Automatische Bereitstellung
Legt automatisch Benutzerkonten für neue Mitarbeitende an und entfernt sie, wenn Anstellungen enden.
So funktioniert es
Der Job zur automatischen Bereitstellung läuft täglich und führt zwei Vorgänge aus:
- Stellt neue Benutzer für Mitarbeitende bereit, deren Anstellung am Ausführungsdatum beginnt
- Entfernt Benutzer, deren Anstellung am Tag vor dem Ausführungsdatum geendet hat
Konfiguration
Um die automatische Bereitstellung einzuschalten, öffnen Sie und schalten Sie Benutzer automatisch bereitstellen ein.
Automatische Bereitstellung und SCIM-Bereitstellung schließen sich gegenseitig aus — immer nur ein System verwaltet die Benutzerliste. Das Einschalten der SCIM-Integration schaltet die automatische Bereitstellung aus, und die Einstellung bleibt gesperrt, bis die Integration wieder ausgeschaltet wird.
Die automatische Bereitstellung kann in einem Testarbeitsbereich nicht eingeschaltet werden. Ein Testarbeitsbereich enthält meist eine Kopie echter Daten, sodass ein Lauf jedem aktiven Mitarbeitenden darin eine echte Einladungs-E-Mail senden würde. Die Einstellung ist dort gesperrt, und wird ein Arbeitsbereich als Testarbeitsbereich markiert, wird die automatische Bereitstellung automatisch ausgeschaltet.
Neue Benutzer bereitstellen
Wenn die Anstellung einer Person beginnt, legt der Job ein Benutzerkonto an, wenn:
- für die Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist
- für diese Person noch kein Benutzer existiert
- kein bestehender Benutzer und keine Einladung dieselbe E-Mail-Adresse verwendet
Ablauf der Einladung
- Ein Benutzer mit dem Status „Eingeladen“ wird angelegt
- An die E-Mail-Adresse der Person wird eine Einladungs-E-Mail gesendet
- Die Person klickt auf den Link, legt ihr Passwort fest und aktiviert das Konto
Rollenzuweisung
Rollen werden automatisch anhand der Position der Person bestimmt:
| Rolle | Zugewiesen, wenn |
|---|---|
employee | Immer zugewiesen (Grundrolle) |
manager | Die Person ist in der aktiven Anstellung mindestens einer anderen Person als Führungskraft eingetragen |
Rollen werden zum Zeitpunkt der Bereitstellung anhand der am Startdatum aktiven Anstellungen ermittelt.
Benutzer entfernen
Wenn die letzte Anstellung einer Person endet, entzieht der Job ihr den Zugriff:
- Alle aktiven Sitzungen werden beendet (sofortige Abmeldung)
- Das Benutzerkonto wird gelöscht
Wann Benutzer entfernt werden
- Das Enddatum der Anstellung ist überschritten (der Job läuft am Tag danach)
- Die Person hat keine weitere aktive Anstellung, die am oder vor dem nächsten Tag beginnt
- So sind nahtlose Wechsel zwischen Positionen ohne Verlust des Zugriffs möglich
Was erhalten bleibt
- Personaldatensatz und persönliche Daten
- Alle bisherigen Zeiteinträge
- Abwesenheitsdaten und Verlauf des Stundenkontos
Die Person kann später erneut bereitgestellt werden, wenn sie mit einer neuen Anstellung zurückkehrt.
Fehlerbehebung
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Job ist nicht gelaufen | Prüfen Sie, ob die automatische Bereitstellung unter Administration > Arbeitsbereich eingeschaltet ist |
| Job ist nicht gelaufen | Prüfen Sie, ob der Arbeitsbereich nicht als Testarbeitsbereich markiert ist |
| Benutzer wurde nicht bereitgestellt | Prüfen Sie, ob die Person eine gültige E-Mail-Adresse hat |
| Benutzer wurde nicht bereitgestellt | Prüfen Sie, ob kein bestehender Benutzer dieselbe E-Mail-Adresse hat |
| Keine Einladungs-E-Mail erhalten | Prüfen Sie den Spam-Ordner und ob die E-Mail-Adresse korrekt ist |
| Benutzer wurde nicht entfernt | Prüfen Sie, ob das Enddatum der Anstellung gesetzt und überschritten ist |
| Benutzer wurde nicht entfernt | Prüfen Sie, ob sich überschneidende Anstellungen den Benutzer aktiv halten |