Kontorfunktionær (HK)

Sådan opsætter du mTime til kontorpersonale i staten, der er ansat under HK-organisationsaftalen (kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere — HK, PROS, TAT).

Kilde. Cirkulære om organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK), 087-25 (14. maj 2025) § 38, som placerer dette personale under statens arbejdstidsaftale (CIR1H nr. 9551) — § 8 (over-/merarbejde), § 13 (ulempegodtgørelse) og § 14 (weekendgodtgørelse).

Hvad aftalen siger

• Fuldtid er gennemsnitligt 37 timer om ugen, og perioden opgøres månedligt (periodeopgørelse pr. måned).
• Pålagt over-/merarbejde opdeles ved fuldtidsgrænsen over perioden (§ 8): timer op til fuldtid godtgøres 1:1 (merarbejde), timer over fuldtid 1:1,5 (overarbejde — samme varighed + 50 %). Arbejdet skal være beordret eller nødvendigt. Opgørelsen af overarbejde afhænger ikke af ugedagen — overarbejde er overarbejde, uanset hvornår det ligger (som i AC-aftalen). Tillæggene efter § 13 og § 14 nedenfor lægges oveni for arbejde om aftenen, i weekenden og på helligdage.
• Ulempegodtgørelse (§ 13): arbejde i tidsrummet 17.00–06.00 på hverdage samt weekender og helligdage giver 25 % af timelønnen pr. time. Den udbetales og gælder uafhængigt af eventuel overarbejds- eller weekendgodtgørelse.
• Weekendgodtgørelse (§ 14): arbejde på lørdage, søndage og søgnehelligdage giver yderligere 50 % oven i satsen efter § 8. Selve timerne tælles én gang som over-/merarbejde efter § 8 (så de allerede har optjent den grundlæggende godtgørelse via opdelingen ovenfor). § 14 lægger kun de ekstra 50 % til kontoen for 1:1,5 — weekendtimerne godtgøres aldrig to gange.
• Afspadsering afholdes normalt som frihed, men en medarbejder kan anmode om at få den udbetalt, når måneden godkendes.

Hvad du opsætter

Opsæt dette én gang pr. arbejdsområde under Indstillinger. Politikkerne og årsagen gælder for HK-medarbejderne, fordi du afgrænser hver enkelts Tilgængelighed til HK-ansættelsesvilkårene (trin 9). Værdierne nedenfor er for en deltidsansat med en norm på 35 t/uge i forhold til en fuldtidsuge på 37 t. En fuldtidsansat har blot ingen timer til 1:1 (se Varianter).

1. En årsag til pålagt ekstraarbejde

Opret en årsag kaldet “Pålagt overarbejde”. Medarbejderne angiver den på pålagte ekstra timer. Timerne registreres fortsat som almindelig arbejdstid — så fremmøde og registreringer stemmer overens, og der vises ingen advarsel — men de holdes ude af flex med indstillingen Træk fra flexsaldo på tillægspolitikken for overarbejde (se trin 4), fordi de i stedet godtgøres som afspadsering. Én årsag er nok — om timerne afregnes som merarbejde på hverdage eller som weekendgodtgørelse, afgøres af, hvornår de ligger, ikke af en ekstra årsag.

2. Aktiviteter

Opret aktiviteter: tre tillægsaktiviteter — Pålagt overarbejde, Weekendgodtgørelse og Ulempetillæg (som hver samler én målt sum) — og en fraværsaktivitet Afspadsering (som bruges, når afspadsering afholdes).

3. Tidskonti

Opret tre tidskonti, alle i Timer:

Der er ingen særskilt konto til udbetaling — en udbetaling er en bevægelse på den konto, den kommer fra, og ikke en konto, timerne flyttes til.

4. Tillægspolitikker, der måler timerne

Opret tre tillægspolitikker:

Giv Weekendgodtgørelse to regler: én med filteret Weekendfilter og én med filteret Danske helligdage. Alle filtre i en regel skal være opfyldt. Står begge i samme regel, tæller kun helligdage, der falder i en weekend. Med to regler i samme politik tæller en time, hvis den ligger i en weekend eller på en helligdag, og en helligdag, der falder på en lørdag, tæller stadig kun én gang.

Slå kun Træk fra flexsaldo til på politikken Pålagt overarbejde (§ 8). Det er de arbejdede timer, der bliver til afspadsering, så de skal trækkes ud af flex. Weekendgodtgørelse og Ulempetillæg er tillæg oven i de samme timer. Hvis de også blev trukket fra, ville timerne blive fjernet fra flex to gange.

