Ansættelsesvilkår

Ansættelsesvilkår grupperer de politikker og standardværdier, der gælder for medarbejdere: fri-politikker, tillægspolitikker, arbejdstidspolitikker, feriekalender og arbejdstidsnorm.

Overblik

Når du tildeler en medarbejder til et ansættelsesvilkår, arver de alle politikker og standardværdier konfigureret på det vilkår. Dette giver dig mulighed for at administrere regler for grupper af medarbejdere ét sted i stedet for at konfigurere hver medarbejder individuelt.

Et ansættelsesvilkår styrer:

• Fri-politikker — hvilke fraværstyper der er tilgængelige, og hvordan saldi optjenes, bruges og udløber
• Tillægspolitikker — tillægsrettigheder
• Arbejdstidspolitikker — begrænsninger for arbejdstid, automatiske registreringer og afregning af flex-saldo
• Feriekalender — hvilke helligdage der gælder
• Arbejdstidsnorm — den forventede ugentlige arbejdstid

Administrer ansættelsesvilkår

1. Gå til Indstillinger › Ansættelsesvilkår
2. Brug Tilføj ansættelsesvilkår for at oprette et nyt vilkår
3. Brug rækkehandlinger til at Rediger , Kopiér , se historik eller Slet et eksisterende vilkår

Konfigurer et ansættelsesvilkår

Klik på Tilføj ansættelsesvilkår eller Rediger på en eksisterende række for at åbne vilkårsredigeringen.

Basisinfo

• Navn — identificer vilkåret (for eksempel “Fuldtid” eller “Deltid 30t”)
• Beskrivelse — valgfri detaljer om vilkåret

Arbejdstid

• Arbejdstidsnorm — standard forventet ugentlig arbejdstid for medarbejdere på dette vilkår
• Feriekalender — kalenderen, der bruges for medarbejdere, som ikke har en angivet på ansættelsesniveau

Politikker

Brug politiksektionerne til at tildele politikker til vilkåret:

Klik på Gem , når du er færdig.

Flexkonto

Indstillingen Flexkonto angiver den tidskonto, der holder en medarbejders flexsaldo — den løbende forskel mellem arbejdede og forventede timer. Det er det ene svar på “hvilken konto er denne medarbejders flexsaldo”, uafhængigt af hvordan den konto fødes.

• Vælg en hvilken som helst tidskonto målt i timer.
• Når den først er sat, vises flexsaldoen på medarbejderens periodekort på timesedlen og på dashboardet samt i rapporten over kontobevægelser.
• Med kun en flexkonto og ingen afregningspolitik overføres hver periodes flex automatisk. Tilføj først en afregningspolitik, når du har brug for tillæg, lofter eller udbetalinger.

Timelønsaktivitet

Indstillingen Timelønsaktivitet er til timelønnede medarbejdere: den angiver den tillægsaktivitet, der repræsenterer deres betalbare arbejdstid.

• Vælg en hvilken som helst aktivitet af typen tillæg (opret først en under Indstillinger › Aktiviteter, f.eks. “Timearbejde”).
• At vælge den her svarer nøjagtigt til at oprette en tillægspolitik med tælleren Arbejdede timer rettet mod aktiviteten — én logik, to måder at slå den til på. Dagens arbejdstimer (fravær undtaget) vises på aktivitetens række i timesedlen, på den åbne opgørelses tillæg og på dashboardet.
• Ved godkendelse af opgørelsen fastfryses aktivitetens total på den godkendte periode og indberettes — når aktiviteten har en lønintegrations lønkode — som medarbejderens løn. Gengodkendelse af en ændret periode indberetter kun den fortegnsbestemte forskel; genåbning alene indberetter intet.
• Ret ikke også en manuel Arbejdede timer-politik mod samme aktivitet: politikker lægges sammen, så timerne ville blive talt dobbelt. Editoren viser en advarsel, når det sker.

Godkendelse af timeseddel

Konfigurer, om medarbejdere skal indsende deres timeseddel til godkendelse ved slutningen af hver periode.

