selbst erstellen, überschreiben Sie die Spalte mit dem Namen des Attributs, wie er unter Einstellungen › Attribute erscheint — oder mit seinem Schlüssel, der ebenfalls funktioniert und sich nie ändert, wenn jemand das Attribut umbenennt. Die Zuordnung ignoriert Groß- und Kleinschreibung und umgebende Leerzeichen, sodass kostenstelle die Spalte Kostenstelle findet.

Die Werte müssen zum Typ des Attributs passen. Eine Zelle, die nicht passt, ist im Schritt Prüfung ein Zeilenfehler, der die Spalte und das Problem nennt:

• Ein Attribut, das als Eindeutig markiert ist, wird gegen den Arbeitsbereich und gegen den Rest des Blatts geprüft. Eine Überschneidung wird in der Zeile gemeldet und nennt die Spalte — nie den Wert, denn in diesen Spalten landet etwa eine nationale Identifikationsnummer.
• Anstellungsattribute gelten auch bei Aktualisierungen. Sie werden in die heute laufende Anstellung geschrieben oder, falls die Person heute nicht angestellt ist, in die jüngste. Das ist anders als bei den übrigen Anstellungsspalten — Organisationseinheit, Führungskraft, Anstellungsbedingungen, die Daten und die Sollzeit —, die nur verwendet werden, wenn eine Zeile eine Person anlegt. Eine Zeile, die ein Anstellungsattribut für eine Person ganz ohne Anstellung ausfüllt, ist ein Zeilenfehler: Es gäbe keinen Ort für den Wert.

Ein Attribut aus dem Blatt heraus hinzufügen

Die Vorlage lässt am rechten Ende der Blätter Mitarbeitende und Organisationseinheiten eine freie Spalte mit der Überschrift Neues Attribut , um zu zeigen, wo ein neues hingehört. Tippen Sie einen Namen darüber, füllen Sie die Werte aus, und der Import legt das Attribut in Ihrem Arbeitsbereich als Textattribut an und speichert, was Sie eingegeben haben. Es erscheint anschließend in Ihren Einstellungen, wo Sie ihm eine Beschreibung, einen Typ oder Optionen geben können. Für ein zweites Attribut fügen Sie daneben eine weitere Spalte hinzu — an der freien Spalte ist nichts Besonderes, außer dass eine leere ignoriert wird.

Das Attribut wird nur angelegt, wenn mindestens eine Zeile die Spalte tatsächlich ausfüllt; eine freie Spalte, die Sie leer gelassen haben, kostet also nichts.

Zwei Dinge tut das Blatt nicht. Es erfindet keines der eigenen Standardattribute von mTime — deren Schlüssel beginnen mit einem Unterstrich; fügen Sie das gewünschte zuerst unter benutzerdefinierten Attributen hinzu, laden Sie die Vorlage dann erneut herunter, und die Spalte ist da. Und es schreibt nicht in ein Attribut, das ein verbundenes System verwaltet.

Das Blatt Organisationseinheiten

Dieses Blatt baut Ihre Organisationsstruktur auf — die Abteilungen, Teams und Regionen, auf die die Spalte Organisationseinheit im Blatt Mitarbeitende verweist. Es wird vor dem Blatt Mitarbeitende angewendet, sodass dieselbe Arbeitsmappe eine Abteilung anlegen und Personen hineinsetzen kann.

Was eine Organisationseinheit identifiziert

Hier gibt es keine ID-Spalte. Eine Einheit wird durch ihre Externe ID identifiziert, wenn Sie diese Spalte ausfüllen, andernfalls durch ihren Namen — und über den Namen verweist auch das Blatt Mitarbeitende auf eine Einheit.

Die Zuordnung ignoriert Groß- und Kleinschreibung, sodass vertrieb die Einheit Vertrieb aktualisiert und ou-7 die Einheit OU-7 findet.

Spaltenübersicht

Die Hierarchie aufbauen

Übergeordnete Einheit verweist per Name auf eine andere Einheit — eine, die bereits in mTime existiert, oder eine, die eine andere Zeile desselben Blatts anlegt. Die Reihenfolge der Zeilen spielt keine Rolle: Eine übergeordnete Einheit, die unter ihren Untereinheiten steht, wird ebenso gefunden wie eine darüber.

