Opbevaring af medarbejderdata
Slet automatisk data om medarbejdere, der forlod organisationen for længe siden, så du kun opbevarer persondata, så længe du har brug for dem.
Overblik
Med dataopbevaring kan du sætte en enkel regel op: slet en medarbejders data et antal år efter, at vedkommende er stoppet. Når reglen er konfigureret, klarer mTime resten — der er ikke noget at køre manuelt. Det hjælper dig med at overholde GDPR’s princip om dataminimering og dine egne opbevaringsforpligtelser uden selv at skulle rydde op i gamle poster.
Reglen gælder medarbejdere, der helt er stoppet (den seneste ansættelse er afsluttet), eller som er oprettet uden nogensinde at have været ansat. Medarbejdere med en nuværende eller kommende ansættelse berøres aldrig.
Konfigurér opbevaringsperioden
- Gå til
- Find indstillingen Employee Data Retention (years)
- Indtast antallet af år, medarbejderdata skal opbevares, efter at medarbejderen er stoppet
- Klik på Gem
Standardværdien er 5 år. Sæt den til 0 for at opbevare medarbejderdata på ubestemt tid (ingen automatisk sletning).
Sådan fungerer automatisk sletning
Sletning sker i to trin, så der altid er tid til at fortryde en fejl.
Trin 1 — Flyttet til papirkurven
Når en medarbejder har været stoppet længere end opbevaringsperioden, flytter mTime vedkommende til papirkurven (), præcis som hvis en administrator havde slettet vedkommende. Medarbejderen bliver der i 30 dage, og i den periode kan du gendanne medarbejderen, hvis det er nødvendigt.
Datoen, der regnes fra, er:
- slutdatoen for den seneste ansættelse for medarbejdere, der er stoppet, eller
- oprettelsesdatoen for medarbejdere, der aldrig har været ansat.
Trin 2 — Slettet permanent
Efter 30 dage i papirkurven bliver medarbejderen slettet permanent. Det fjerner medarbejderposten og medarbejderens tidsregistreringer, saldi og historik. Den tilknyttede brugerkonto anonymiseres, så den ikke længere kan identificeres.
Sikkerhedsforanstaltninger
mTime sletter aldrig automatisk en medarbejder, der:
- har en nuværende eller kommende ansættelse, eller
- stadig er angivet som leder for nogen (så et team ikke står uden leder).
Hvis du har brug for at fjerne en sådan medarbejder, skal du først flytte vedkommendes medarbejdere til en anden leder eller afslutte ansættelsen.
Eksporter af arbejdsområdet
Dataeksporter af arbejdsområdet er fuldstændige øjebliksbilleder, der kan indeholde persondata. Eksportfiler, der er ældre end opbevaringsperioden, slettes automatisk fra lageret, mens selve eksportposten bevares og markeres Udløbet, så du stadig kan se, at eksporten har eksisteret.
Relateret dokumentation
- Politik for datasletning — alle tidsfrister for opbevaring og sletning
- Slet arbejdsområde — fjernelse af et helt arbejdsområde
- Dataeksport — eksport af data, før de slettes