Manglende tidsregistrering
Udløses, når en medarbejder har arbejdsdage uden tidsregistrering i den tidsregistreringsperiode, der stadig er åben.
Alt, hvad denne e-mail siger, står allerede i medarbejderens egen tidsregistrering, og mTime rykker i forvejen for en tidsregistrering, der ikke er indsendt, når perioden er slut. Det, denne udløser tilføjer, er, at det sker tidligt: en glemt mandag bliver opdaget, mens medarbejderen stadig kan huske, hvad vedkommende lavede, i stedet for fem uger senere, når fristen for perioden er overskredet.
Hvornår skal du bruge den
Brug den, hvor tidsregistrering danner grundlag for løn eller fakturering, og hvor et hul opdaget ved månedens slutning er dyrt at rekonstruere. Send den til medarbejderen — det er medarbejderen, der kan rette det.
Det virker også at sende den til ledere eller HR, men hver berørt medarbejder giver en separat e-mail, og i modsætning til udløserne for sygefravær kan denne udløser ramme mange medarbejdere samme morgen.
Parametre
| Parameter | Beskrivelse | Standard |
|---|---|---|
| Mindste antal manglende dage | Hvor mange arbejdsdage uden tidsregistrering der skal samle sig i perioden, før e-mailen sendes. | 1 |
| Respitdage | Hvor mange ekstra dage der ventes, før en dag tælles som manglende. En dag kan først vurderes, når den er slut, så 0 betyder allerede “rapporteret morgenen efter dagen selv” — hver yderligere dag giver medarbejderen så meget længere tid til at indhente det. | 1 |
Sådan fungerer det
Hver nat gennemgår mTime arbejdsdagene i hver medarbejders åbne tidsregistreringsperiode frem til og med den sidste dag, kulancedagene tillader, og tæller dem uden registreret tid. Når antallet når grænsen, sendes adviseringen.
Den sendes én gang pr. periode. Uanset hvor mange dage der efterfølgende mangler, følger der ingen anden e-mail — og den næste periode kan sende igen.
En dag tælles ikke med, når:
- det er en helligdag, eller medarbejderen ikke har normtimer på den
- fravær dækker den, uanset om det er godkendt, planlagt eller registreret
- den gældende arbejdstidspolitik bevidst tillader manglende registreringer
- den hører til en periode, medarbejderen allerede har indsendt, hvor intet alligevel kan ændres
Om en check-ind alene er nok til at dække en dag, afgøres af arbejdstidspolitikken, ikke af denne udløser: efter standardreglen er en check-ind nok, mens en politik med begrænsningen Påkrævet tidsregistrering rapporterer dagen, selv om medarbejderen har checket ind.
Besked
Udløserens standardbesked lyder:
{employee_name} har {missing_days} dag(e) uden tidsregistrering
{employee_name} har {missing_days} arbejdsdag(e) uden tidsregistrering i {period}: {missing_dates}.
Tilgængelige variabler: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (antallet), {missing_dates} (selve datoerne) og {period}.
Eksempler
Mind medarbejderne om enhver glemt dag
- Tilføj en advisering, og vælg udløseren Manglende tidsregistrering
- Lad Mindste antal manglende dage stå på 1
- Slå Medarbejder til som modtager
Ryk kun for dem, der er reelt bagud
- Sæt Mindste antal manglende dage til 3
- Slå Medarbejder til, og også Leder , hvis nogen skal følge op
Fejlfinding
| Problem | Løsning |
|---|---|
| Der sendes aldrig noget | Kontrollér, at medarbejderne har en åben tidsregistreringsperiode, der dækker de pågældende dage — en periode, der allerede er indsendt eller godkendt, rapporteres aldrig. |
| En dag med check-ind, men uden registrering, rapporteres ikke | Efter standardreglen er en check-ind nok til at dække dagen. Tilføj begrænsningen Påkrævet tidsregistrering til arbejdstidspolitikken for at kræve en egentlig registrering. |
| Dage, som arbejdsområdet bevidst undtager, rapporteres | Kontrollér, om arbejdstidspolitikken stadig har den markering, der tillader manglende registreringer. |
| Ingen ny e-mail, selv om der mangler flere dage | Forventet: én e-mail pr. periode. Den næste periode sender igen. |
| Medarbejdere får besked om dage, der udfyldes automatisk | Hæv Respitdage til 1 eller mere, så den natlige udfyldning når at køre først. |