Name           | Beschreibung       | Übergeordnete Einheit | Leitung              | Arbeitsland
Vertrieb West  | Region West        | Vertrieb              |                      | DE
Vertrieb       | Vertriebsabteilung |                       | jane.doe@example.com | DE

Eine Zeile wird abgelehnt, wenn ihre Übergeordnete Einheit nichts benennt, zwei verschiedene Einheiten benennt oder die Einheit in ihren eigenen Teilbaum setzen würde — eine Einheit kann nicht ihre eigene übergeordnete Einheit sein, und A kann nicht unter B stehen, während B unter A steht.

Was eine Aktualisierung ändert und was sie unberührt lässt

Eine Zeile schreibt Name, Beschreibung, Übergeordnete Einheit, Leitung und Arbeitsland, und eine leere Zelle leert den Wert. Zwei Arten von Spalten funktionieren anders, und eine leere Zelle in einer davon lässt den gespeicherten Wert unverändert: Externe ID, damit eine leere Spalte nie Ihre Kennungen löscht, und die Attributspalten, damit ein halb ausgefülltes Blatt nie eine Kostenstelle löscht. Alles, was das Blatt gar nicht enthält, bleibt genau so, wie es war.

Die Leitung muss jemand sein, der bereits in mTime existiert. Organisationseinheiten werden vor dem Blatt Mitarbeitende angewendet, sodass eine Person, die dieselbe Arbeitsmappe gerade erst anlegen will, noch nicht Leitung einer Einheit sein kann — legen Sie die Leitung anschließend auf der Seite der Organisationseinheit fest.

Das Blatt Mitarbeitende

Die Spalte Mitarbeitenden-ID

Diese eine Spalte entscheidet, ob eine Zeile eine neue Person anlegt oder eine bestehende aktualisiert, und sie verbindet die Blätter Mitarbeitende, Konten und Abwesenheit miteinander. Sie akzeptiert drei Arten von Werten:

Die mittlere Option ist die, auf die es bei einer Migration ankommt. Da EMP-4711 im selben Arbeitsbereich immer auf dieselbe Person verweist, können Sie:

• dieselbe Person aus den Blättern Mitarbeitende, Konten und Abwesenheit referenzieren,
• eine korrigierte Datei erneut ausführen und Personen aktualisieren statt duplizieren,
• die Personalnummer Ihres alten Systems als Bindeglied zwischen beiden Systemen behalten — sie wird an der Person als Externe ID gespeichert, wo Sie sie sehen können, und der Export schreibt sie wieder hinaus.

Ist die Zelle Text, sucht mTime die Person in dieser Reihenfolge:

1. die Kennung, für die dieser Text steht — die Person, die ein früherer Import mit demselben Text angelegt hat;
2. eine Person, deren Externe ID dieser Text ist, egal, wer sie eingetragen hat: ein früherer Import, die API oder Ihr Identitätsanbieter;
3. keine Übereinstimmung, also wird eine neue Person angelegt, mit diesem Text als Externer ID.

Schritt 2 macht die Nummer dauerhaft. Eine Person, die bereits mit EMP-4711 in ihrem Datensatz in mTime existiert, wird von einer Zeile mit EMP-4711 aktualisiert, auch wenn sie nie aus einer Arbeitsmappe stammte — früher legte eine solche Zeile stillschweigend eine zweite Kopie an.

Spaltenübersicht

Organisationseinheit, Führungskraft und Anstellungsbedingungen werden anhand des Namens zugeordnet, ohne Beachtung von Groß- und Kleinschreibung. Der Name muss eindeutig sein: Heißen zwei Organisationseinheiten „Support“, wird die Zeile abgelehnt, und Sie müssen zuerst eine davon umbenennen. Anstellungsbedingungen verweist auf Datensätze, die bereits existieren müssen — ein Excel-Import legt nie Anstellungsbedingungen an. Die anderen beiden dürfen auf etwas verweisen, das dieselbe Arbeitsmappe anlegt: Organisationseinheit auf eine Einheit im Blatt Organisationseinheiten und Führungskraft auf eine andere Zeile im Blatt Mitarbeitende, denn Führungskräfte sind Mitarbeitende wie alle anderen.

Was eine Aktualisierung ändert

Entspricht eine Zeile einer bestehenden Person, schreibt mTime jede persönliche Spalte aus dieser Zeile: Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefon, Mobil und die Adresse.

Externe ID ist eine von zwei Ausnahmen von dieser Regel: Eine leere Zelle — oder gar keine Spalte — leert sie nie. Eine externe ID ist oft das Bindeglied, auf das sich etwas anderes verlässt; daher schreibt mTime sie nur, wenn Sie einen Wert in die Zelle eintragen. Um eine zu entfernen, leeren Sie sie auf der Seite der Person in mTime.

