Sygefravær

Følg sygefraværet med de nøgletal, HR rapporterer på: fraværsprocent, hvor ofte medarbejdere er syge, hvor længe perioderne varer, og Bradford-faktoren.

Sygdom er helbredsoplysninger, så rapporten kræver også adgang til følsomme fraværsoplysninger: ledere ser den for deres egne medarbejdere og administratorer for alle. En rolle, der kan læse rapporter, men ikke følsomme fraværsdata, f.eks. Skrivebeskyttet, kan ikke åbne den.

Overblik

Sygefraværsrapporten besvarer de spørgsmål, der dukker op i sygefraværsopfølgningen:

• Hvor meget arbejdstid mister vi på grund af sygdom, pr. organisationsenhed og pr. medarbejder?
• Hvem har et usædvanligt mønster med hyppige korte fravær?
• Hvem er ofte syg lige før eller efter en weekend?
• Hvor stor en del af sygefraværet er korttidsfravær, og hvor stor en del er langtidsfravær?
• Hvordan står én måned i forhold til en anden?

Åbn Rapporter › Sygefravær i sidemenuen.

Perioden er som standard Seneste 12 måneder — den periode, som nøgletal for sygefravær, og især Bradford-faktoren, normalt opgøres over. Du kan ændre den som på enhver anden rapport.

Hvad tæller som sygdom

Rapporten tæller tid registreret på fraværsaktiviteter, hvis Kategori er Sygdom . Kategorien sættes pr. aktivitet under Indstillinger › Aktiviteter, så hvis en aktivitet mangler i rapporten, skal du først tjekke dens kategori. Ferie og andet fravær påvirker aldrig disse tal.

Sygdom tæller kun på dage, hvor medarbejderen var planlagt til at arbejde. Der ses bort fra sygefravær, der er registreret i en weekend, på en helligdag eller på en deltidsansats fridag — der gik ingen arbejdstid tabt.

Filtrering

Ud over de fælles filtre (periode, organisationsenhed, leder, ansættelsesvilkår) kan du indsnævre efter:

• Aktiviteter — en eller flere specifikke sygdomsaktiviteter (tom = alle). Kun aktiviteter med kategorien sygdom kan vælges; vælger du en overordnet aktivitet, medtages de underliggende.

Sygdomsperioder

En periode (eller episode) er ét sammenhængende sygdomsforløb, uanset hvor mange dage det dækker. Perioder er det, der gør hyppighed sammenlignelig: fem separate fravær på to dage giver et helt andet billede end ét fravær på ti dage, selvom begge koster ti dage.

mTime danner perioder ud fra medarbejderens egen arbejdskalender. To sygedage hører til samme periode, når de eneste dage imellem dem er dage, medarbejderen alligevel ikke var planlagt til at arbejde. En dag tilbage på arbejde afslutter altid perioden, og en lang pause starter altid en ny.

To indstillinger bag knappen Periodeindstillinger gør det muligt at tilpasse beregningen til jeres egne retningslinjer:

• Korttidsfravær (dage) — perioder med dette antal sygedage eller mindre tæller som korttidsfravær, længere som langtidsfravær. Standard 5.
• Brospænd (dage) — hvor mange af medarbejderens egne fridage én periode må spænde over. Standard er 3, hvilket dækker en weekend plus én tilstødende helligdag, men ikke en hel arbejdsuge.

Et eksempel med standardværdierne: en medarbejder, der er syg fredag og den følgende mandag, har én periode på to sygedage, fordi kun weekenden ligger imellem. Havde vedkommende arbejdet om mandagen og været syg igen om tirsdagen, ville det være to perioder.

Gruppering af resultaterne

Med Gruppér efter bestemmer du, hvad hver række viser. Vælg en vilkårlig kombination af:

• Organisationsenhed
• Medarbejder (tilføjer også en kolonne med ansættelsesvilkår)
• Land (vises kun, hvis dit arbejdsområde bruger arbejdslande)
• Måned

Hver række er én kombination af de valgte grupperinger — gruppér efter Medarbejder (standard) for et overblik pr. person, efter Organisationsenhed for at sammenligne organisationsenheder, eller efter Organisationsenhed og Måned sammen for at følge en organisationsenhed over tid. Fjern alle grupperinger for at få én samlet linje.

Der kan ikke grupperes efter dag: Perioder og Bradford-faktoren beskriver et forløb over flere dage og giver ingen mening for en enkelt dato. Vil du se sygefraværet pr. dag eller pr. ugedag, kan du i stedet bruge Fraværsoversigt med kategorifilteret sat til sygdom.

Rækker vises kun, hvor der var mindst én sygedag, så tabellen holdes kort. Medarbejdere uden sygefravær tæller stadig med i fraværsprocenten for deres organisationsenhed eller måned — en organisationsenheds procent er den tabte tid i forhold til den planlagte tid for alle i organisationsenheden, ikke kun for dem, der var syge.

