Fraværspolitikker

Fraværspolitikker fastlægger, hvordan ferie og andre former for fravær optjenes, bruges og administreres for jeres medarbejdere.

Oversigt

En fraværspolitik samler reglerne for én type fravær. Den peger normalt på en tidskonto, som indeholder saldoen, men kontoen er valgfri (se Fravær uden en konto). Reglerne omfatter:

• Optjening — Hvordan medarbejderne optjener fravær over tid
• Forbrug — Regler for, hvordan tiden kan bruges
• Overførsel — Hvad der sker med ubrugt tid ved årets slutning
• Udløb — Hvornår optjent tid udløber

Kom i gang

Sådan opretter du en fraværspolitik:

1. Gå til Indstillinger › Politikker
2. Klik på Tilføj politik , og vælg Fraværspolitik
3. Giv politikken et navn, og vælg en Konto — eller lad den være uden konto
4. Tilføj optjeningsplugins, der bestemmer, hvordan tiden optjenes
5. Tilføj eventuelt regler for forbrug, overførsel og udløb
6. Vælg under Tilgængelighed, hvilke medarbejdere politikken gælder for, ud fra arbejdsland, organisationsenhed og ansættelsesvilkår. For hver konto gælder den mest specifikke politik, der passer
7. Klik på Gem

Fravær uden en konto

Nogle typer fravær har ingen fast ret — der er ikke noget antal dage at holde styr på. Det typiske eksempel er fri efter aftale: et lægebesøg, et bryllup, en flyttedag. Medarbejderen skal stadig anmode om fri, og en leder skal stadig godkende det, men der føres ingen saldo.

Lad kontoen stå tom for disse typer. Politikken virker stadig, hvor det har betydning:

• Medarbejderne kan anmode om fraværet, og det vises i anmodningsformularen ligesom alle andre typer
• Godkendelsesregler gælder — tilføj Kræver godkendelse som sædvanligt
• Fraværet vises i teamkalenderen og på tidsregistreringen

Det får politikken ikke, fordi der ikke er nogen saldo at holde styr på:

• Ingen regler for optjening, overførsel eller udløb
• Ingen række i medarbejderens årsoversigt

Du kan oprette lige så mange politikker uden konto, som du har brug for — hver af dem er sin egen type fravær.

En saldo, der aldrig anmodes om

Det modsatte af tilfældet ovenfor: en konto med en reel saldo og en reel bundgrænse, som det ikke er meningen, at nogen skal holde fri på. En flexsaldo er det typiske eksempel. Den stiger og falder, efterhånden som medarbejderen arbejder mere eller mindre end sin norm, og den afregnes ved slutningen af hver periode — den er ikke beregnet til at blive brugt på fridage.

Slå Kan anmodes som fravær fra på politikken. Saldoen fungerer præcis som før: den vises på siden Hjem, på periodekortet i tidsregistreringen og i saldooversigterne, og dens bundgrænse gælder stadig. Det eneste, der stopper, er anmodningerne:

• Typen tilbydes ikke i anmodningsformularen og vælges aldrig på forhånd dér
• Den tilbydes ikke på timesedlen, hverken i fraværsrækken eller på listen over aktiviteter, der kan tilføjes
• Den vises ikke på fraværssiden eller i årsoversigten
• Den indgår aldrig i en automatisk fordeling på flere konti
• En anmodning på typen afvises

Fravær, der allerede er anmodet om på typen, før du slog indstillingen fra, påvirkes ikke — det kan stadig redigeres og annulleres. Når du slår indstillingen fra, stopper du nye anmodninger; de gamle bliver ikke fjernet.

Når én konto ikke rækker

En anmodning kan trække på flere konti — for eksempel de sidste dage af årets ferie og derefter afspadsering. mTime foreslår selv fordelingen og tager kontiene i denne rækkefølge:

1. Højeste Forslagsprioritet først — 0 er den laveste
2. Derefter den konto, hvis saldo udløber først, så intet går tabt
3. Derefter navnet

Lad alle prioriteter stå på 0, så afgør udløbsdatoen. Slå Foreslå aldrig denne type til for at holde en type helt ude af fordelingen; medarbejdere kan stadig vælge den selv. Alle kontienes faktiske saldo bruges, før der trækkes forskud på nogen af dem.

Fordelingen sker i hele dage: en dag, som den aktuelle konto ikke kan dække fuldt ud, går helt til den næste konto, og det, der er tilbage på den første, forbliver ubrugt. Det er endnu ikke muligt at dele en enkelt dag mellem to konti. Medarbejdere kan ændre forslaget i anmodningsformularen.

Sektioner

Sådan trækkes der på saldoen

Når en godkendt fraværsperiode begynder, trækker systemet løbende på saldoen i stedet for at trække det hele på én gang. Perioden deles op i mindre dele, der følger medarbejderens godkendelsesperiode for tidsregistreringer. Der trækkes på saldoen for den aktuelle del, og de resterende planlagte dage trækkes, efterhånden som de næste dele begynder.

Saldoen bruges efter FIFO-princippet (først ind, først ud) — de ældste optjeninger bruges før de nyere. Det har betydning, når optjeningerne har forskellige udløbsdatoer.

Afslutning af et fravær før tid

Et fravær, der allerede er i gang, bliver ikke slettet, når det afsluttes før tid — det bliver forkortet, og de dage, der allerede er afholdt, bliver stående:

• Fravær uden slutdato (f.eks. sygefravær) — fraværet afsluttes fra i dag. Se Tillad uden slutdato
• Fravær med fast varighed — de resterende dage annulleres, og saldo, der allerede er trukket for de dage, bliver ført tilbage

Medarbejderne gør det fra fraværskortet på siden Hjem: annullerer man et fravær, der er begyndt, beholdes de dage, der allerede er afholdt, og fraværet afsluttes fra den første annullerede dag. En leder kan gøre det samme på medarbejderens vegne.

Kræver politikken godkendelse, går ændringen først til lederen, og fraværet forbliver uændret, indtil lederen har taget stilling. Lederen ser ændringen som en afbrydelse og ikke som en annullering, så det er tydeligt, at de dage, der allerede er afholdt, bevares.