Adviseringer

Adviseringer sender automatiske e-mails, når en betingelse gælder for medarbejdere — ad hoc HR-overvågning, der ikke er knyttet til en bestemt mTime-arbejdsgang.

Oversigt

En advisering kombinerer fire ting:

• En udløser — betingelsen der udløser adviseringen, kontrolleres én gang dagligt
• Medarbejdere — hvilke medarbejdere adviseringen gælder for, efter land, organisationsenhed eller ansættelsesvilkår
• Modtagere — hvem der modtager e-mailen: medarbejderen, dennes leder og/eller eksterne adresser (f.eks. en fælles HR-indbakke)
• En besked — e-mailens emne og tekst med pladsholdere, der udfyldes pr. medarbejder

Adviseringer sendes kun som e-mail; de vises ikke som notifikationer i mTime. Når en udløser rammer flere medarbejdere, giver hver medarbejder sin egen e-mail — en leder med fem berørte medarbejdere modtager fem separate beskeder.

Opret en advisering

1. Gå til Indstillinger › Adviseringer
2. Klik på Tilføj advisering
3. Angiv et Navn og en valgfri Beskrivelse
4. Under Udløser vælges betingelsen, og dens indstillinger udfyldes
5. Under Medarbejdere vælges, hvem adviseringen gælder for — Overalt dækker alle medarbejdere, eller afgræns efter land, organisationsenhed eller ansættelsesvilkår, med valgfrie undtagelser
6. Under Modtagere slås Medarbejder og/eller Leder til, og eksterne e-mailadresser tilføjes
7. Under Besked skrives emne og tekst — klik på en variabel som {employee_name} for at indsætte den
8. Klik på Gem

En ny advisering gælder for ingen, før du har udfyldt afsnittet Medarbejdere — den kan derfor ikke ved et uheld sende e-mails til hele dit workspace.

Udløsere

Hver advisering har præcis én udløser. Udløseren bestemmer også, hvor ofte adviseringen kan gensendes: hver udløsning har en naturlig identitet (for en fast dato er det selve datoen, for en sygdomsovervågning er det fraværet), og hver medarbejder får højst én e-mail pr. udløsning — senere kontroller gentager ikke e-mailen.

Modtagere og besked

Emne og tekst er almindelig tekst med pladsholdere i krøllede parenteser. {employee_name}, {workspace_name} og {date} er altid tilgængelige; den valgte udløser kan tilføje flere. Ukendte pladsholdere afvises, når du gemmer, så en tastefejl aldrig når nogens indbakke.

Kontakten Brug udløserens standardbesked afgør, hvad der sendes. Er den slået til, sender mTime udløserens egen besked og oversætter den til hver modtager; hver udløsers side viser, hvad den besked siger. Slå den fra for at skrive din egen — felterne starter med standardteksten, så du redigerer i stedet for at begynde forfra.

Eksterne adresser modtager e-mailen på workspacets standardsprog. En medarbejder uden leder springer blot leder-e-mailen over.

Aktivering

Datoerne Aktiv fra / Aktiv til i afsnittet Generelt styrer, hvornår adviseringen kører — der er ingen separat til/fra-knap:

• Ingen datoer: adviseringen er altid aktiv
• En startdato i fremtiden: adviseringen Afventer og begynder at køre på den dato
• En slutdato i fortiden: adviseringen er Afsluttet og kører ikke længere

For at sætte en advisering på pause eller udfase den angives dens slutdato. Statuskolonnen i listen viser altid den aktuelle tilstand, og listen filtrerer som standard på Aktive og Afventende adviseringer.

Fejlfinding