Tidsregistreringsperioder

Hvordan en afsluttet periode låses, sendes til godkendelse og låses op igen — inklusive projekter med flere godkendere og administrator-handlinger.

Oversigt

En periode er ét interval af en medarbejders tidsregistrering (en uge, to uger eller en måned, afhængigt af ansættelsesvilkåret). Når perioden slutter, gennemløber den en lille livscyklus:

Status styrer, hvad medarbejderen ser på tidsregistreringen (periodekortet over gitteret), hvad der vises i Godkendelser-indbakken, og hvilke handlinger der er tilgængelige.

Indsend din tidsregistrering

Når perioden slutter, vises et periodekort over tidsregistreringsgitteret:

Kortet viser periodens datoer, status og en Indsend -knap, når perioden er klar.

For at indsende:

1. Åbn Tidsregistrering og naviger til den periode, du vil indsende.
2. Klik på Indsend på periodekortet. Panelet Periodedetaljer åbnes.
3. (Valgfrit) tilføj en note til din godkender i feltet Note.
4. Klik på Indsend for at bekræfte.

Når den er indsendt, låses perioden: cellerne bliver skrivebeskyttede, indtil godkenderen beslutter.

Genindsend efter en genåbning

Hvis en godkender har genåbnet din periode, viser periodekortet Genåbnet, og knappen Indsend bliver Genindsend .

Ved genindsendelse vises et Note (påkrævet)-felt i panelet — du skal kort forklare, hvad der er ændret siden genåbningen. Godkenderen ser denne note sammen med den oprindelige genåbningsårsag.

Periodepanelet

Når du klikker på periodekortet, åbnes Periodedetaljer, det samme panel som din godkender ser i indbakken. Det samler alt om perioden:

Panelet viser:

• Periodeoversigt — arbejdede timer, forventede timer, arbejdsdage og flex-blokken (genereret i perioden, afregning, saldo før / efter).
• Tildelinger (når relevant) — totaler for tildelingskonti, der afregnes på denne periode.
• Kontobevægelser — primosaldo, optjening, forbrug og ultimosaldo for hver konto, perioden berører.
• Projektgodkendelser — én række pr. projekt, der kræver godkendelse fra projektleder (se Perioder med flere godkendere nedenfor). Vises kun, når perioden indeholder projekter med Kræv godkendelse fra projektleder slået til.
• Historik — indsend-, godkend- og genåbn-hændelser med aktørens navn og årsag. Den seneste hændelse fremhæves øverst, så den seneste note læses først.
• Indsend / Godkend / Genåbn-knapper nederst, afhængigt af status og din rolle.

Godkendelse fra leder

Om en leder overhovedet skal godkende afhænger af ansættelsesvilkåret:

• Ingen godkendelse — indsendte perioder godkendes automatisk med det samme. Perioden lukkes og saldoerne afregnes uden et leder-trin.
• Kun medarbejder — samme som ovenfor; medarbejderens indsendelse er det sidste trin.
• Leder påkrævet — indsendte perioder venter på medarbejderens nærmeste leder. De vises i lederens Godkendelser-indbakke.

Den nærmeste leder godkender fra indbakken — se Godkendelser for indbakkeforløbet. Lederen kan også åbne periodepanelet direkte for at se den samme fulde detalje, som medarbejderen ser.

Perioder med flere godkendere

Når en medarbejder registrerer tid på et projekt, hvor indstillingen Kræv godkendelse fra projektleder er slået til, skal projektets leder også godkende perioden.

Resultatet er en periode med flere godkendere: den nærmeste leder og hver enkelt projektleder, hvis projekt har minutter i perioden, skal hver især godkende, før perioden lukkes.

Panelet Projektgodkendelser

Periodepanelet viser et Projektgodkendelser-panel, der lister pr. projekt:

• Projektnavnet (med et flueben, så snart projektets godkender har godkendt).
• Godkenderens navn.
• Det samlede antal minutter registreret på dette projekt i perioden.

Listen er frosset på indsendelsestidspunktet — at tilføje eller fjerne en projektleder senere ændrer ikke, hvem der skal godkende den åbne periode.

