Fraværsaktivitet anvendt

Udløses, når en medarbejder registrerer fravær på en af de fraværsaktiviteter, du har valgt.

Hvor de andre sygefraværsudløsere holder øje med alt sygefravær og udløses på, hvor meget der er, holder denne øje med nogle få udvalgte fraværsaktiviteter og udløses, blot en af dem bliver brugt. Derfor er det udløseren til de særlige aktiviteter, et arbejdsområde holder adskilt — omsorgsdage, arbejdsskade, en aktivitet til langtidssygdom — hvor allerede den første registrering er noget, HR skal vide.

Hvornår skal du bruge den

Brug den, når en bestemt fraværsaktivitet udløser en forpligtelse i det øjeblik, den bruges: en anmeldelse, der skal indgives, en sag, der skal oprettes, en refusion, der skal søges, en henvisning til arbejdsmiljøorganisationen. Send den til en fælles HR-adresse, til lederen eller begge dele.

Brug Sammenhængende sygedage til “dette fravær har nu varet 30 dage”. Brug Sygedage i periode til “denne person har gentagne korte fravær”.

Parametre

Listen viser dine fraværsaktiviteter — dem, et fravær kan registreres på, og som sættes op under Indstillinger › Aktiviteter. En advisering uden valgte aktiviteter sender slet ingenting; den går aldrig over til at rapportere alt fravær.

Sådan virker den

Hver nat leder mTime efter fravær på de valgte aktiviteter, der er begyndt inden for de seneste dage, og sender én besked pr. fravær.

Nogle få regler afgør, hvad der tæller:

• Fraværet rapporteres, når det begynder, ikke mens det varer. Et fravær på én dag rapporteres den følgende nat, når medarbejderen allerede er tilbage — og det er netop pointen, for enkeltdage er det meste af, hvad disse aktiviteter registrerer.
• Weekender, helligdage og andre ikke-arbejdsdage afbryder ikke et fravær. Væk fredag og igen mandag er ét fravær, der begynder fredag, ikke to.
• En arbejdsdag tilbage på arbejde starter et nyt fravær. Væk mandag, på arbejde tirsdag, væk igen onsdag er to fravær og sender to beskeder.
• Hver valgt aktivitet følges for sig. Skifter et igangværende fravær til en valgt aktivitet undervejs, begynder et nyt fravær den dag, skiftet sker — og det gør et skift fra én valgt aktivitet til en anden også: almindelig sygdom, der bliver til langtidssygdom om torsdagen, rapporteres om torsdagen, selv om medarbejderen ikke har været tilbage på arbejde i mellemtiden. Det er som regel den vigtigste besked.
• Fravær, der er begyndt for mere end nogle få dage siden, rapporteres ikke. Et fravær, der registreres med tilbagevirkende kraft langt bagud, udløser ikke adviseringen.

Hvert fravær giver én e-mail, uanset hvor længe det derefter varer.

Fravær tastet direkte på tidsregistreringen tæller præcis som anmodet fravær, og et fravær, der endnu afventer godkendelse, tæller også — medarbejderen er væk under alle omstændigheder.

Hvem den når

Der er ingen særskilt indstilling for “kun bestemte medarbejdere”. Fraværsaktiviteter styrer allerede, hvem der må bruge dem — via deres tilgængelighed under Indstillinger › Aktiviteter eller via den fraværspolitik, der ligger bag dem — så når du holder øje med en aktivitet, holder du øje med præcis de medarbejdere, den er tilgængelig for. Adviseringens eget afsnit Medarbejdere kan stadig bruges, hvis du vil afgrænse yderligere.

Besked

Udløserens standardbesked lyder:

{employee_name} har registreret {activity_name}

{employee_name} registrerede fravær på {activity_name} med start {start_date}.

Tilgængelige variabler: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (den anvendte fraværsaktivitet) og {start_date} (fraværets første dag).

Holder du øje med flere aktiviteter, er {activity_name} den, fraværet begyndte på, så én advisering kan dække en hel gruppe af aktiviteter og stadig fortælle, hvilken der blev brugt.

Aktivitetens navn står på arbejdsområdets sprog og er ens for alle modtagere — så en besked til en medarbejder, medarbejderens leder og en fælles HR-adresse lyder helt ens.

Eksempler

Arbejdsskade opretter en sag

1. Tilføj en advisering, og vælg udløseren Fraværsaktivitet anvendt
2. Vælg din arbejdsskadeaktivitet under Fraværsaktiviteter
3. Tilføj din HR-adresse under Modtagere

HR får besked om hvert arbejdsskadefravær morgenen efter, at det er registreret — én gang pr. fravær.

Omsorgsdage til lederen

1. Tilføj en advisering med samme udløser
2. Vælg omsorgsaktiviteterne under Fraværsaktiviteter
3. Slå Leder til som modtager

Fejlfinding