1. I vilkårsredigeringen, find sektionen Godkendelse af timeseddel
2. Vælg en godkendelsestilstand:
   • Ingen — ingen godkendelsesflow
   • Kun medarbejder — medarbejderen indsender, og perioden godkendes automatisk
   • Manager påkrævet — medarbejderen indsender, derefter skal en manager godkende eller afvise
3. Vælg Godkendelsesperiode: ugentlig, hver anden uge eller månedlig
4. Klik på Gem

Se Timeseddeludtog for det fulde forløb (indsend, genåbn, projekter med flere godkendere, admin-tilsidesættelser) og Godkendelser for managerens indbakke.

Arbejdstidsnorm

Arbejdstidsnormen bestemmer, hvor mange timer pr. uge en medarbejder forventes at arbejde, og hvordan disse timer fordeles over ugens dage. Du kan også definere normer, der strækker sig over flere uger, for eksempel for at håndtere skiftende skemaer. Systemet løser normen ved hjælp af tre lag, der kontrolleres i denne rækkefølge:

1. Ansættelsestilsidesættelse — en værdi sat direkte på en individuel ansættelse (højeste prioritet)
2. Ansættelsesvilkår-standard — værdien konfigureret på det vilkår, der er tildelt ansættelsen
3. Arbejdsområdets standard ugentlige timer — den organisationsdækkende basis

Systemet bruger den første værdi, det finder. Det betyder, at de fleste medarbejdere bruger vilkår-standarden, og du kun sætter en ansættelsestilsidesættelse for undtagelser som deltidskontrakter.

Indtastning af normværdier

Du kan indtaste ugeværdien som decimaltimer (for eksempel 20 eller 29,6) eller som timer og minutter (for eksempel 20:00 eller 29h36), afhængigt af din indstilling for tidsformat — det andet format vises nedtonet ved siden af og på uge- og totallinjerne.

Kontrakttimer gemmes altid ned til minuttet, og derfor viser dag-for-dag-cellerne kun timer og minutter: en decimal pr. dag er som regel en afrundet visning af de gemte minutter, så en dag på 7h40 ville stå som 7,67, selv om den reelt er 7,666… timer. Se Timer & minutter kontra decimaltimer for at forstå, hvorfor vi anbefaler at definere normer i hele minutter.

Indstil arbejdsområdets standard ugentlige timer

Dette er fuldtidsbasen for din organisation og bruges til FTE-beregninger.

1. Gå til Admin › Arbejdsområde
2. I sektionen Generelt, find Standard ugentlige timer
3. Indtast de ugentlige fuldtidstimer (for eksempel 37:00)

Indstil vilkår-standardnorm

1. Gå til Indstillinger › Ansættelsesvilkår
2. Åbn et eksisterende vilkår eller opret et nyt
3. Under Arbejdstid, vælg Tilpasset under Arbejdstidsnorm, og indtast derefter de ugentlige timer under Timer pr. uge
4. For at variere timerne pr. dag, slå Fordel på dage til. Den ugentlige total fordeles jævnt over arbejdsdagene. Derfra kan du:
   • Klikke på et dagsnavn for at inkludere eller udelukke det — totalen fordeles igen over de resterende arbejdsdage (udelukkede dage vises overstreget)
   • Skrive direkte i en dag for at sætte ujævne timer
   • Bruge Fordel jævnt for at nulstille til en jævn fordeling
5. Klik på Gem

Alle medarbejdere tildelt dette vilkår vil bruge denne værdi, medmindre de har en tilsidesættelse på ansættelsesniveau.

Tilsidesæt norm på en individuel ansættelse

Brug kun dette, når en medarbejders ugentlige timer afviger fra vilkår-standarden.

1. Gå til Organisation › Medarbejdere
2. Åbn medarbejderprofilen
3. Under Ansættelser, rediger den relevante ansættelse
4. Vælg det korrekte Ansættelsesvilkår
5. Under Arbejdstidsnorm, vælg Tilpasset (i stedet for Standardnorm , som beholder den arvede standard) og indtast tilsidesættelsesværdien. Slå Fordel på dage til, hvis timerne varierer pr. dag.
6. Klik på Færdig , derefter på Gem i medarbejderprofilen

Fejlfinding