Erinnerung an Periodenabschlüsse

Benachrichtigt Mitarbeitende, wenn ein Periodenabschluss seine Einreichungsfrist erreicht, und erinnert sie weiter — nur an ihren Arbeitstagen —, solange er überfällig bleibt.

So funktioniert es

Der Job geht jeden ausstehenden, bereiten oder überfälligen Periodenabschluss im Arbeitsbereich durch und bringt ihn in seinem Ablauf einen Schritt weiter:

1. Periode nur mit Abwesenheiten → abgeschlossen — ist die Periode beendet und war jeder ihrer Arbeitstage durch genehmigte ganztägige Abwesenheiten abgedeckt, wird der Periodenabschluss im Namen der Person eingereicht. Hat eine Führungskraft diese Abwesenheit genehmigt, hat sie die Periode bereits abgezeichnet, sodass sie zugleich genehmigt wird; wurde sie durch eine Regelung automatisch genehmigt, bleibt die Genehmigung der Führungskraft überlassen. Wird vor den folgenden Schritten bewertet, sodass eine vom Job abgeschlossene Periode nie zuerst als überfällig markiert wird
2. Ausstehend → Bereit — wenn heute der letzte Arbeitstag der Periode oder später ist, wird der Periodenabschluss als bereit markiert und die Person benachrichtigt, dass die Frist erreicht ist. Diese Schwelle folgt dem persönlichen Arbeitsplan der Person, sodass genehmigte ganztägige Abwesenheiten am Ende der Periode die Frist vorverlegen — die Person wird informiert, bevor sie geht, nicht während sie abwesend ist
3. Bereit → Überfällig — am Kalendertag nach Ende der Periode, unabhängig vom Arbeitsplan der Person. Eine Abwesenheit direkt nach dem Periodenende verschiebt dies nicht: Der Eintrag der Führungskraft für die fehlende Einreichung hängt davon ab und muss an einem vorhersehbaren Tag erscheinen
4. Überfällig → erinnert, an jedem Arbeitstag — solange der Periodenabschluss überfällig ist, wird die Erinnerung wieder an den Anfang der Benachrichtigungen der Person gesetzt, und an jedem ihrer Arbeitstage wird eine E-Mail gesendet. Wochenenden, Feiertage und genehmigte ganztägige Abwesenheiten werden übersprungen, sodass niemand während seiner Abwesenheit gedrängt wird. Die erste Erinnerung verwendet den allgemeinen Wortlaut „Ihr Zeitnachweis ist überfällig“; jede weitere nennt die Führungskraft, die darauf wartet

Periode außerhalb der Anstellung → zurückgezogen. Vor allen diesen Schritten wird ein Periodenabschluss zurückgezogen, dessen Periode keinen Tag innerhalb der Anstellung der Person hat. Das passiert, wenn ein Enddatum eingetragen wird, nachdem die nächste Periode bereits geöffnet wurde: Der Periodenabschluss, der Eintrag der Führungskraft für die fehlende Einreichung und die Erinnerungen der Person dazu verschwinden. Die Prüfung liest die Anstellung in ihrem aktuellen Stand und funktioniert daher unabhängig davon, mit welchem Gültig ab-Datum das Enddatum gespeichert wurde. Ein Periodenabschluss, der jemals eingereicht wurde, wird nie zurückgezogen, da die Salden der folgenden Perioden darauf aufbauen; er bleibt der Administration überlassen.

Perioden werden von der ältesten an verarbeitet, und eine wird erst abgeschlossen, wenn jede frühere Periode genehmigt ist — die Abrechnung jeder Periode ist der Anfangssaldo der nächsten. Nach einer langen Abwesenheit werden die Perioden daher eine pro Nacht abgeschlossen und nicht alle auf einmal.

Die Erinnerungen enden, sobald die Person einreicht: Die wiederkehrende Erinnerung wird ausgeblendet, und der Eintrag der Führungskraft wird zu einer normalen Genehmigung.

Laufende Abwesenheit ohne Enddatum — zum Beispiel eine unbefristete Krankheit — verschiebt die Frist nicht. Von einer solchen Abwesenheit ist nur bekannt, dass sie Tage bis heute abdeckt; die Tage danach zählen also weiterhin als Arbeitstage, und die Frist bleibt am tatsächlichen letzten Arbeitstag der Periode.

Jeder Schritt prüft, ob sein Tag erreicht oder überschritten ist, nicht nur, ob er heute ist. Ein Periodenabschluss, der seinen genauen Tag verpasst hat (zum Beispiel weil der Job nicht lief), holt dies beim nächsten Lauf nach. Erneute Läufe senden nie dieselbe Benachrichtigung zweimal.

Beispiel: Abwesenheit über das Periodenende

Eine monatliche Periode vom 1. bis 31. August, mit genehmigter Abwesenheit vom 24. August bis 7. September:

Wann er läuft

Der Job läuft automatisch und wird nur ausgelöst, wenn für den Arbeitsbereich mindestens ein ausstehender, bereiter oder überfälliger Periodenabschluss existiert.

Parameter

Dieser Job hat keine Parameter.

Jobergebnisse

Wer benachrichtigt wird

• Die Person selbst erhält die Fristbenachrichtigung, wenn die Periode bereit wird, und danach eine Überfälligkeitserinnerung pro Arbeitstag, bis sie einreicht. An einem freien Tag wird sie nie erinnert.
• Die Führungskraft sieht die fehlende Einreichung ab dem Tag nach Ende der Periode unter Genehmigungen und in ihrer täglichen Tagesübersicht für Führungskräfte. Das hängt nicht vom Kalender einer Person ab — eine Führungskraft sieht einen fehlenden Zeitnachweis (und erhält eine E-Mail dazu) auch dann, wenn die Person noch abwesend ist, und sieht ihn weiterhin, bis die Person zurückkehrt und einreicht.
• Eine Führungskraft, die abwesend ist, sollte eine Vertretung für Genehmigungen einrichten: Ihre Übersicht wird zurückgehalten, solange die Vertretung aktiv ist, ihre Vertretungen erhalten sie stattdessen, und am ersten Arbeitstag nach der Rückkehr erhält die Führungskraft eine Zusammenfassung.

Jeder Schritt des Periodenabschlusses hält außerdem die direkte Führungskraft der Person fest — so wird der Genehmigungseingang der Führungskraft nach einem Neuaufbau wieder gefüllt.

Fehlerbehebung