Minimumssaldo

Pluginet Minimumssaldo forhindrer, at saldoen på kontoen kommer under et fastsat minimum. Det er afgørende, når I vil håndhæve en regel om, at saldoen ikke må blive negativ, eller vil tillade et begrænset overtræk.

Hvornår skal det bruges

Brug pluginet, når:

• Medarbejderne ikke må bruge mere fravær, end de har optjent
• Du vil tillade et begrænset overtræk (f.eks. op til 5 dage i minus)
• Der skal gælde forskellige minimumsregler på forskellige tidspunkter (f.eks. strengere ved årets afslutning)
• I skal opfylde krav i ferieloven
• Medarbejderne skal kunne afspadsere i samme måned, som tiden er optjent

Parametre

Håndhævelsestyper

Altid

Altid håndhæver minimummet hele tiden. Saldoen kan aldrig komme under minimummet.

Bedst til: Enkle politikker, hvor det samme minimum altid gælder.

Tilbagevendende (årligt)

Tilbagevendende (årligt) håndhæver minimummet på samme dato hvert år. Saldoen skal overholde minimummet på den dato, men må gerne være lavere på andre tidspunkter.

Sådan fungerer det:

• Angiv den måned og dag, hvor minimummet skal håndhæves
• Systemet kontrollerer, at saldoen overholder minimummet på den dato hvert år
• Anmodninger, der ville bringe saldoen under minimummet på håndhævelsesdatoen, afvises

Bedst til: Overgangen mellem to ferieår, hvor saldoen skal være udlignet senest en bestemt dato.

Kun på specifik dato

Kun på specifik dato håndhæver minimummet på én bestemt dato. Når datoen er passeret, gælder reglen ikke længere.

Bedst til: Midlertidige krav eller overgangsperioder.

Tid optjent i den aktuelle periode

Nogle timebanker — flex og afspadsering — bliver først opdateret, når månedens tidsregistrering er godkendt. Indtil da står det overarbejde, medarbejderen allerede har udført, ikke på saldoen, så et minimum på 0 afviser en afspadseringsdag i netop den måned, hvor tiden er optjent.

Slå Vurdér ved periodeafslutning til for at vurdere minimummet ud fra den saldo, perioden slutter med, i stedet for hver dag for sig. Den tid, medarbejderen allerede har arbejdet i perioden, tæller så som tilgængelig og kan bruges, før tidsregistreringen er godkendt.

Tre ting, du skal vide, før du slår indstillingen til:

• Det virker begge veje. Er perioden på vej mod et underskud — fordi medarbejderen ligger under sin norm — falder den saldo, der kan bruges, tilsvarende, og en anmodning, som dagens saldo ville dække, kan blive afvist.
• Medarbejderen får besked. Når en anmodning kun kan godkendes på grund af tid, der endnu ikke er afregnet, viser anmodningsskærmen, hvor mange timer der dækker den, og hvornår de afregnes. Indtil perioden er godkendt, er saldoen reelt under minimummet.
• Tid, der snart bliver fjernet af et loft, kan stadig bruges. Hvis perioden mister eller udbetaler alt, der ligger over et loft, kan medarbejderen holde fri på overskuddet, før det fjernes, i stedet for at miste det — minimummet beskytter ikke en saldo, der alligevel er ved at forsvinde.

Den tid, der tælles med, er den, der er optjent i den periode, den ønskede dag ligger i. En medarbejder, der stadig mangler at indsende en tidligere tidsregistrering, bliver altså ikke vurderet ud fra den ældre måneds tal.

Indstillingen ændrer intet for almindelige feriesaldi: de afregnes ikke pr. periode, så der er ingen slutsaldo at vurdere dem ud fra. I tiden mellem indsendelsen af en tidsregistrering og godkendelsen er der heller ikke noget, der venter på at blive afregnet, så i den korte periode gælder minimummet igen dag for dag.

Sådan fungerer det

Pluginet gennemgår hele saldoprognosen, når en anmodning kontrolleres:

1. Det beregner saldoens forventede udvikling med den nye anmodning, alt andet godkendt og afventende fravær, fremtidige optjeninger og eventuelle tilbagevendende saldolofter (f.eks. et kvartalsvist flexloft, hvor overskuddet over en grænse mistes)
2. Det kontrollerer alle de tidspunkter, hvor minimummet håndhæves
3. Det afviser anmodningen, hvis minimummet ville blive overskredet på et af disse tidspunkter

Ved håndhævelsestypen Altid kontrolleres hver dag i prognosen. Ved Tilbagevendende (årligt) eller Kun på specifik dato kontrolleres kun de angivne datoer.

Fordi hele prognosen tages med, kan en anmodning blive afvist, selv om dagens saldo ser ud til at være stor nok — f.eks. når et fravær, der allerede er godkendt senere på året, eller en kommende nedskæring til flexloftet ville bringe saldoen under minimummet.

Eksempler

Ingen negativ saldo

Den enkleste opsætning forhindrer enhver negativ saldo:

1. Tilføj pluginet Minimumssaldo til politikken
2. Sæt Minimumssaldo til 0
3. Sæt Håndhævelsestype til Altid

Tillad 5 dages overtræk

For virksomheder, der lader medarbejderne “låne” op til 5 dage:

1. Tilføj pluginet Minimumssaldo
2. Sæt Minimumssaldo til -5
3. Sæt Håndhævelsestype til Altid

Ferielovens regel ved ferieårets afslutning

Efter ferieloven må saldoen ikke være negativ ved ferieårets afslutning (31. august), men overtræk i løbet af året er tilladt:

1. Tilføj pluginet Minimumssaldo
2. Sæt Minimumssaldo til 0
3. Sæt Håndhævelsestype til Tilbagevendende (årligt)
4. Sæt Håndhævelsesdato til 31. august

Du kan kombinere det med endnu et plugin af typen Minimumssaldo, der gælder hele året:

1. Tilføj endnu et plugin af typen Minimumssaldo
2. Sæt Minimumssaldo til -5
3. Sæt Håndhævelsestype til Altid

Det tillader op til 5 dages overtræk i løbet af året, men kræver en saldo på nul ved årets afslutning.

Afspadsering i den måned, tiden er optjent

Til en flex- eller afspadseringskonto, som medarbejderen må bruge af, så snart timerne er arbejdet:

1. Tilføj pluginet Minimumssaldo
2. Sæt Minimumssaldo til 0
3. Sæt Håndhævelsestype til Altid
4. Slå Vurdér ved periodeafslutning til

Medarbejderen kan nu holde fri på de timer, der allerede er arbejdet i denne måned, så længe måneden stadig slutter på nul eller derover.

Fejlmeddelelser

Når en anmodning bringer saldoen under minimummet, ser medarbejderen en besked, der viser:

• Medarbejderens aktuelle saldo
• Den dato, hvor saldoen ville komme under minimummet
• Hvor meget større saldoen skulle være

Mens medarbejderen vælger datoer, viser anmodningsskærmen også den laveste saldo, kontoen forventes at nå, og hvornår det sker. Et underskud, der skyldes et senere fravær eller en nedskæring til flexloftet, kan derfor ses, før anmodningen indsendes, og ikke først bagefter.