Opbevaring af medarbejderdata
Slet automatisk data for medarbejdere, der forlod organisationen for længe siden, så du kun opbevarer persondata, så længe du har brug for dem.
Overblik
Dataopbevaring lader dig opsætte en enkel regel: slet en medarbejders data et antal år efter, at vedkommende er stoppet. Når reglen er konfigureret, klarer mTime resten — der er ikke noget at køre manuelt. Det hjælper dig med at overholde GDPR’s princip om dataminimering og dine egne opbevaringsforpligtelser uden manuelt at rydde op i gamle registreringer.
Reglen gælder medarbejdere, der helt er stoppet (deres seneste ansættelse er afsluttet), eller som er oprettet uden nogensinde at have været ansat. Medarbejdere med en nuværende eller kommende ansættelse berøres aldrig.
Konfigurer opbevaringsperioden
- Gå til
- Find indstillingen Employee Data Retention (years)
- Indtast antallet af år, medarbejderdata skal opbevares, efter at medarbejderen er stoppet
- Klik på Gem
Standardværdien er 5 år. Sæt den til 0 for at opbevare medarbejderdata på ubestemt tid (ingen automatisk sletning).
Sådan fungerer automatisk sletning
Sletning sker i to trin, så der altid er tid til at fortryde en fejl.
Trin 1 — Flyttet til papirkurven
Når en medarbejder har været stoppet længere end opbevaringsperioden, flytter mTime vedkommende til papirkurven, præcis som hvis en administrator havde slettet dem. De forbliver der i 30 dage, hvor du kan gendanne dem, hvis det er nødvendigt.
Datoen, der regnes fra, er:
- slutdatoen for deres seneste ansættelse for medarbejdere, der er stoppet, eller
- deres oprettelsesdato for medarbejdere, der aldrig har været ansat.
Trin 2 — Slettet permanent
Efter 30 dage i papirkurven bliver medarbejderen slettet permanent. Det fjerner deres kartotekskort, tidsregistreringer, saldi og historik. Den tilknyttede brugerkonto anonymiseres, så den ikke længere kan identificeres.
Sikkerhedsforanstaltninger
mTime sletter aldrig automatisk en medarbejder, der:
- har en nuværende eller kommende ansættelse, eller
- stadig er angivet som leder for nogen (for ikke at efterlade et team uden ledertilknytning).
Hvis du har brug for at fjerne en sådan medarbejder, skal du først flytte deres medarbejdere til en anden leder eller afslutte deres ansættelse.
Eksporter af arbejdsområdet
Dataeksporter af arbejdsområdet er fuldstændige øjebliksbilleder, der kan indeholde persondata. Eksportfiler, der er ældre end opbevaringsperioden, slettes automatisk fra lageret, mens selve eksportposten bevares og markeres Udløbet, så du beholder en registrering af, at eksporten har eksisteret.
Relateret dokumentation
- Politik for datasletning — fulde tidsfrister for opbevaring og sletning
- Slet arbejdsområde — fjernelse af et helt arbejdsområde
- Dataeksport — eksport af data, før de slettes