Rækkerne sorteres efter Bradford-faktor, højeste først, så de mest markante mønstre ligger øverst. Klik på en kolonneoverskrift for at sortere anderledes.

Sådan læses kolonnerne

Sygedage og Tabte dage besvarer to forskellige spørgsmål, og det er ved halve dage, at de adskiller sig. En halv sygedag er én sygedag — personen var syg den dag, og det er, hvad hyppighed, gennemsnitlig varighed og Bradford-faktoren handler om — men kun en halv dag tabt, og det er, hvad fraværsprocenten handler om. En enkelt dag tæller aldrig som mere end en hel dag tabt, uanset hvor meget der registreres på den.

Bradford-faktoren

Bradford-faktoren er det klassiske HR-tal til at opspore forstyrrende fraværsmønstre. Den ganger antallet af perioder i anden med det samlede antal sygedage:

Bradford = perioder × perioder × sygedage

Det er netop kvadreringen af antallet af perioder, der er pointen: hyppige korte fravær giver et langt højere tal end ét langt fravær af samme samlede længde.

Over medarbejderniveau — på en række for en organisationsenhed eller måned — er tallet gennemsnittet af scorerne for de medarbejdere i gruppen, der havde sygefravær, så en stor organisationsenhed ikke straffes for sin størrelse. En periode tæller med i den måned, dens første sygedag falder i.

Fordi tallet vokser med periodens længde, bør du kun sammenligne Bradford-tal læst over samme periode. Betragt et højt tal som en anledning til en samtale, ikke som en konklusion.

Sygefravær op til og efter weekenden

Kolonnen Op til/efter weekend hjælper med et spørgsmål, der ofte dukker op i sygefraværsopfølgningen: melder en medarbejder sig jævnligt syg en fredag eller en mandag og får dermed en forlænget weekend?

Tallet vises som x af y:

• y er antallet af enkeltstående sygedage — perioder på kun én sygedag. En sygedag om fredagen og en om den følgende mandag tæller også med, samlet som én gang, fordi det er det tydeligste eksempel på mønstret.
• x er, hvor mange af dem der lå lige før eller efter medarbejderens weekend.

Længere perioder tæller ikke med, så en lang sygdom ikke skjuler mønstret.

Weekenden følger medarbejderens egen arbejdsplan. For de fleste er dagene op til og efter den fredag og mandag, men for en, der aldrig arbejder om fredagen, er det torsdag, og for en, der aldrig arbejder om mandagen, er det tirsdag. En weekend, der bliver forlænget af helligdage, tæller også — en sygedag onsdag før påske ligger op til en weekend, fordi skærtorsdag og langfredag er helligdage.

Læs tallet med omtanke. Selv hvis sygdom rammer helt tilfældigt, ligger omkring 2 ud af 5 enkeltstående sygedage for en fuldtidsansat op til eller efter en weekend, simpelthen fordi to af de fem arbejdsdage støder op til den. 3 af 7 er derfor helt normalt, mens 7 af 8 skiller sig ud. Små tal svinger meget — 1 af 1 siger ingenting — og der kan være gode grunde til et mønster, f.eks. tilbagevendende behandling. Brug tallet som anledning til en samtale, aldrig som bevis i sig selv.

Et eksempel: Inden for de seneste 12 måneder har en medarbejder haft syv enkeltstående sygedage. Tre var fredage, to mandage og to onsdage. Kolonnen viser 5 af 7.

Dage eller timer

Brug enhedsvælgeren til at skifte mellem Dage og Timer . I timevisning bliver Tabte dage og Planlagte dage til Sygetimer og Planlagte timer .

Fravær % er det samme tal i begge tilfælde — det er altid tabt arbejdstid ud af planlagt arbejdstid, så deltidsmedarbejdere og varierende arbejdstidsnormer vægtes korrekt.

Samlet fravær

Over tabellen viser Samlet fravær den samlede fraværsprocent for alle i udvalget, inklusive de medarbejdere, der slet ikke har haft sygefravær. Det er tallet, du bruger som “vores sygefraværsprocent” for den valgte periode og de valgte filtre.

Eksport

Klik på downloadknappen til højre på filterlinjen (Eksportér til Excel ) for at downloade den aktuelle visning som en .xlsx-fil. Eksporten bruger de samme filtre, grupperinger, periodeindstillinger og enhed som tabellen på skærmen og tilføjer antallet af korttids- og langtidssygedage ved siden af antallet af perioder. Tallet i Op til/efter weekend eksporteres som to kolonner — de enkeltstående sygedage, og hvor mange af dem der lå op til eller efter en weekend — så du selv kan regne videre på tallene.