Udlægstyper

Med udlægstyper kan medarbejderne registrere udlæg sammen med deres tidsregistrering. Den første art er kørsel: ture i medarbejderens egen bil, opgjort i kilometer og udbetalt via lønnen.

Overblik

Medarbejderen registrerer hver tur på den dag, turen blev kørt: dato, rute, antal kilometer, formål og en bekræftelse af, at det var i egen bil. Det er de oplysninger, Skattestyrelsen kræver som dokumentation for skattefri kørselsgodtgørelse.

Turene følger tidsregistreringen:

• De godkendes sammen med tidsregistreringen. En tur hører til den periode, der dækker turens dato. Lederen godkender periodens ture sammen med timerne, så der er ingen særskilt godkendelse.
• De låses sammen med tidsregistreringen. Når en periode er indsendt, kan dens ture ikke ændres. Genåbnes perioden, kan de ændres igen.
• De udbetales via lønnen. Når en periode er godkendt, sendes dens kilometer til løn. mTime sender kilometer, aldrig et beløb: satsen pr. km angives på lønarterne i lønsystemet.

Et arbejdsområde uden udlægstyper ser ingen forskel.

Før du starter

Tre ting afgør, hvem der kan registrere kørsel:

1. Medarbejderen har et registreringsnummer. Kørsel tilbydes kun medarbejdere, der har et Registreringsnummer på deres profil. En administrator eller HR angiver det på medarbejderen under Udvidede oplysninger . Medarbejderne kan ikke selv angive det. Uden registreringsnummer ser de slet ikke typen.
2. Medarbejderen har adgang til typen. Typens Tilgængelighed afgør, hvilke medarbejdere der kan bruge den, ligesom for aktiviteter.
3. En anden godkender medarbejderens tidsregistreringer. Ingen godkender sin egen kørsel. En periode med ture sendes til medarbejderens leder eller, hvis medarbejderen ikke har en leder, til den næste i rækken (se Hvem godkender). Det gælder også, når medarbejderens ansættelsesvilkår ellers lader vedkommende godkende sine egne tidsregistreringer. Er medarbejderen sin egen leder, eller kan der ikke findes en anden til at godkende, kan vedkommende ikke registrere kørsel.

Opret en udlægstype

1. Gå til Indstillinger › Udlægstyper
2. Klik på Tilføj udlægstype
3. Giv typen et Navn under Generelt (for eksempel Kørsel), og vælg Art Kørsel . Arten kan ikke ændres, når typen er oprettet.
4. Vælg under Tilgængelighed , hvem der kan registrere den. En ny type gælder for ingen, før du har gjort det.
5. Vælg under Krav , om en tur skal bogføres på et Projekt (Aldrig , Valgfrit eller Påkrævet ), og hvilke dimensioner der skal angives.
6. Angiv Årlig grænse for høj sats under Satser (se nedenfor).
7. Angiv under Integrationer de lønarter, kilometrene sendes på.
8. Klik på Gem

Når du gemmer en udlægstype til kørsel, tilføjes også de to standardattributter, den kræver, hvis de ikke findes i forvejen: Registreringsnummer på medarbejdere og Arbejdsstedets adresse på organisationsenheder.

En udlægstype, som medarbejderne har registreret ture på, kan ikke slettes. Sæt i stedet dens Tilgængelighed til Ingen steder : Så tager typen ikke imod nye ture, og de registrerede bevares og kan stadig rettes.

Høj og lav sats

Den danske kørselsgodtgørelse har en høj sats op til 20.000 km om året og en lav sats derover. mTime tæller hver medarbejders kilometer pr. kalenderår og fordeler dem på to lønarter:

• Kilometer op til Årlig grænse for høj sats sendes på Lønart for høj sats .
• Resten sendes på Lønart for lav sats .

Fordelingen holdes præcis for hele året, uanset i hvilken rækkefølge perioderne godkendes. Genåbnes en periode, og rettes dens ture, sender den næste godkendelse forskellen som en korrektion med plus eller minus – flyttet mellem de to lønarter, hvis grænsen nu falder et andet sted. Ture tæller med i det år, de blev kørt.

Sæt grænsen til 0, eller lad lønarten for lav sats være tom, for at sende alt på lønarten for høj sats.

Lønsystemer

Det er Intega Løn, der kender satsen: hver af de to lønarter skal gange de modtagne enheder med sin sats i kr./km.

Adresser på en tur

Hvert stop på en tur er en adresse, som kontrolleres, når den indtastes. I Danmark skal postnummeret findes, og byen udfyldes automatisk: “Banegårdspladsen 1, 8000” bliver til “Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C”. I de fleste andre europæiske lande kontrolleres postnummerets format.

For at spare medarbejderne for indtastning tilbyder hvert stop adresser, der kan vælges med ét klik:

• Hjem: medarbejderens egen adresse fra profilen. Den tilbydes kun medarbejderen selv, ikke en, der registrerer på vedkommendes vegne.
• Arbejdssted: Arbejdsstedets adresse for medarbejderens organisationsenhed eller for den nærmeste overordnede enhed, der har en.
• Seneste stop: adresserne fra medarbejderens tidligere ture. Et nyligt stop på en enheds arbejdsstedsadresse vises som enheden.
• Andre enheder: arbejdsstedsadressen for hver af de andre organisationsenheder, medarbejderen kan se, med de nærmeste i organisationsdiagrammet først.

Udfyld derfor Arbejdsstedets adresse på jeres lokationer og kontorer: Åbn en enhed under Indstillinger › Organisationsenheder, og udfyld adressen blandt enhedens attributter. Underliggende enheder arver den.

Fejlfinding