Die Attributspalten sind die andere Ausnahme, aus ganz ähnlichem Grund: Eine leere Attributzelle lässt den gespeicherten Wert unverändert, und keine Zelle im Blatt kann ein Attribut überhaupt leeren.

Zwei Personen können keine externe ID teilen. Eine Zeile, die einer Person einen Wert geben würde, den eine andere Person bereits hat, wird bei der Validierung abgelehnt, ebenso zwei Zeilen im selben Blatt, die denselben Wert an zwei verschiedene Personen vergeben.

Bei der Anstellung ist es umgekehrt: Organisationseinheit, Führungskraft, Anstellungsbedingungen, Anstellungsbeginn, Anstellungsende, Wochensoll und die Tagesspalten werden nur verwendet, wenn die Zeile eine neue Person anlegt. Bei einer bestehenden Person werden sie ignoriert, und ihre Anstellung bleibt unberührt. Um eine Anstellung nachträglich zu ändern, verwenden Sie die Seite der Person oder eine Massenänderung. Die Anstellungsattribute sind davon ausgenommen: Eine ausgefüllte Attributzelle wird in eine bestehende Anstellung ebenso geschrieben wie in eine neue.

Anstellung und Wochensoll

Eine Person erhält nur dann eine Anstellung, wenn Anstellungsbeginn ausgefüllt ist. Lassen Sie das Feld leer, erhalten Sie eine Person im Arbeitsbereich ohne Anstellung — gelegentlich nützlich, aber selten gewollt, und eine Zeile, die ohne Anstellungsbeginn ein Anstellungsattribut ausfüllt, wird abgelehnt.

Die Sollarbeitszeit kann auf zwei Arten angegeben werden, die sich kombinieren lassen:

• Nur Wochensoll — die vertraglich vereinbarten Stunden pro Woche, z. B. 40. Es wird keine Verteilung auf die einzelnen Tage gespeichert.
• Nur Mo … So — das Soll ist die Summe der Tage, so verteilt, wie Sie es eingetragen haben.
• Beides — die Angaben müssen übereinstimmen. Wochensoll 40 mit 8 von Montag bis Freitag wird akzeptiert; 40 mit 7.5 an fünf Tagen wird abgelehnt.

Stunden sind Dezimalstunden, nicht Stunden und Minuten: Siebeneinhalb Stunden sind 7.5, nicht 7.30. Werte werden auf die nächste Minute gerundet. Das Soll muss größer als null sein und beschreibt eine einzelne Woche — sich wiederholende mehrwöchige Muster können nicht importiert werden und müssen bei der Person eingerichtet werden.

Das Blatt Konten

Dieses Blatt setzt den aktuellen Saldo jedes Zeitkontos — die Urlaubstage, Gleitzeitstunden und anderen Salden, die Personen mitbringen.

Spaltenübersicht

Dies ist das einzige Blatt ohne Attributspalten: Seine Regel lautet, dass jede Spalte, die nicht eine der drei oben genannten ist, ein Zeitkonto ist, und eine Attributspalte würde damit in Konflikt geraten.

Die Kontospalten

Jede übrige Spalte ist ein Zeitkonto, benannt nach dem Konto mit seiner Einheit in Klammern:

Mitarbeitenden-ID | Vollständiger Name | Importdatum | Urlaub (days) | Gleitzeit (minutes)
EMP-4711          | Jane Doe           | 2026-01-01  | 12.5          | 450

• Der Teil vor den Klammern muss dem Namen eines Zeitkontos in Ihrem Arbeitsbereich entsprechen, ohne Beachtung von Groß- und Kleinschreibung.
• Die Einheit in Klammern ist optional, muss aber, wenn sie angegeben ist, zum Konto passen. Das ist eine Absicherung: So landet eine Spalte mit Urlaubstagen nicht unbemerkt in einem Stundenkonto.
• Tagesbasierte Konten werden in Dezimaltagen angegeben — 12.5 bedeutet zwölfeinhalb Tage.
• Stundenbasierte Konten werden in Minuten angegeben — 450 bedeutet 7 Stunden 30 Minuten. Das bringt viele durcheinander; multiplizieren Sie Ihre Stunden mit 60.
• Negative Salden sind erlaubt, etwa ein Gleitzeitkonto im Minus.

Vorlage und Export füllen diese Überschriften aus Ihrem Arbeitsbereich aus; so bekommen Sie sie am einfachsten richtig.

Wie ein Saldo angewendet wird

Jede ausgefüllte Zelle setzt den Saldo zum Importdatum auf diesen Wert. Er wird nicht zum vorhandenen Wert addiert. Der Eintrag erscheint im Verlauf des Kontos mit dem Grund „Excel-Import“.

