Udbetal overarbejde via løn (Intega Løn)

Sådan sætter du mTime op, så overarbejde (eller et andet tillæg) samles på en tidskonto og automatisk udbetales via lønnen, når perioden godkendes. Vejledningen gennemgår hele forløbet, fra den årsag, medarbejderen vælger, til lønlinjen er modtaget i Intega Løn.

Sådan hænger det sammen

1. Medarbejderen registrerer tid under en årsag (f.eks. Beordret overarbejde).
2. En tillægspolitik finder disse timer og registrerer dem på en tillægsaktivitet, så de løbende kan ses i tidsregistreringen og på opgørelsen.
3. En afregningspolitik på en særskilt tidskonto indsætter tillægget på kontoen (eventuelt ganget med en faktor, f.eks. ×1,25) og udbetaler saldoen ved hver skæringsdato.
4. Fordi kontoen har en Intega Løn-lønart, sendes udbetalingen til lønsystemet, når opgørelsen godkendes.

Medarbejderen skal ikke gøre andet end at vælge årsagen, når tiden registreres. Resten sker automatisk.

Det skal du sætte op

1. En årsag til de kvalificerende timer

Opret en årsag som f.eks. “Beordret overarbejde”. Medarbejderne vælger den på de kvalificerende timer, og timerne tæller stadig som almindelig arbejdstid i tidsregistreringen.

2. En tillægsaktivitet og dens tillægspolitik

Opret en aktivitet af typen tillæg (f.eks. Nat- og weekendtillæg) og derefter en tillægspolitik i regeltilstand, der registrerer på den:

• Udløsende årsager: årsagen fra trin 1.
• Tidsfilter: hvornår timerne giver tillæg (f.eks. hverdagsaftener og weekender).
• Beregner: Minutberegner — politikken registrerer de kvalificerende minutter på tillægsaktiviteten, dag for dag.
• Omfang: de ansættelsesvilkår, den gælder for.

Vigtigt — ingen lønart på tillægsaktiviteten. Timerne betales via kontoudbetalingen i trin 4, typisk med faktor. Hvis tillægsaktiviteten også havde en lønart, ville de samme timer blive sendt til lønnen to gange — én gang 1:1 fra aktiviteten og én gang med faktor fra kontoen. mTime viser en gul advarsel på kontosiden, når den opdager, at timerne har lønart begge steder.

Timelønnede: slå “Fratræk fra timeløn” til. Når ansættelsesvilkårene også udbetaler arbejdstimer via en timelønsaktivitet, indgår tillægstimerne også i den samlede arbejdstid. Uden indstillingen ville de både blive betalt 1:1 som grundtimer og med faktor via kontoen. Slå Fratræk fra timeløn til på tillægspolitikken. Så fjernes de kvalificerende minutter fra timelønslinjen og sendes kun til lønnen via kontoudbetalingen. Når fratrækket er slået til, er faktoren på kontoen timernes samlede sats (f.eks. betaler nat*1.25 dem med 125 %). Fastlønnede uden timelønslinje behøver ikke indstillingen.

3. En udbetalingskonto

Opret en tidskonto (type Tillæg, enhed Timer), der kun bruges til at samle og udbetale tillægget — f.eks. “løn”. Medarbejderne kan ikke bruge af den. Se den som et mellemled mellem tillægget og lønnen. Slå Skjul for medarbejdere til, hvis den ikke skal vises i medarbejdernes saldooversigter.

4. Afregningspolitikken

Opret en afregningspolitik på udbetalingskontoen med to trin:

• Kreditér (udtryk): lad et input-alias (f.eks. nat) pege på tillægsaktiviteten, og krediter nat*1.25 — eller blot nat for udbetaling 1:1.
• Udbetaling ved periodeslut: udbetaler kontoens saldo ved hver skæringsdato. Periodelængde (måneder) bestemmer, hvor ofte der udbetales: 1 måned udbetaler hver måned (som i dette eksempel), og 12 måneder er den klassiske årlige udbetaling af overarbejde — timerne samles hele året, og ved skæringsdatoen ved årets udgang udbetales hele saldoen. Cyklussens startmåned fastlægger, hvornår perioderne begynder.

5. Lønarten på kontoen

Når Send løn er slået til i Intega Løn-integrationen (det kræver en Skæringsdato — perioder, der starter før den, sendes aldrig), får kontosiden et afsnit med udvidede oplysninger. Åbn Indstillinger › Tidskonti, vælg udbetalingskontoen, og udfyld Lønart — den registreringskode i Intega Løn, som udbetalingen bogføres under. Har kontoen ingen lønart, sendes der aldrig noget for den.

Hvad der sker måned for måned

Når en opgørelse, der dækker en skæringsdato, godkendes, trækkes udbetalingen fra kontoen, og der sendes én lønlinje til Intega Løn med kontoens lønart — med alle de udbetalte timer, dateret til periodens start og grupperet pr. periode i integrationsloggen. Opgørelsen viser de samme bevægelser: tillæg indsat, udbetaling trukket, saldo afregnet.

Genåbnes opgørelsen senere, tilbageføres udbetalingen i lønsystemet (en negativ linje for hele udbetalingen), og saldoen føres tilbage til kontoen. Ved en ny godkendelse sendes hele den nye udbetaling. Lønsystemet ender altid med præcis den senest godkendte udbetaling.

Eksempel: nat- og weekendtillæg med ×1,25

Standardopsætningen, afprøvet i et rigtigt arbejdsområde: årsag Beordret overarbejde → tillægsaktivitet Nat- og weekendtillæg (hverdage 17.00–06.00 + weekender, Minutberegner) → konto løn med afregningspolitik Løn (Kreditér nat*1.25, udbetaling ved periodeslut hver måned, med start i januar) → lønart 620 på kontoen. En medarbejder med 6 tillægstimer i august får 7½ time (×1,25) udbetalt til Intega Løn, når august godkendes.