Politik for sletning af data

Officiel politik for opbevaring og sletning af data i mTime.

Overblik

Denne politik beskriver, hvordan mTime håndterer sletning af data, både som dataansvarlig og som databehandler efter gældende databeskyttelsesregler. Den fastlægger opbevaringsperioder, hvad der udløser sletning, og hvem der har ansvaret for de forskellige typer data i systemet.

Garanti for sletning af data

mTime garanterer, at alle kundedata er slettet permanent senest 2 måneder efter, at arbejdsområdet er slettet.

Tidsrammen dækker over:

• 30 dages opbevaring af arbejdsområdets data (så de kan gendannes)
• 30 dages opbevaring af sikkerhedskopier
• 30 dages opbevaring af logfiler

Opbevaringsperioder efter datatype

Produktionsdata

Sikkerhedskopier

Systemdata

Hvad udløser sletning af data

Primært: sletning af arbejdsområdet

Data slettes primært, når arbejdsområdets ejer sletter arbejdsområdet. Når et arbejdsområde slettes:

1. Alle brugere mister straks adgangen
2. Opbevaringsperioden på 30 dage for arbejdsområdets data begynder
3. Efter 30 dage sættes dataene i kø til permanent sletning
4. Alle data er fjernet senest efter 2 måneder

Se Slet arbejdsområde for en trinvis vejledning.

Automatisk sletning

Følgende datatyper slettes automatisk og løbende:

• Sikkerhedskopier af databasen: Slettes efter 30 dage
• Logfiler: Slettes efter 31 dage
• Midlertidige filer: Slettes, når behandlingen er afsluttet

Opbevaring af medarbejderdata

Arbejdsområder kan også have en opbevaringsperiode, der automatisk sletter data om medarbejdere, der er fratrådt for længe siden. Se Opbevaring af medarbejderdata for, hvordan du opsætter den, og hvordan sletningen foregår i trin.

Ansvarsfordeling

Kundens ansvar

• Arbejdsområdets ejer: Har ansvaret for at slette arbejdsområdet, når der ikke længere er brug for det
• Brugere: Har ansvaret for at eksportere egne data, før arbejdsområdet slettes, hvis de har brug for dem

mTimes ansvar

• Produktteamet: Vedligeholder og opdaterer denne politik
• Driftsteamet: Overvåger de automatiske sletningsprocesser
• Supportteamet: Hjælper kunder med dataeksport og anmodninger om sletning
• Udviklingsteamet: Udvikler og vedligeholder sletningsfunktionerne

Sådan foregår sletningen

For kunder

1. Eksportér de data, du vil beholde, med funktionen til dataeksport
2. Gå til Admin › Arbejdsområde, og slet arbejdsområdet i afsnittet Farezone
3. Bekræft sletningen af arbejdsområdet
4. Dataene er straks utilgængelige
5. Perioden på 30 dage, hvor arbejdsområdet kan gendannes, begynder
6. Efter 30 dage begynder den permanente sletning
7. Alle data er slettet senest efter 2 måneder

For mTimes drift

Alle sletningsprocesser er fuldt automatiske og overvåges af driftsteamet.

Undtagelser og særlige tilfælde

Anmodninger fra registrerede (DSAR)

Ved udtrykkelige anmodninger om sletning af data efter GDPR eller lignende regler vil mTime:

• Slette data hurtigere end de normale opbevaringsperioder, når loven kræver det
• Bekræfte, når sletningen er gennemført
• Behandle anmodninger inden for de lovpligtige frister

Krav om bevarelse af data af retlige grunde

Hvis data skal bevares af retlige grunde eller er omfattet af en myndighedsundersøgelse:

• Kan de almindelige sletningsregler blive sat ud af kraft
• Opbevares dataene, så længe loven kræver det
• Får kunden besked, hvis opbevaringen forlænges

Relateret dokumentation

• Slet arbejdsområde - Vejledning til arbejdsområdets ejer
• Opbevaring af medarbejderdata - Slet automatisk medarbejderdata efter en periode, du selv fastsætter
• Dataeksport - Sådan eksporterer du dine data før sletning
• GDPR-information - Information om, hvordan TIMEmSYSTEM overholder GDPR
• Trust Centre - Visma-koncernens ressourcer om sikkerhed og overholdelse af regler

Regelgrundlag

Politikken understøtter overholdelse af:

• Databeskyttelsesforordningen (GDPR)
• Visma-koncernens krav til databeskyttelse
• Branchens bedste praksis for håndtering af data gennem hele deres levetid

Opdatering af politikken

Politikken gennemgås og opdateres:

• Mindst én gang om året
• Når væsentlige produktændringer påvirker håndteringen af data
• Når lovkravene ændres
• Når Visma-koncernens politikker opdateres

Alle medarbejdere får besked om opdateringer via interne kommunikationskanaler. Kunder får besked om væsentlige ændringer via notifikationer i produktet og i den opdaterede dokumentation.

Kontaktoplysninger

Har du spørgsmål om politikken eller vil du anmode om sletning af data:

• Læs først denne dokumentation
• Kontakt support via hjælpefunktionen i produktet
• Kontakt din TIMEmSYSTEM-repræsentant ved juridiske spørgsmål eller spørgsmål om overholdelse af regler

Denne politik vedligeholdes af mTime-teamet og blev senest opdateret den 23. januar 2026.