Da der Wert ein Ziel und keine Bewegung ist, verdoppelt ein zweifacher Import derselben Datei niemandes Urlaubssaldo. Es bedeutet aber auch, dass ein unachtsamer Import korrekte Salden überschreiben kann — der Schritt Prüfung zeigt an, wie viele Saldoänderungen bevorstehen; prüfen Sie diese Zahl, bevor Sie bestätigen.

Setzen Sie Importdatum auf Ihr Umstellungsdatum: den Tag, an dem die Salden im alten System stimmten. Alles, was mTime nach diesem Datum erfasst, kommt hinzu.

Das Blatt Abwesenheit

Dieses Blatt erfasst Abwesenheiten — den Verlauf aus dem alten System und die dort bereits geplanten Abwesenheiten —, damit eine Migration nicht mit wochenlangem Abtippen von Abwesenheiten endet. Eine Zeile ist ein Abwesenheitszeitraum: wer, welche Art, von wann bis wann.

Spaltenübersicht

Bereits abgezogen oder noch nicht?

Die Salden im Blatt Konten sind die Salden zum Stand Ihres Umstellungsdatums. Die beiden Arten von Abwesenheiten müssen daher unterschiedlich behandelt werden:

• Abwesenheiten, die bis dahin bereits stattgefunden haben, sind von diesen Salden bereits abgezogen. mTime erfasst sie vollständig — sie erscheinen im Kalender, im Zeitnachweis und in Berichten —, berührt den Saldo aber nie wieder. Sie ein zweites Mal abzuziehen wäre falsch.
• Abwesenheiten, die nach der Umstellung geplant sind, sind noch nicht in diesen Salden enthalten. Sie gelten als normaler Eintrag und verbrauchen den Saldo, wenn sie stattfinden, genau als wären sie in mTime beantragt worden.

Lassen Sie Bereits abgezogen leer, füllt mTime den Wert anhand des Importdatum der Zeile aus:

Bei Abwesenheitsarten, die nie einen Saldo berühren, etwa Krankheit unter den meisten Regelungen, wird die Spalte ignoriert.

Beantragte Abwesenheiten

Eine Zeile, deren Status auf Requested steht, geht als ausstehender Antrag an die genehmigende Person, wie ein in mTime gestellter Antrag. Hat eine Person niemanden, der für sie genehmigt, wird die Abwesenheit als genehmigt erfasst, statt für immer ausstehend zu bleiben.

Erneut ausführen, Korrekturen und was das Blatt nie tut

Eine Zeile im Blatt Abwesenheit wird durch Person, Art und Daten identifiziert. Ein erneuter Import derselben Datei überspringt bereits importierte Zeilen — nichts wird verdoppelt. Das Blatt fügt Abwesenheiten immer nur hinzu: Es kann sie weder ändern noch stornieren. Um eine mit falschen Daten oder falscher Art importierte Abwesenheit zu korrigieren, stornieren Sie sie in mTime und importieren oder erfassen Sie die korrigierte.

Zwei Zeilen derselben Person dürfen sich nicht überschneiden — ein durch Krankheit unterbrochener Urlaub besteht aus zwei Zeilen für den Urlaub (davor und danach) und einer für die Krankheit, nicht aus sich überschneidenden Zeiträumen. Überschneidungen mit Abwesenheiten, die bereits in mTime erfasst sind, folgen den üblichen Regeln des Produkts; vermeiden Sie es daher, von Hand erfasste Zeiträume erneut zu importieren.

Anders als die ersten drei Blätter ist Abwesenheit nur für den Import gedacht: Der Export im Format Einfaches Excel enthält es nicht. Die Vorlage enthält es leer, bereit zum Ausfüllen — eine versehentlich stehen gelassene Beispielzeile würde einer echten Person eine erfundene Abwesenheit importieren.

Das Blatt Kinder

Dieses Blatt erfasst die Kinder der Mitarbeitenden — die Grundlage für kindbezogene Ansprüche wie Kinderkrankentage. Eine Zeile ist ein Kind, mit denselben Angaben, die Sie auf der Seite der Person unter Kinder eintragen können.

Spaltenübersicht

Jede Zeile braucht Geburtsdatum Kind oder Geburtstermin — oder beides.

