Forudindstillinger
Gem en rapports samlede opsætning under et navn, hent den frem igen med et klik, og del den med kolleger.
Overblik
De fleste rapporter køres igen og igen med samme opsætning: samme periode, samme afdelinger, samme gruppering. En forudindstilling gemmer den opsætning under et navn, så du ikke skal bygge den op forfra hver gang.
Hver rapport har en Forudindstillinger -knap over filtrene. Den viser navnet på den forudindstilling, du ser på lige nu, eller blot Forudindstillinger med antallet af gemte forudindstillinger, når ingen er anvendt.
Forudindstillinger hører til den rapport, de blev gemt fra: en forudindstilling gemt på Registrerede timer optræder ikke på Sygefravær , fordi de to rapporter opsættes med forskellige ting.
Hvad en forudindstilling husker
En forudindstilling gemmer hele visningen — alt det, du kan ændre på siden:
- Periode
- De fælles filtre: Afdeling , Leder , Ansættelsesvilkår
- Rapportens egne filtre, for eksempel Aktivitet på Registrerede timer eller kontiene på Kontobevægelser
- Rapportens visningsindstillinger: Gruppér efter , timer/dage-enheden og indstillinger som sygefraværsrapportens Periodeindstillinger
Perioder gemmes som det, du valgte — ikke som faste datoer. En forudindstilling gemt med Indeværende måned viser stadig den indeværende måned næste år, fordi perioden regnes ud fra dagens dato, hver gang du anvender den. Kun et selvvalgt Brugerdefineret interval beholder sine præcise datoer, for der er intet relativt at huske.
Sådan gemmer du den aktuelle visning
- Sæt rapporten op, som du vil have den — periode, filtre, gruppering, enhed
- Klik på Forudindstillinger og vælg Gem nuværende visning…
- Giv den et navn, for eksempel “Månedlig teamgennemgang”
- Del den eventuelt med andre roller (se Deling)
- Klik på Opret
Listen Medtaget i panelet opsummerer, hvad du er ved at gemme, så du kan tjekke periode og filtre, inden du navngiver den.
Sådan anvender du en forudindstilling
Åbn menuen Forudindstillinger og klik på et navn. Rapporten indlæses med den opsætning, og et flueben markerer den anvendte forudindstilling.
Når du anvender en forudindstilling, ændres sidens adresse også, så du kan kopiere linket fra browseren og sende det til en kollega — de ser den samme visning, afgrænset til de medarbejdere, de har adgang til. Excel-eksporten følger også den anvendte forudindstilling.
Ændrer du derefter et filter, vises en prik ved siden af forudindstillingens navn for at vise, at visningen ikke længere svarer til det, der blev gemt. Du kan enten lade den være (der gemmes intet, før du siger til) eller opdatere forudindstillingen:
- Åbn menuen Forudindstillinger og klik på opdateringspunktet, der nævner den anvendte forudindstilling, for at overskrive den med det, der er på skærmen
- Eller vælg Gem nuværende visning… for at beholde begge som to forudindstillinger
Åbn en rapport med en forudindstilling
Sæt en stjerne ved en forudindstilling for at gøre den til din standard for den rapport:
- Åbn menuen Forudindstillinger
- Peg på forudindstillingen og klik på stjernen (eller åbn Administrer forudindstillinger… , hvor stjernerne altid er synlige)
Fra da af anvendes den stjernemarkerede forudindstilling med det samme, når du går til rapporten. Én stjerne pr. rapport — sætter du en stjerne ved en anden, erstatter den den første. Klik på stjernen igen for at vende tilbage til rapportens egen standardvisning.
Stjernen er personlig, også på en delt forudindstilling: sætter du en stjerne ved en forudindstilling, som din administrator har delt med dig, ændrer det kun din egen standardvisning — ingen andres.
En stjernemarkeret forudindstilling anvendes kun, når du åbner rapporten på normal vis. Følger du et link, der selv bærer filtre, eller vender du tilbage til en rapport, du netop arbejdede i, vinder det, du sad med.
Del en forudindstilling med kolleger
Forudindstillinger deles med roller frem for med enkelte personer, så en ny leder automatisk får de rapporter, din organisation kører.
Vælg en eller flere roller under Del med roller i gemme- eller redigeringspanelet. Alle med en af de roller finder forudindstillingen i deres egen Forudindstillinger -menu blandt de delte, markeret med et personikon, der nævner de roller, den er delt med.
Kun de roller, der faktisk kan åbne rapporter, tilbydes, så en forudindstilling aldrig deles med nogen, der ikke ville kunne se den.
Deling er som standard en administratorhandling. Andre roller kan se afsnittet Del med roller , men kan ikke bruge det — deres forudindstillinger forbliver personlige. Vil du også lade ledere dele forudindstillinger, så tilføj tilladelsen report / share til deres rolle under .
En forudindstilling, du ikke deler, er personlig: kun du kan se den, og den fjernes sammen med dine øvrige personlige data, når din medarbejderpost slettes. Delte forudindstillinger bliver, og enhver administrator kan administrere dem — så de rapporter, din organisation er afhængig af, ikke forsvinder med den kollega, der først satte dem op.
Administrer forudindstillinger
Vælg Administrer forudindstillinger… i menuen Forudindstillinger for at se alt, hvad der er gemt på denne rapport, delt op i Mine forudindstillinger og Delt , med de roller, hver delt forudindstilling er delt med.
Hver række tilbyder:
| Handling | Hvad den gør |
|---|---|
| Stjerne | Åbn denne rapport med denne forudindstilling (din egen standard) |
| Redigér | Omdøb den, eller ændr hvilke roller den er delt med |
| Opdater fra nuværende visning | Overskriv opsætningen med det, der er på skærmen — tilbydes for den forudindstilling, du har anvendt |
| Slet | Fjern den |
Du kan altid administrere dine egne forudindstillinger. En delt forudindstilling kan derudover administreres af administratorer, som ser redigér- og slet-handlingerne på den; for alle andre kan den kun læses — den kan anvendes og stjernemarkeres, men ikke ændres.
Sletter du en delt forudindstilling, fjernes den for alle med de roller, den var delt med, og det står i bekræftelsen. Forudindstillinger er dog nemme at oprette igen: intet i dine tidsdata afhænger af dem.