Udbetal overarbejde via løn (Intega HR)

Sådan sætter du mTime op, så overarbejde (eller et andet tillæg) samles på en tidskonto og automatisk udbetales via løn, når perioden godkendes — hele kæden, fra den årsag medarbejderen vælger, til lønlinjen lander i Intega HR.

Sådan hænger kæden sammen

1. Medarbejderen registrerer tid under en årsag (f.eks. Beordret overarbejde).
2. En tillægspolitik overvåger timerne og poster dem på en tillægs-aktivitet — synligt løbende i timesedlen og på opgørelsen.
3. En afregningspolitik på en dedikeret tidskonto krediterer tillægget (evt. med faktor, f.eks. ×1,25) og udbetaler saldoen ved hver skæringsdato.
4. Fordi kontoen har en Intega HR-lønkode, leveres udbetalingen til løn, når opgørelsen godkendes.

Medarbejderen skal ikke gøre andet end at vælge årsagen på sin tid; resten sker automatisk.

Det skal du sætte op

1. En årsag til de kvalificerende timer

Opret en årsag som f.eks. “Beordret overarbejde”. Medarbejderne vælger den på de kvalificerende timer — timerne forbliver almindelig arbejdstid i timesedlen.

2. En tillægsaktivitet og dens tillægspolitik

Opret en tillægs-aktivitet (f.eks. Nat- og weekendtillæg) og derefter en tillægspolitik i regeltilstand, der peger på den:

• Udløsende årsag: årsagen fra trin 1.
• Tidsfilter: hvornår timerne kvalificerer (f.eks. hverdagsaftener og weekender).
• Beregning: minutter — politikken poster de kvalificerende minutter på tillægsaktiviteten, dag for dag.
• Omfang: de ansættelsesvilkår den gælder for.

Vigtigt — ingen lønkode på tillægsaktiviteten. Timerne betales via kontoudbetalingen i trin 4, typisk med faktor. Hvis tillægsaktiviteten også havde en lønkode, ville de samme timer nå løn to gange — én gang 1:1 fra aktiviteten og én gang med faktor fra kontoen. mTime viser en gul advarsel på kontosiden, når den opdager dobbeltkodningen.

Timelønnede: slå “Fratræk fra timeløn” til. Når ansættelsesvilkårene også betaler arbejdstimer via en timelønsaktivitet, ligger tillægstimerne inde i den samlede arbejdstid — uden kontakten ville de både blive betalt 1:1 som grundtimer og med faktor via kontoen. Slå Fratræk fra timeløn til på tillægspolitikken: de kvalificerende minutter fjernes så fra timelønslinjen og når kun løn via kontoudbetalingen. Med fratrækket slået til er kontoens faktor timernes samlede sats (f.eks. betaler nat*1.25 dem til 125 %); funktionærer uden timelønslinje behøver ikke kontakten.

3. En udbetalingskonto

Opret en tidskonto (tillægstype, timer), der kun findes for at holde og udbetale tillægget — f.eks. “løn”. Medarbejderne bruger ikke fra den; se den som mellemstationen mellem tillægget og løn. Slå Hide from employees til, hvis den skal holdes ude af deres saldovisninger.

4. Afregningspolitikken

Opret en afregningspolitik på udbetalingskontoen med to trin:

• Kreditering (udtryk): bind et alias (f.eks. nat) til tillægsaktiviteten og krediter nat*1.25 — eller blot nat for udbetaling 1:1.
• Deadline-udbetaling: udbetaler kontoens saldo ved hver skæringsdato. Perioden bestemmer rytmen: 1 måned udbetaler hver måned (som i dette eksempel); 12 måneder er den klassiske årlige overarbejdsudbetaling — krediteringerne samles hele året, og skæringen ved årets udgang udbetaler hele saldoen. Årets startmåned forankrer skæringsdatoerne.

5. Lønkoden på kontoen

Når Intega HR-integrationens Send Salary er slået til (den kræver en skæringsdato — perioder, der starter før den, sendes aldrig), får kontosiden en sektion med udvidede oplysninger. Åbn Settings › Time Accounts, vælg udbetalingskontoen og udfyld lønkoden — den registreringskode i Intega HR, udbetalingen bogføres under. Ingen kode på kontoen betyder, at der aldrig sendes noget for den.

Hvad der sker måned for måned

Når en opgørelse, der dækker en skæringsdato, godkendes, forlader udbetalingen kontoen, og én lønlinje leveres til Intega HR under kontoens kode — hele det udbetalte beløb, dateret ved periodens start og grupperet pr. periode i integrationsloggen. Opgørelsen viser samme bevægelse: tillæg krediteret, udbetaling trukket, saldo afregnet.

Genåbnes opgørelsen senere, trækkes udbetalingen tilbage i løn (en negativ linje på hele beløbet), og saldoen vender tilbage til kontoen; en ny godkendelse leverer hele den nye udbetaling. Løn ender altid med præcis det senest godkendte beløb.

Eksempel: nat- og weekendtillæg med ×1,25

Standardopsætningen, verificeret live: årsag Beordret overarbejde → tillægsaktivitet Nat- og weekendtillæg (hverdage 17:00–06:00 + weekender, minutter) → konto løn med afregningspolitik Løn (kreditering nat*1.25, deadline-udbetaling månedligt, forankret i januar) → lønkode 620 på kontoen. En medarbejder med 6 tillægstimer i august får 7½ time (×1,25) udbetalt til Intega HR, når august godkendes.