Geboren oder erwartet

Ein Kind mit nur einem Geburtstermin wird als erwartet erfasst. Ansprüche, die eine Geburt voraussetzen, darunter Kinderkrankentage, beginnen erst, wenn ein Geburtsdatum erfasst ist — tragen Sie daher nie einen erwarteten Termin in Geburtsdatum Kind ein, auch wenn die Geburt nur noch Tage entfernt ist.

Ist das Kind geboren, füllen Sie in derselben Zeile Geburtsdatum Kind aus, behalten Sie den Geburtstermin und importieren Sie erneut. Über den Geburtstermin wird das als erwartet erfasste Kind gefunden, und der Import bestätigt die Geburt, statt ein zweites Kind zu erfassen.

Erneut ausführen, Korrekturen und was das Blatt nie tut

Eine Zeile entspricht einem Kind, das die Person bereits hat, wenn Geburtsdatum oder Geburtstermin übereinstimmen und ebenso der Name (ohne Beachtung von Groß- und Kleinschreibung). Ein Kind ohne Namen oder eine Zeile ohne Namen wird allein über die Daten zugeordnet — ein später ergänzter Name wird also eingetragen, statt das Kind doppelt zu erfassen. Eine Zeile mit Namen sucht zuerst das Kind mit diesem Namen und greift nur dann auf ein namenloses Kind mit demselben Datum zurück, wenn es keines gibt — Zwillinge, von denen erst einer einen Namen hat, bleiben also zwei Kinder. Eine passende Zeile füllt nur aus, was dem Kind fehlt — ein Geburtsdatum, einen Geburtstermin oder eine Elternrolle, wo noch keine erfasst ist. Eine bereits vorhandene Rolle wird nicht geändert. Eine leere Zelle leert nie etwas. Eine Zeile, die keinem Kind entspricht, erfasst ein neues.

Ein erneuter Import derselben Datei ändert also nichts. Zwillinge sind zwei Zeilen mit demselben Geburtsdatum und verschiedenen Namen; zwei Zeilen mit demselben Namen und demselben Datum werden beide abgelehnt, weil mTime nicht erkennen kann, ob es sich um ein oder zwei Kinder handelt.

Wie Abwesenheit ist auch das Blatt Kinder nur für den Import gedacht: Der Export im Format Einfaches Excel enthält es nicht, und die Vorlage enthält es leer.

Das Blatt Aktivitäten

Das Blatt Aktivitäten enthält Ihre Arbeitsaktivitäten und Projektaufgaben als einen gemeinsamen Baum, mit Ihren Projekten darin — so lässt sich die Projekteinrichtung eines Arbeitsbereichs in einer Datei aufbauen, prüfen und übertragen. Abwesenheits-, Nichtarbeits- und Zuschlagsaktivitäten sind nicht darin enthalten: Sie gehören zur Konfiguration des Arbeitsbereichs und werden unter Einstellungen › Aktivitäten eingerichtet.

Wie der Baum geschrieben wird

Jede Zeile gibt an, wo sie steht, mit einem Namen pro Spalte Ebene: Ebene 1 ist die Spitze des Baums, und eine Zeile steht unter der Gruppe, die in der Spalte vor ihrem eigenen Namen genannt ist. Eine Gruppe ist einfach eine Zeile, unter der andere Zeilen stehen.

Typ ist Work, Project task oder Project. Zeit auf einer Projektaufgabe muss immer ein Projekt nennen. Alles unterhalb einer Projektaufgabe ist ebenfalls eine: Eine Work-Zeile unter einer Projektaufgabe wird als Projektaufgabe importiert, und der Schritt Prüfung weist darauf hin.

Projekte im Baum

Eine Project-Zeile ist ein Projekt.

• Ein Projekt mit Zeilen darunter ist das Projekt und zugleich seine eigene Gruppe von Aufgaben — im Beispiel das Projekt Wallet und die Gruppe Wallet mit Design und Entwicklung darin. Für Sie sind sie eins, also sind sie eine Zeile. Wird das Projekt in mTime umbenannt, wird auch seine Gruppe umbenannt.
• Ein Projekt ohne Zeilen darunter steht neben der Arbeit, die auf ihm erfasst wird, und nennt in Aufgaben, was es auflistet.
• Aufgaben nennt die anderen Projektaufgaben oder Gruppen, die das Projekt auflistet, per Pfad (Kundenprojekte › Gemeinsame Aufgaben), getrennt durch ;. Die eigene Gruppe ergibt sich aus der Zeile und wird dort nie genannt. Stehen zwei Aktivitäten mit demselben Namen nebeneinander unter einer Gruppe, schreibt der Export für diesen Eintrag dessen ID statt des Pfads, und der Import liest sie wieder ein.
• Ein leeres Aufgaben ändert an einem bestehenden Projekt nichts. Ein neues Projekt ohne Zeilen darunter und ohne Aufgaben erhält die Standard-Projektaufgaben.

