Adviseringer

Adviseringer sender automatiske e-mails, når en betingelse gælder for medarbejdere — ad hoc HR-overvågning, der ikke er knyttet til en bestemt mTime-arbejdsgang.

Oversigt

En advisering kombinerer fire ting:

• En udløser — betingelsen, der udløser adviseringen; den kontrolleres én gang dagligt
• Medarbejdere — hvilke medarbejdere adviseringen gælder for, efter land, organisationsenhed eller ansættelsesvilkår
• Modtagere — hvem der modtager e-mailen: medarbejderen, dennes leder og/eller eksterne adresser (f.eks. en fælles HR-indbakke)
• En besked — e-mailens emne og tekst med pladsholdere, der udfyldes pr. medarbejder

Adviseringer sendes kun som e-mail; de vises ikke som notifikationer i mTime. Når en udløser rammer flere medarbejdere, sendes der én e-mail pr. medarbejder — en leder med fem berørte medarbejdere modtager fem separate beskeder.

Opret en advisering

1. Gå til Indstillinger › Adviseringer
2. Klik på Tilføj advisering
3. Angiv et Navn og en valgfri Beskrivelse
4. Vælg betingelsen under Udløser, og udfyld dens indstillinger
5. Vælg under Medarbejdere, hvem adviseringen gælder for — Overalt dækker alle medarbejdere, eller du kan afgrænse efter land, organisationsenhed eller ansættelsesvilkår, med valgfrie undtagelser
6. Slå Medarbejder og/eller Leder til under Modtagere, og tilføj eventuelle eksterne e-mailadresser
7. Skriv emne og tekst under Besked — klik på en variabel som {employee_name} for at indsætte den
8. Klik på Gem

En ny advisering gælder for ingen, før du har udfyldt afsnittet Medarbejdere, så den kan ikke ved et uheld sende e-mails til hele dit arbejdsområde.

Udløsere

Hver advisering har præcis én udløser. Udløseren bestemmer også, hvor ofte adviseringen kan gensendes: hver udløsning har en naturlig identitet (for en fast dato er det selve datoen, for en sygdomsovervågning er det fraværet), og hver medarbejder får højst én e-mail pr. udløsning — når betingelsen kontrolleres igen de følgende dage, sendes e-mailen ikke igen.

Modtagere og besked

Emne og tekst er almindelig tekst med pladsholdere i tuborgklammer. {employee_name}, {workspace_name} og {date} er altid tilgængelige; den valgte udløser kan tilføje flere. Ukendte pladsholdere afvises, når du gemmer, så en tastefejl aldrig når nogens indbakke.

Kontakten Brug udløserens standardbesked afgør, hvad der sendes. Er den slået til, sender mTime udløserens egen besked og oversætter den til hver modtagers sprog; hver udløsers side viser, hvad den besked siger. Slå den fra for at skrive din egen — felterne starter med standardteksten, så du redigerer i stedet for at begynde forfra.

Eksterne adresser modtager e-mailen på arbejdsområdets standardsprog. Har en medarbejder ingen leder, sendes der blot ingen e-mail til en leder.

Aktivering

Datoerne Aktiv fra / Aktiv til i afsnittet Generelt styrer, hvornår adviseringen kører — der er ingen separat til/fra-knap:

• Ingen datoer: adviseringen er altid aktiv
• En startdato i fremtiden: adviseringen Afventer og begynder at køre på den dato
• En slutdato i fortiden: adviseringen er Afsluttet og kører ikke længere

Sæt en slutdato, hvis du vil sætte en advisering på pause eller udfase den. Statuskolonnen i listen viser altid den aktuelle tilstand, og listen filtrerer som standard på Aktive og Afventende adviseringer.

Forhåndsvisning

Afsnittet Forhåndsvisning svarer på det spørgsmål, du ellers først får svar på næste morgen: hvem ville denne advisering sende e-mail til, og hvad ville de præcis modtage. Vælg en periode og kør den — der sendes ikke noget, og der registreres ikke noget.

Overskriften er antallet: hvor mange medarbejdere ville få en e-mail, og hvor mange e-mails det er. Se detaljer åbner oversigten, grupperet efter den dato, hver e-mail ville blive sendt. Den viser alle de modtagere, adviseringen når frem til, og den besked, de ville få, med pladsholderne allerede udfyldt med den pågældende medarbejders egne værdier.

Hver modtager er markeret med, hvad der ville ske:

Modtagere, der ikke kan nås, vises med vilje: forhåndsvisningen er netop til for at afsløre en e-mail til lederen, som du troede var sat op, men som i det stille aldrig bliver sendt.

Forhåndsvisningen kører på det, der står på skærmen — gemt eller ej — så du kan prøve en anden udløser, målgruppe eller besked og køre igen, før du binder dig. En periode kan højst spænde over tre måneder, og kun den del, der ligger inden for aktiveringsperioden, evalueres — hvis resultatet er kortere end den periode, du valgte, siger forhåndsvisningen det.

Finder forhåndsvisningen ingen, fortæller den, hvilket trin der er årsagen: at udløseren ikke udløses i perioden, at målgruppen udelukker alle dem, den udløses for, eller at ingen har en adresse, der kan nås.

Fejlfinding

Start med rapporten Adviseringsmails: den viser alle adviseringsmails, der er sendt, og for dem, der ikke blev sendt, årsagen.