5. En afregningspolitik på kontoen Afspadsering 1:1

Opret en afregningspolitik på kontoen Afspadsering 1:1:

• Input: alias over → aktiviteten Pålagt overarbejde.
• Trin, i rækkefølge:
  1. Opdeling af overarbejde — Input = over, Fuldtidstimer pr. uge = 37 t, Målkonto = Afspadsering 1:1,5, Lav sats = 1,0, Høj sats = 1,5. Opdelingen sker altid månedligt: Hver opgørelse afregner sin egen måned, så der er ingen periode eller årsstart at angive. Den del af månedens pålagte overarbejde, der ligger op til fuldtid, bliver her med 1×. Den del, der ligger over fuldtid, overføres til Afspadsering 1:1,5 med 1½×.
  2. Anmodet udbetaling — udbetaler de timer, medarbejderen har anmodet om at få udbetalt fra denne konto.

6. En afregningspolitik på kontoen Afspadsering 1:1,5

Opret en afregningspolitik på Afspadsering 1:1,5:

• Input: alias weekend → aktiviteten Weekendgodtgørelse.
• Trin, i rækkefølge:
  1. Kreditér (udtryk) — udtryk weekend * 0.5 (indsætter kun weekendtillægget på + 50 %; weekendtimernes grundlæggende godtgørelse er allerede indsat via opdelingen efter § 8, så de tælles ikke med igen her). Kontoen modtager også timerne over fuldtid fra opdelingen efter § 8.
  2. Anmodet udbetaling — udbetaler de timer, medarbejderen har anmodet om at få udbetalt.

7. En afregningspolitik på kontoen Ulempetillæg

Opret en afregningspolitik på Ulempetillæg:

• Input: alias ulempe → aktiviteten Ulempetillæg.
• Trin: Kreditér (udtryk) — udtryk ulempe.

Kontoen indeholder antallet af ulempetimer i perioden. Kronebeløbet (25 % af timelønnen, dog mindst 32,77 kr. i 2012-niveau) beregnes af jeres lønintegration, når den eksporterer perioden.

8. Fraværspolitikker til afholdelse af afspadsering

Opret en fraværspolitik for hver afspadseringskonto (knyttet til aktiviteten Afspadsering), så medarbejderne kan afholde afspadsering som frihed.

9. Ansættelsesvilkår

Opret ansættelsesvilkår Kontorfunktionær (HK, PROS, TAT):

• Lønperiode: Månedlig, og Godkendelsesfrekvens sat til Hele lønperioden.
• Norm: 37 timer/uge for fuldtid (en deltidsansats egen norm afviger fra den).

Intet andet tilknyttes på vilkårene. Åbn i stedet årsagen Pålagt overarbejde (trin 1), de tre tillægspolitikker (4), de tre afregningspolitikker (5–7) og fraværspolitikkerne (8), og tilføj disse ansættelsesvilkår under Tilgængelighed. Giv også den danske helligdagskalender en tilgængelighed, der omfatter dem. Vilkårenes panel Effektiv konfiguration viser derefter alt, hvad der gælder.

Tildel disse vilkår til de relevante medarbejdere.

Hvad medarbejderen ser

Et månedligt periodekort med saldoen på Afspadsering 1:1 og Afspadsering 1:1,5 og antallet af timer på Ulempetillæg. Tag for eksempel en deltidsansat, hvis pålagte overarbejde i måneden ligger inden for forskellen op til fuldtid — 5 timer en mandag aften plus 5 timer en lørdag, i alt 10 pålagte timer — og som registrerer 10 ulempetimer i tidsrummet 17–06. Medarbejderen ser:

Weekendtimerne giver deres grundlæggende godtgørelse på Afspadsering 1:1 via opdelingen efter § 8. Kun de ekstra 50 % indsættes på Afspadsering 1:1,5, så ingen time godtgøres to gange.

Ved godkendelsen kan medarbejderen anmode om udbetaling fra hver konto — f.eks. en del af Afspadsering 1:1 og en del af Afspadsering 1:1,5. Der kan højst udbetales det, der står på saldoen, og udbetalingen registreres som en bevægelse på den pågældende konto. Det, der ikke udbetales, forbliver afspadsering, der kan afholdes som frihed.

Varianter

• Fuldtid (37 t): der er ingen timer til 1:1 — alt pålagt overarbejde ligger over fuldtid, så det går til Afspadsering 1:1,5 med 1½×.
• Deltid: behold Fuldtidstimer pr. uge på 37 t i opdelingen af overarbejde. En deltidsansats pålagte timer op til fuldtid i måneden indsættes på Afspadsering 1:1 med 1×. Kun timerne ud over en fuld måneds fuldtid går til Afspadsering 1:1,5 med 1½×.