Die Projektspalten — Status, Startdatum, Enddatum, Projektleitung, Genehmigung erforderlich, Aufgaben und eine Spalte pro Projektattribut — werden nur in Project-Zeilen gelesen. In einer anderen Zeile ausgefüllt, sind sie ein Zeilenfehler, statt verworfen zu werden. Ein neues Projekt ohne Status ist Aktiv, und seine Daten bleiben leer. Genehmigung erforderlich setzt eine Projektleitung voraus, in der Zeile oder bereits am Projekt.

Spaltenübersicht

Was eine Zeile identifiziert

Eine Zeile findet, was sie aktualisiert, über ihre ID, dann über ihre Externe ID, dann über ihren Pfad und Namen — ohne Beachtung von Groß- und Kleinschreibung, Akzenten oder überzähligen Leerzeichen. Ein Projekt wird über ID, Externe ID und dann seinen Namen gefunden. Aktivitäten mit demselben Namen unter einer Gruppe lassen sich nur über ihre ID unterscheiden; behalten Sie daher die Spalte ID des Exports, wenn Sie eine Datei bearbeiten.

Um eine Gruppe umzubenennen, ändern Sie ihren Namen in ihrer eigenen Zeile. Eine untergeordnete Zeile, die noch den alten Pfad nennt, wird abgelehnt; die Umbenennung und ihre Unterzeilen gehen also gemeinsam.

Was der Import anlegt und was er nie tut

• Ein Pfad, der eine nicht existierende Gruppe nennt, legt sie an. Der Schritt Prüfung listet alles auf, was der Import anlegen würde, sodass ein Tippfehler in einem Pfad auffällt, bevor etwas gespeichert wird.
• Eine Gruppe, die das Blatt zu einer Projektaufgabe macht, nimmt alles darunter mit, ob mit Zeilen im Blatt oder nicht, und der Schritt Prüfung nennt jede Aktivität, die sich ändert.
• Verschiebungen, die eine Gruppe in sich selbst setzen würden, werden abgelehnt.
• Wie jedes Blatt löscht es nie etwas, und eine leere Zelle lässt den gespeicherten Wert unverändert.

Den Import ausführen

Der Assistent ist derselbe wie unter Datenimport beschrieben, mit zwei Unterschieden: mTime erkennt eine Excel-Datei an der Endung .xlsx, und die Wahl zwischen Zusammenführen und Wiederherstellen wird durch eine Wahl des Blatts ersetzt.

1. Öffnen Sie Administration › Datenimport und klicken Sie auf Importieren .

2. Datei — wählen Sie Ihre .xlsx-Datei. Die maximale Größe beträgt 100 MB.

3. Parameter — wählen Sie, welches Blatt angewendet werden soll, und klicken Sie dann auf Validieren :

   Auswahl	Was importiert wird
   Alles	Alle sechs Blätter, der Reihe nach: Organisationseinheiten, dann Aktivitäten und Projekte, dann Mitarbeitende und ihre Kinder, dann Konten, dann Abwesenheiten — sodass jedes Blatt auf etwas verweisen kann, das das vorherige angelegt hat
   Organisationseinheiten	Nur das Blatt Organisationseinheiten
   Projekte und Aktivitäten	Nur das Blatt Aktivitäten
   Mitarbeitende	Die Blätter Mitarbeitende und Kinder
   Konten	Nur das Blatt Konten
   Abwesenheit	Nur das Blatt Abwesenheit

4. Prüfung — die Validierung läuft auf dem Server, ohne etwas zu ändern. Sie erhalten eine Anzahl pro Blatt — Organisationseinheiten, Mitarbeitende, Kinder, Saldozellen, Abwesenheiten —, eine Meldung für jede abgelehnte Zeile und eine Warnung für alles, was mTime ignorieren wird, etwa eine Spalte, die es nicht erkennt. Warnungen halten den Import nicht auf; Fehler schon. Korrigieren Sie die Datei und versuchen Sie es erneut, oder klicken Sie auf Import ausführen .

5. Ergebnisse — das Ergebnis pro Blatt, mit einem detaillierten Bericht zum Herunterladen.

Weist die Validierung auf eine falsche Wahl des Blatts hin, gehen Sie Zurück und validieren Sie erneut — die Datei bleibt auf dem Server und muss nicht neu hochgeladen werden.

