Abwesenheitserinnerung
Sendet jeder Person am letzten Arbeitstag vor Beginn einer anstehenden Abwesenheit eine Vorabbenachrichtigung und warnt genehmigende Personen vor Anträgen, über die noch nicht entschieden wurde.
So funktioniert es
Der Erinnerungsjob läuft täglich und sucht zwei Wochen im Voraus nach genehmigten Abwesenheiten:
- Findet anstehende Abwesenheiten — jeden ganztägigen geplanten Zeitraum mit Enddatum, der innerhalb der nächsten 14 Tage beginnt
- Fasst angrenzende Zeiträume zusammen — aufeinanderfolgende Abwesenheiten, die nur durch arbeitsfreie Tage der Person getrennt sind (Wochenenden, Feiertage, eigene Ruhetage), werden zu einem Block zusammengefasst. So werden nicht zwei Erinnerungen für „Urlaub am Freitag, dann Krankheit am Montag“ gesendet
- Wählt den richtigen Tag — die Erinnerung wird nur gesendet, wenn der vorherige Arbeitstag der Person heute ist. Eine Abwesenheit ab Montag löst die Erinnerung am Freitag aus; eine nach einem langen Wochenende am letzten Arbeitstag vor diesem Wochenende
- Sendet eine Benachrichtigung — eine Benachrichtigung in der App und eine E-Mail. Ein erneuter Lauf am selben Tag sendet sie nicht doppelt
Unbefristete Zeiträume, Zeiträume mit Teiltagen und bereits begonnene Zeiträume kommen nicht in Frage.
Derselbe Job sendet außerdem eine Warnung zur Entscheidungsfrist: Ist ein Abwesenheitsantrag am letzten Arbeitstag der Person vor seinem Beginn noch ausstehend, muss an diesem Tag darüber entschieden werden. Die genehmigende Person (und wer sie vertritt) sowie die antragstellende Person werden benachrichtigt.
Wann er läuft
Der Job läuft automatisch und wird nur in Arbeitsbereichen ausgelöst, die in den nächsten zwei Wochen mindestens eine geplante Abwesenheit oder einen ausstehenden Abwesenheitsantrag haben.
Parameter
Dieser Job hat keine Parameter. Das Ausführungsdatum ist der Tag, anhand dessen „der letzte Arbeitstag davor“ bewertet wird.
Jobergebnisse
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
reminders_sent | Anzahl der neu erstellten Erinnerungen |
reminders_no_user | Mitarbeitende ohne verknüpftes Benutzerkonto (es konnte keine Benachrichtigung gesendet werden) |
reminders_duplicates | Erinnerungen, die für dieselbe Abwesenheit bereits gesendet wurden (erwartet, wenn der Job erneut läuft) |
reminder_errors | Fehler bei der Verarbeitung |
pending_deadline_sent | Gesendete Warnungen zur Entscheidungsfrist |
pending_deadline_no_user | Fristwarnungen, die nicht gesendet werden konnten, weil die empfangende Person kein Benutzerkonto hat |
pending_deadline_duplicates | Fristwarnungen, die bereits gesendet wurden |
pending_deadline_errors | Fehler beim Senden von Fristwarnungen |
Was die Person sieht
Eine einzige Benachrichtigung für den gesamten zusammengefassten Block, an die Person mit ihrem bevorzugten Namen gerichtet. Sie zeigt den Namen des betreffenden Abwesenheitskontos, wenn alle Teile dasselbe Konto nutzen, oder die allgemeine Bezeichnung „Abwesenheit“, wenn der Block verschiedene Kontoarten mischt. Sie nennt, wann die Abwesenheit beginnt — „morgen“, wenn sie am nächsten Tag beginnt, sonst den Wochentag (zum Beispiel „am Montag“) — und die Anzahl der freien Arbeitstage.
Fehlerbehebung
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Die Person hat keine Erinnerung erhalten | Prüfen Sie, ob die Person ein verknüpftes Benutzerkonto hat und ob die Abwesenheit ein Enddatum hat, ganztägig ist und innerhalb der nächsten 14 Tage beginnt |
| Die Erinnerung kam am falschen Tag | Der Job ermittelt den vorherigen Arbeitstag anhand des persönlichen Arbeitsplans der Person. Eigene arbeitsfreie Tage oder Teilzeitpläne können den Tag verschieben. Prüfen Sie die Arbeitszeitregelung der Person und etwaige individuelle Planänderungen |
| Zwei Erinnerungen für denselben Urlaub | Die Zusammenfassung verbindet nur Zeiträume, die durch arbeitsfreie Tage getrennt sind. Eine Lücke mit einem Arbeitstag führt zu zwei Erinnerungen. Prüfen Sie die Grenzen der Zeiträume |