Helligdagskalendere

Helligdagskalendere definerer de helligdage, der gælder for dine medarbejdere. Når en dag er markeret som helligdag, nedsættes eller bortfalder medarbejderens forventede arbejdstid den dag, og det afspejles i saldi, rapporter og løneksporter.

Overblik

Hver helligdagskalender indeholder et eller flere plugins, der hver leverer et sæt helligdagsdatoer for et givet år. mTime har indbyggede plugins til danske, franske og svenske nationale helligdage, et generelt plugin til kristne helligdage og et plugin til brugerdefinerede dage, hvor du selv angiver datoerne.

Hver kalender har sin egen Tilgængelighed — de arbejdslande, organisationsenheder og ansættelsesvilkår, den gælder for — så du fra selve kalenderen styrer, hvilke helligdage der gælder for hvilke organisationsenheder eller ansættelsesvilkår. Matcher flere kalendere en ansættelse, vinder den mest specifikke. Se Kalendertildeling nedenfor.

Administrér helligdagskalendere

Gå til Indstillinger › Helligdagskalendere for at se alle helligdagskalendere i dit arbejdsområde.

Hver række på listen viser kalenderens navn, beskrivelse og antallet af helligdage, den danner for det aktuelle år.

Fra handlingsmenuen på hver række kan du:

• Rediger — Åbn kalenderkonfigurationen
• Kopier — Lav en kopi af kalenderen med alle dens plugins
• Slet — Fjern kalenderen fra ikrafttrædelsesdatoen og frem

Opret en helligdagskalender

1. Gå til Indstillinger › Helligdagskalendere
2. Klik på Tilføj kalender
3. Indtast et Navn og en valgfri Beskrivelse
4. Tilføj et eller flere plugins under Konfiguration for at bestemme, hvilke helligdage der skal med
5. Gennemgå de beregnede helligdage for det aktuelle år i sektionen Forhåndsvisning
6. Vælg under Tilgængelighed, hvilke ansættelser kalenderen gælder for
7. Klik på Gem

En ny kalender starter som Ingen steder, så den påvirker ingen, før du giver den en tilgængelighed.

Plugins

En helligdagskalender kan indeholde flere plugins. Hvert plugin leverer sit eget sæt helligdagsdatoer, og datoer, der optræder i flere plugins, lægges automatisk sammen.

Danske helligdage

Danner de officielle danske helligdage for hvert år. De enkelte helligdage kan slås til og fra — du kan for eksempel nøjes med at medtage 1. maj eller nytårsaften, hvis de er relevante for din organisation.

Franske helligdage

Danner de officielle franske helligdage, herunder Bastilledagen, Mariæ himmelfart og Våbenstilstandsdagen (11. november). Langfredag kan vælges til for organisationer i Alsace-Moselle.

Svenske helligdage

Danner de officielle svenske helligdage, herunder helligtrekonger, nationaldagen (6. juni), midsommer og allehelgensdag. Midsommeraften og midsommerdag samt allehelgensdag lægges automatisk på den rigtige fredag eller lørdag hvert år. Aftenerne (midsommeraften, juleaften og nytårsaften) er med som standard, da de fleste svenske arbejdspladser holder fri på dem, og hver af dem kan slås fra. Anden pinsedag kan vælges til for organisationer, der stadig holder fri den dag.

Nogle overenskomster forkorter arbejdsdagen på visse helligdagsaftener (helgdagsaftnar). Pluginet tilbyder fire af disse forkortede aftener som halve dage — helligtrekongersaften (trettondagsafton, 5. januar), skærtorsdag (skärtorsdag), dagen før allehelgensdag og 23. december. De er slået fra som standard og kan slås til enkeltvis på hver kalender; de aftener, der afhænger af påsken eller ugedagen, lægges automatisk på den rigtige dato hvert år. Skal arbejdsdagen forkortes med andet end en halv dag (for eksempel 2 timer), eller gælder det aftener, der ikke er nævnt her, skal du i stedet bruge pluginet Brugerdefinerede dage.

Kristne helligdage

Et fleksibelt sæt kristne helligdage, der ikke er knyttet til et bestemt land. Brug dette plugin, når dit land ikke har et indbygget nationalt plugin. Du kan blandt andet vælge påske, Kristi himmelfartsdag, anden pinsedag, juledag og anden juledag.