Aus einem anderen System importieren

Dafür wurde das Format geschaffen: Mitarbeitende und Salden aus einem Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssystem nach mTime übernehmen. Die folgende Reihenfolge hält die riskanten Teile klein und umkehrbar.

1. Zuerst die Konfiguration in mTime aufbauen

Abgesehen von Organisationseinheiten und Attributen verweist der Excel-Import per Name auf Konfiguration und legt sie nie an. Richten Sie ein, bevor Sie etwas importieren:

• Anstellungsbedingungen — die Vertragsarten Ihrer Mitarbeitenden
• Zeitkonten — jeden Saldo, den Sie übernehmen wollen, mit der richtigen Einheit
• Feiertagskalender und Abwesenheitsregelungen, damit sich die Salden anschließend korrekt verhalten
• Attribute — eines für jedes Feld Ihres alten Systems, für das mTime keinen Standardplatz hat, sowie die Standardattribute wie Sozialversicherungsnummer oder Lohnabrechnungsnummer. Laden Sie die Vorlage herunter, nachdem Sie sie hinzugefügt haben, dann sind die Spalten da

Organisationseinheiten sind die Ausnahme: Tragen Sie sie in das Blatt Organisationseinheiten ein, und der Import baut die Struktur für Sie auf. Von Hand anlegen müssen Sie sie nur, wenn Sie die Hierarchie lieber schon vor der ersten Datei eingerichtet haben möchten.

Achten Sie auf eindeutige Namen. Zwei Organisationseinheiten mit demselben Namen führen dazu, dass jede Zeile abgelehnt wird, die auf sie verweist.

2. Ihren Schlüssel wählen

Tragen Sie die Personal- oder Lohnabrechnungsnummer Ihres alten Systems in die Spalte Mitarbeitenden-ID ein, in jedem Blatt, das Sie verwenden. Das ist die wertvollste Entscheidung der gesamten Migration:

• sie verknüpft jede Saldo- und Abwesenheitszeile mit der richtigen Person,
• sie macht den Import wiederholbar, sodass eine korrigierte Datei aktualisiert statt dupliziert,
• sie bleibt eine lesbare Verbindung zum alten System, falls Sie jemals abgleichen müssen — mTime speichert den Wert als Externe ID der Person.

Tun Sie dasselbe für Ihre Organisationseinheiten in deren Spalte Externe ID, dann können Sie eine Abteilung später über das Blatt umbenennen statt von Hand.

3. Ihre alten Felder zuordnen

Exportieren Sie Ihre Quelldaten und ordnen Sie sie den Spalten zu. Eine typische Zuordnung:

Führungskräfte sind Mitarbeitende wie alle anderen und kommen daher über das Blatt Mitarbeitende herein — und eine Zeile darf auf eine Führungskraft verweisen, die dieselbe Arbeitsmappe anlegt. Das gesamte Organigramm wird in einem Durchgang importiert; die Führungsebene braucht keinen eigenen Lauf. mTime sucht den Namen oder die E-Mail-Adresse zuerst unter den Zeilen der Datei und dann unter den Personen, die bereits im Arbeitsbereich sind. Raten wird es dagegen nicht: Tragen zwei Zeilen denselben Namen oder passt ein Name sowohl zu einer Zeile der Datei als auch zu einer anderen Person, die bereits in mTime existiert, werden diese Zeilen abgelehnt. Mit der E-Mail-Adresse sind Sie eindeutig.

4. Daten und Zahlen bereinigen

Gehen Sie die Datei vor dem ersten Import einmal durch:

• Datumsspalten enthalten echte Daten, keinen Text, der nur wie ein Datum aussieht. Eine Zelle, die Excel als Datum rechtsbündig darstellt, wird unabhängig vom angezeigten Format gelesen; eine Textzelle muss YYYY-MM-DD lauten.
• Dezimalzahlen verwenden einen Punkt, kein Komma.
• Keine Tausendertrennzeichen, keine Einheiten, keine überzähligen Zeichen — 450, nie 450 min oder 7,5 h.
• Stundenbasierte Salden sind in Minuten umgerechnet.
• Auswahlattribute enthalten eine der von Ihnen definierten Optionen, genau gleich geschrieben.

5. In Wellen importieren

Machen Sie beim ersten Mal nicht alles auf einmal.

Erste Welle — Struktur. Importieren Sie mit ausgewähltem Blatt Organisationseinheiten . Sehen Sie sich den Organisationsbaum in mTime an: Steht alles unter der richtigen übergeordneten Einheit, und ist nichts doppelt?

