Tidsregistreringsperioder

Hvordan en afsluttet periode låses, sendes til godkendelse og låses op igen — herunder projekter med flere godkendere, og hvordan en administrator kan gribe ind.

Oversigt

En periode er ét afsnit af en medarbejders tidsregistrering (en uge, to uger eller en måned, afhængigt af ansættelsesvilkårene). Når perioden slutter, gennemløber den disse statusser:

Status styrer, hvad medarbejderen ser på tidsregistreringen (periodekortet i værktøjslinjen), hvad der vises i Godkendelser-indbakken, og hvilke handlinger der er tilgængelige.

Perioder og arbejdsområdets startdato

Hvis dit arbejdsområde har en Workspace Start Date (under Admin › Arbejdsområde), kræves der aldrig en periodeopgørelse for tid før den, og en periode, der går hen over startdatoen, begynder på den. Hvis der findes opgørelser fra før, startdatoen blev sat — for eksempel mens arbejdsområdet stadig var ved at blive konfigureret — kan du kontakte support og få dem fjernet sammen med deres påmindelser. Opgørelser, der allerede er indsendt eller godkendt, fjernes aldrig.

Indsend din tidsregistrering

Hver periode, du stadig mangler at indsende, har et periodekort i tidsregistreringens værktøjslinje, ældste først — den, du skal indsende som den næste, står altså længst til venstre:

Kortet viser perioden, dens status, den saldo, der er vigtigst for den, og en Indsend -knap, når perioden er klar. Hold musen over kortet (eller gå til det med tastaturet) for at folde det helt ud: alle saldokonti, eventuelle advarsler på periodens dage og knappen til at indsende.

Selve perioden er markeret i kalenderoverskriften, så du altid kan se, hvilke kolonner der hører til den: en månedsperiode er farvet hen over månedsrækken, en ugeperiode hen over ugenummeret, og markeringen slutter med en prik, der viser status. Perioder, du allerede har indsendt, har ikke længere et kort — klik på deres markering i overskriften for at åbne dem.

For at indsende:

1. Åbn Tidsregistrering og gå til den periode, du vil indsende.
2. Klik på periodens kort i værktøjslinjen. Panelet Periodedetaljer åbnes.
3. Skriv eventuelt en besked til din godkender i feltet Notat.
4. Klik på Indsend for at bekræfte.

Når den er indsendt, låses perioden: cellerne bliver skrivebeskyttede, indtil godkenderen har taget stilling.

Anmod om udbetaling

Hvis din aftale giver mulighed for at få en del af en timebank udbetalt, vises kortet Anmod om udbetaling i periodepanelet over notefeltet. Det viser hver konto, du kan trække på, og hvor meget du højst kan anmode om.

Angiv antallet af timer som timer og minutter — 7:30, 7,5 og 730 betyder alle 7½ time. Beder du om mere, end kontoen tillader, viser feltet det højeste tilladte antal og beholder det, du skrev; intet bliver skåret ned, uden at du kan se det.

Under hver konto fortæller kortet, hvad perioden afregner, uanset om du beder om det, for det afgør, hvad du reelt opnår ved at anmode:

• "… bliver udbetalt ved periodens slutning under alle omstændigheder" — din aftale har et loft over kontoen svarende til din ugenorm og udbetaler de overskydende timer alligevel. Anmoder du om mindre end det overskydende, flyttes de samme timer, og kun betegnelsen ændrer sig; anmod om mere, hvis du vil have mere udbetalt.
• "… bortfalder ved periodens slutning" — overskuddet bortfalder i stedet for at blive udbetalt. Ved at anmode om det får du det udbetalt som løn i stedet.

I alt trukket fra denne konto viser altid det faktiske antal timer for det, du har indtastet.

Anmodningen afregnes, når perioden godkendes, og din godkender ser antallet af timer sammen med perioden.

Indsend igen efter en genåbning

Hvis en godkender har genåbnet din periode, har kortet et advarselsikon, og knappen Indsend hedder nu Indsend igen — hold musen over kortet for at læse årsagen til genåbningen.

Når du indsender igen, vises feltet Notat (påkrævet) i panelet — her skal du kort forklare, hvad der er ændret siden genåbningen. Godkenderen ser denne note sammen med den oprindelige genåbningsårsag.