Brugerdefinerede dage

Angiv selv helligdage, der forekommer én gang eller hvert år. Hver brugerdefineret dag har:

• Navn — En betegnelse for helligdagen (f.eks. “Firmadag”)
• Dato — Den specifikke dato
• Tilbagevendende — Når den er slået til, gentages helligdagen hvert år på samme dag og måned
• Faktor (%) — Valgfri. En delvis helligdag: den forventede arbejdstid som en procentdel af de normale timer (f.eks. 50 for en halv dag)
• Maks. tid — Valgfri. Begrænser den forventede arbejdstid på dagen til et fast antal timer og minutter

Lad både Faktor (%) og Maks. tid stå tomme for en hel helligdag, hvor den forventede arbejdstid er nul. Brug det ene eller det andet, ikke begge.

Forhåndsvisning

Sektionen Forhåndsvisning viser alle de helligdage, som de konfigurerede plugins giver for det aktuelle år. Brug den til at kontrollere den samlede liste, inden du gemmer. Ændringer i plugins vises straks i forhåndsvisningen.

Kalendertildeling

Hver kalender afgør selv i sektionen Tilgængelighed på kalenderformularen, hvilke ansættelser den dækker. Vælg ud fra arbejdsland, organisationsenhed og ansættelsesvilkår, hvilke ansættelser kalenderen gælder for.

• Ingen steder — kalenderen gælder for ingen. Nye kalendere starter her, så en kalender, du stadig er ved at sætte op, aldrig påvirker nogen.
• Overalt — kalenderen gælder for alle ansættelser.
• Specifik — kalenderen gælder kun for de arbejdslande, organisationsenheder og ansættelsesvilkår, du angiver. En organisationsenhed omfatter sine underenheder.

Du kan også tilføje undtagelser for at tage bestemte lande, organisationsenheder eller vilkår ud igen.

Den mest specifikke kalender, der matcher, har forrang: En kalender, der er afgrænset til én organisationsenhed, går forud for en, der gælder for hele landet. En ansættelse, som ingen kalender matcher, har ganske enkelt ingen helligdagskalender, og der gælder ingen helligdage for den.

Ændring af, hvem en kalender gælder for

Når du ændrer en kalenders Tilgængelighed, ændrer du, hvilke medarbejdere der får dens helligdage — og dermed deres forventede arbejdstid. For at ændringen ikke skal ændre perioder, der allerede er lukket og afregnet, er den datostyret:

• En ændring træder i kraft fra den dato, du vælger, og fremefter.
• Perioder før den dato beholder den kalender, de allerede havde. Saldi, rapporter og løneksport for de perioder berøres ikke.
• Datoer i fortiden er ikke tilladt. Fordi tilgængeligheden afgør, hvilken kalender hver historisk periode brugte, ville en tilbagedatering ændre de forventede timer — og flex- og overarbejdssaldi — for tid, der allerede er godkendt og udbetalt, uden at nogen fik besked.

Sådan planlægger du en ændring:

1. Åbn kalenderen, og redigér den — også dens Tilgængelighed
2. Klik på pilen ved siden af Gem , og vælg Planlæg
3. Vælg den dato, ændringen skal træde i kraft
4. Klik på Planlæg

Kalenderen forbliver, som den er, indtil datoen kommer; hele ændringen — navn, beskrivelse, helligdage og tilgængelighed — træder i kraft samlet på ikrafttrædelsesdatoen. En ventende ændring vises med et fremhævet urikon i overskriften og kan annulleres fra historikpanelet, før den træder i kraft.

Gemmer du normalt uden at planlægge, træder dine ændringer i kraft med det samme.

Se Planlagte og tilbagevirkende ændringer for at få det fulde overblik over, hvordan planlægning fungerer i mTime.

Kalenderhistorik

Alle ændringer af en helligdagskalender registreres. Klik på urikonet i kalenderens overskrift for at åbne historikpanelet og se, hvad der blev ændret, hvem der ændrede det, og hvornår det trådte i kraft.

Kalendere, der fandtes, før denne funktion blev indført, viser en enkelt post, Oprettet, som udgangspunkt.

Sletning af en kalender træder også først i kraft fra det øjeblik, du sletter den: Perioder før da beholder kalenderen og dens helligdage i stedet for at miste dem med tilbagevirkende kraft. Kalendere, der blev slettet, før denne funktion blev indført, påvirkes ikke og indgår fortsat ikke i nogen perioder.

At rette helligdagene i en kalender — tilføje en manglende dag, rette en dato — er noget andet: De rettelser gælder også for datoer i fortiden, fordi de retter noget, der hele tiden burde have været sådan. Kun hvem kalenderen gælder for er datostyret.