Zweite Welle — Personen. Importieren Sie dieselbe Arbeitsmappe mit ausgewähltem Blatt Mitarbeitende . Prüfen Sie einige Personen in der App: Sind sie in der richtigen Organisationseinheit, mit den richtigen Anstellungsbedingungen, dem richtigen Wochensoll und ausgefüllten Attributen? Das Blatt Kinder kommt mit dieser Welle, prüfen Sie also auch die Kinder.

Dritte Welle — Salden. Importieren Sie erneut mit ausgewähltem Blatt Konten und Importdatum auf Ihrem Umstellungsdatum. Prüfen Sie die Salden derselben Personen.

Vierte Welle — Abwesenheiten. Importieren Sie noch einmal mit ausgewähltem Blatt Abwesenheit , wieder mit Importdatum auf dem Umstellungsdatum. Öffnen Sie den Kalender einer Person und prüfen Sie, ob ihr Verlauf vorhanden ist und ihr Saldo sich nicht bewegt hat — der Verlauf ist in den gerade importierten Salden bereits enthalten.

Wenn Sie die Migration so aufteilen, kann ein Fehler in den Saldospalten die gerade geprüften Personaldaten nicht beschädigen und umgekehrt — und eine bereits geprüfte Struktur ist ein viel besserer Ort für Personen.

Wenn Sie ein oder zwei Migrationen durchgeführt haben und der Datei vertrauen, erledigt Alles alle sechs Blätter in einem Durchgang, in derselben Reihenfolge, sodass in diesem Import angelegte Einheiten und Personen sofort referenziert werden können.

6. Das Ergebnis prüfen

Exportieren Sie den Arbeitsbereich erneut im Format Einfaches Excel und vergleichen Sie ihn mit Ihrer Quelldatei. Alles, was nicht übernommen wurde, zeigt sich als Unterschied, und der Export dokumentiert gut, wie der Arbeitsbereich beim Livegang aussah.

Vertrauliche Attribute sind das Einzige, was Sie in diesem Export nicht finden — mTime schreibt sie nie in eine Tabelle. Prüfen Sie diese stattdessen auf der Seite der jeweiligen Person.

Erneut ausführen und korrigieren

Ein Excel-Import kann gefahrlos wiederholt werden, solange die Werte in Mitarbeitenden-ID gleich bleiben. Korrigieren Sie die Quelldatei und importieren Sie sie erneut:

• Mitarbeitende werden aktualisiert, nicht dupliziert,
• Salden werden auf den korrigierten Wert gesetzt, nicht aufaddiert,
• bereits importierte Abwesenheitszeilen werden übersprungen, nie verdoppelt,
• bereits erfasste Kinder werden zugeordnet und nur ergänzt, nie doppelt erfasst,
• Attributwerte werden überschrieben, wo Sie eine Zelle ausgefüllt haben, und bleiben unverändert, wo nicht,
• Mitarbeitende, die Sie aus der Datei entfernt haben, bleiben unberührt — der Import löscht nie.

Das Einzige, was ein zweiter Lauf nicht kann, ist eine Anstellung zu ändern. Anstellungsspalten werden nur beim Anlegen der Person angewendet. Haben Sie die Organisationseinheit oder das Wochensoll falsch angegeben, korrigieren Sie es auf der Seite der Person oder mit einer Massenänderung. Anstellungsattribute sind die Ausnahme und lassen sich durch einen zweiten Import korrigieren.

Etwas passt nicht?

Die Arbeitsmappe enthält inzwischen die Organisationsstruktur, Personen, ihre Kinder, ihre Attribute, ihre Salden und ihre Abwesenheiten. Haben Sie Daten, die nicht hineinpassen, wenden Sie sich vor dem Start über die Hilfe im Produkt an den Support. Sagen Sie uns, was Sie übernehmen möchten, und wir finden den besten Weg dafür.

Validierungsmeldungen

Die Validierung läuft, bevor etwas geschrieben wird, und meldet Blatt und Zeile jedes Problems. Zeilen sind wie in Excel nummeriert, „Employees row 2“ ist also die erste Zeile unter den Überschriften. Fehler müssen behoben werden, bevor der Import läuft; Warnungen dienen der Information und halten ihn nicht auf.

Warnungen

Fehler

Grenzen

Berechtigungen

Das Herunterladen der Vorlage, das Hochladen und das Ausführen eines Excel-Imports erfordern die Berechtigung import. Um aus dem Arbeitsbereich eine Arbeitsmappe im Format Einfaches Excel zu erzeugen, ist die Berechtigung export erforderlich.