Mellemliggende godkendelser

Hver projektleder godkender kun sine egne projekter. Perioden forbliver Afventer godkendelse, indtil alle krævede godkendere har godkendt; kun den sidste godkendelse skifter den til Godkendt. Medarbejderen får kun besked én gang, ved den sidste godkendelse.

Hvis en projektleder er inaktiv ved indsendelsen, eskalerer systemet automatisk til projektlederens egen leder. Hvis ingen aktiv godkender kan findes, fjernes projektet fra godkendelsessættet, så perioden ikke blokeres på ubestemt tid.

Godkendelse på vegne af en projektleder

Administratorer af arbejdsområdet og nærmeste ledere kan afslutte en periode, selv når de ikke selv er en navngiven godkender. Godkendelsesknappen i periodepanelet skifter da til Godkend på vegne af .

Når perioden har flere afventende godkendere, vises en sektion Godkend på vegne af over knappen:

• Hver godkender, der stadig afventer, er listet med sin rolle (nærmeste leder eller projektleder). Alle er tilvalgt som standard — ét klik på Godkend på vegne af afslutter perioden.
• Fjern fluebenet ved navne for kun at godkende på vegne af en delmængde. De resterende godkendere forbliver afventende og skal handle selv.

Når kun én godkender afventer, vises sektionen ikke — at klikke på Godkend på vegne af godkender på vegne af denne ene godkender.

Handlingen registreres i historikken som Godkendt af (på vegne af), så revisionssporet forbliver tydeligt.

Genåbn en periode

Hvis noget er galt med en indsendt periode, kan en godkender genåbne den i stedet for at godkende. Genåbning låser perioden op for medarbejderen, så denne kan rette posteringer og genindsende.

Genåbn en indsendt periode

Enhver afventende godkender kan genåbne. Fra periodepanelet klik på Genåbn . En dialog beder om en årsag:

• En Årsag er påkrævet. Den leveres til medarbejderen med genåbningsnotifikationen og vises øverst i periodens historik.
• Perioden vender tilbage til Klar (eller Forsinket, hvis fristen er overskredet). Sættet af afventende godkendere ryddes — når medarbejderen genindsender, opløses godkendersættet på ny.

Genåbn en godkendt periode

En administrator af arbejdsområdet kan også genåbne en periode, der allerede er godkendt — for eksempel for at rette en bogføringsfejl efterfølgende. Forløbet er identisk (påkrævet årsag), og eventuelle saldobevægelser, der blev afregnet ved godkendelsen, rulles tilbage.

Admin: indsend på vegne af en medarbejder

Administratorer af arbejdsområdet med den relevante adgang kan indsende en periode på vegne af en medarbejder — nyttigt, når medarbejderen er på længere orlov, har forladt virksomheden eller blot har glemt det.

Sådan fungerer det:

1. Fra Tidsregistrering, skift til medarbejderens tidsregistrering via medarbejdervælgeren øverst på siden.
2. Åbn periodekortet. Panelet åbnes i på vegne af-tilstand.
3. Indsend-noten lyder nu Årsag (påkrævet) — du skal forklare, hvorfor du indsender på medarbejderens vegne.
4. Klik på Indsend på vegne af .

Medarbejderen modtager en notifikation — indsendte din tidsregistrering for — inklusive den angivne årsag. Historikken viser hændelsen som Indsendt af (på vegne af).

Administratorer kan også indsende en stadig afventende periode (hvor perioden endnu ikke er afsluttet) i samme forløb. Årsagen er stadig påkrævet.

Notifikationer

De notifikationer, godkendelser af tidsregistreringer genererer:

Notifikationer dedupliceres pr. (hændelse, periode, modtager): gentagne handlinger på samme periode oversvømmer ikke indbakken.

Konfiguration

Godkendelsesadfærd konfigureres to steder:

• Ansættelsesvilkår — styrer, om leder-godkendelse er påkrævet, og periodelængden (ugentlig / hver anden uge / månedlig). Se Ansættelsesvilkår.
• Projekter — styrer godkendelse pr. projekt via kontakten Kræv godkendelse fra projektleder. Se Projekter.