Periodepanelet

Når du klikker på periodens kort — eller på periodens markering i kalenderoverskriften — åbnes Periodedetaljer, det samme panel, som din godkender ser i indbakken. Det samler alt om perioden:

Panelet viser:

• Periodeoversigt — to tal pr. arbejdsdag. Arbejdet er dit gennemsnit over de arbejdsdage, der er gået indtil nu; Forventet er det, hele perioden kræver pr. arbejdsdag, og det ændrer sig ikke undervejs. Sammenholdt viser de, om du ligger foran eller bagud. Nedenunder vises flexoversigten (optjent i perioden, afregning, saldo før/efter).
• Tillæg (når relevant) — totaler for de tillægskonti, der afregnes i perioden.
• Kontobevægelser — startsaldo, optjening, forbrug og slutsaldo for hver konto, perioden påvirker.
• Projektgodkendelser — én række pr. projekt, der kræver godkendelse fra projektleder (se Perioder med flere godkendere nedenfor). Vises kun, når perioden indeholder projekter med Kræv godkendelse fra projektleder slået til.
• Historik — indsendelser, godkendelser og genåbninger med navnet på den, der udførte dem, og årsagen. Den seneste hændelse står øverst, så den seneste note læses først.
• Knapperne Indsend / Godkend / Genåbn nederst, afhængigt af status og din rolle.

Godkendelse fra leder

Om en leder overhovedet skal godkende, afhænger af Godkendelsestilstand i ansættelsesvilkårene:

• Ingen — indsendte perioder godkendes automatisk med det samme. Perioden lukkes, og saldiene afregnes, uden at en leder skal godkende.
• Kun medarbejder — samme som ovenfor; medarbejderens indsendelse er det sidste trin.
• Ledergodkendelse påkrævet — indsendte perioder venter på medarbejderens nærmeste leder. De vises i lederens Godkendelser-indbakke.

Den nærmeste leder godkender fra indbakken — se Godkendelser for, hvordan indbakken fungerer. Lederen kan også åbne periodepanelet direkte og se præcis de samme detaljer, som medarbejderen ser.

Perioder med flere godkendere

Når en medarbejder registrerer tid på et projekt, hvor indstillingen Kræv godkendelse fra projektleder er slået til, skal projektets leder også godkende perioden.

Resultatet er en periode med flere godkendere: den nærmeste leder og hver enkelt projektleder, hvis projekt der er registreret tid på i perioden, skal hver især godkende, før perioden lukkes.

Panelet Projektgodkendelser

Periodepanelet viser et afsnit Projektgodkendelser med følgende for hvert projekt:

• Projektnavnet (med et flueben, så snart projektets godkender har godkendt).
• Godkenderens navn.
• Det samlede antal minutter registreret på dette projekt i perioden.

Listen fastlåses ved indsendelsen — tilføjer eller fjerner du senere en projektleder, ændrer det ikke, hvem der skal godkende den åbne periode.

Mellemliggende godkendelser

Hver projektleder godkender kun sine egne projekter. Perioden forbliver Afventer godkendelse, indtil alle krævede godkendere har godkendt; først den sidste godkendelse ændrer status til Godkendt. Medarbejderen får kun besked én gang, ved den sidste godkendelse.

Hvis en projektleder er inaktiv ved indsendelsen, sender systemet automatisk godkendelsen videre til projektlederens egen leder. Kan der slet ikke findes en aktiv godkender, fjernes projektet fra listen over godkendere, så perioden ikke blokeres på ubestemt tid.

Godkendelse på vegne af en projektleder

Administratorer af arbejdsområdet og nærmeste ledere kan afslutte en periode, selv når de ikke selv er en navngiven godkender. Godkendelsesknappen i periodepanelet hedder da Godkend på vegne af .

Når perioden har flere afventende godkendere, vises en sektion Godkend på vegne af over knappen:

• Alle godkendere, der endnu ikke har godkendt, vises med deres rolle (nærmeste leder eller projektleder). Alle er markeret som standard — ét klik på Godkend på vegne af afslutter perioden.
• Fjern fluebenet ved de navne, du ikke vil godkende på vegne af. De øvrige godkendere mangler stadig at godkende og skal selv gøre det.

Mangler kun én godkender, vises sektionen ikke — et klik på Godkend på vegne af godkender da på vegne af denne ene godkender.

Handlingen registreres i historikken som Godkendt af (på vegne af), så det altid fremgår, hvem der har godkendt.

Genåbn en periode

Hvis noget er galt med en indsendt periode, kan en godkender genåbne den i stedet for at godkende. Genåbningen låser perioden op, så medarbejderen kan rette sine registreringer og indsende igen.

Genåbn en indsendt periode

Alle godkendere, der endnu ikke har godkendt, kan genåbne perioden. Klik på Genåbn i periodepanelet. En dialogboks beder dig om en årsag:

• En Årsag er påkrævet. Den sendes til medarbejderen sammen med notifikationen om genåbningen og vises øverst i periodens historik.
• Perioden vender tilbage til Klar (eller Forsinket, hvis fristen er overskredet). Listen over afventende godkendere nulstilles — når medarbejderen indsender igen, findes godkenderne på ny.

Genåbn en godkendt periode

En administrator af arbejdsområdet kan også genåbne en periode, der allerede er godkendt — for eksempel for at rette en bogføringsfejl efterfølgende. Fremgangsmåden er den samme (årsag er påkrævet), og eventuelle saldobevægelser, der blev afregnet ved godkendelsen, tilbageføres.

Admin: indsend på vegne af en medarbejder

Administratorer af arbejdsområdet med de rette rettigheder kan indsende en periode på vegne af en medarbejder — det er nyttigt, når medarbejderen har langvarigt fravær, har forladt virksomheden eller blot har glemt det.

Sådan fungerer det:

1. Gå til Tidsregistrering, og skift til medarbejderens tidsregistrering med medarbejdervælgeren øverst på siden.
2. Klik på periodens kort i værktøjslinjen. Panelet åbnes i tilstanden på vegne af.
3. Notefeltet hedder nu Årsag (påkrævet) — du skal forklare, hvorfor du indsender på medarbejderens vegne.
4. Klik på Indsend på vegne af .

Medarbejderen modtager en notifikation — indsendte din tidsregistrering for — sammen med den årsag, du har angivet. Historikken viser hændelsen som Indsendt af (på vegne af).

Administratorer kan på samme måde indsende en periode, der stadig har status Afventer (dvs. endnu ikke er slut). Også her er en årsag påkrævet.

Perioder, der lukkes for dig

En periode, hvor hver eneste arbejdsdag var godkendt fravær — en lang ferie, langtidssygdom, barsel — lukkes for dig i løbet af natten. Der er intet at indtaste og intet at gennemgå, så mTime indsender den på dine vegne.

Har en leder godkendt fraværet, godkendes perioden samtidig: vedkommende har allerede skrevet under på dens indhold. Blev fraværet godkendt automatisk af fraværspolitikken, indsendes perioden blot, og din leder godkender den som normalt.

Periodens historik viser det som udført af systemet med en bemærkning om, at hele perioden var godkendt fravær. Du får ikke besked, når det sker — der er ingen grund til at få at vide, at din måned er godkendt, mens du er på barsel.

Perioder lukkes én ad gangen og i rækkefølge, så et langt fravær lukkes over flere nætter frem for på én gang.

Notifikationer

Godkendelsesforløbet sender disse notifikationer:

Der sendes kun én notifikation pr. hændelse, periode og modtager, så gentagne handlinger på samme periode ikke fylder indbakken op.

Præcis hvornår notifikationerne om frist, forsinkelse og påmindelse sendes, er beskrevet i Påmindelse om periodeopgørelse.

Konfiguration

Godkendelsesforløbet indstilles to steder:

• Ansættelsesvilkår — styrer, om leder-godkendelse er påkrævet, og periodens form — lønperioden (månedlig fra en valgt startdag eller hver 14. dag) og hvor ofte der godkendes inden for den. Se Ansættelsesvilkår.
• Projekter — styrer godkendelse pr. projekt via kontakten Kræv godkendelse fra projektleder. Se Projekter.