Adviseringsmails
Se, hvilke adviseringsmails mTime har sendt, til hvem, og hvorfor nogle ikke har fået en.
Overblik
Adviseringer sender en mail, når en betingelse er opfyldt — en medarbejder, der har været syg i tre dage, en tidsregistrering, hvor der ikke er registreret noget, en saldo, der er ved at udløbe. Denne rapport viser, hvad det har ført til.
Der er én række pr. modtager: en advisering, der sendes til medarbejderen, lederen og en ekstern adresse, giver tre rækker for den samme hændelse. Hver række viser:
- Dato , hvor mailen blev sendt eller sidst forsøgt sendt
- Advisering , der blev udløst
- Emne , præcis som det blev sendt
- Medarbejder , som adviseringen handler om — ikke nødvendigvis den, der modtog den
- Modtager (adressen) og Modtagertype : medarbejder, leder eller ekstern
- Status og en Årsag , når mailen ikke blev sendt
Åbn i sidemenuen. Fra en enkelt adviserings indstillingsside åbner Se sendte e-mails denne rapport filtreret til netop den advisering.
Emne og Modtager er skjult til at begynde med, så de kolonner, der svarer på “blev den sendt, og hvorfor ikke?”, kan være i tabellen, uden at den bliver for bred. Slå dem til med kolonneknappen over filtrene; dit valg huskes.
Hvorfor nogen ikke fik en mail
Det er formålet med rapporten. En række med statussen Ikke sendt viser årsagen:
| Årsag | Hvad skete der |
|---|---|
| Ingen e-mailadresse | Medarbejderen har ingen e-mailadresse, så der var ingen steder at sende den hen |
| Ingen leder kunne findes | Medarbejderen har ingen leder, eller lederen har ingen e-mailadresse |
| Adressen er spærret | Adressen har tidligere afvist mail eller markeret mTime som spam, så mTime skriver ikke længere til den |
| Afsendelse mislykkedes | E-mailudbyderen afviste beskeden |
mTime bliver ved med at forsøge. En mail, der ikke blev sendt, forsøges igen ved hver daglige kørsel, og den dag, problemet er løst — en adresse er udfyldt, en leder er tildelt — bliver mailen sendt og vises som Sendt . Et problem, der varer ved, gentages ikke som en ny række hver dag; i stedet rykkes datoen på den eksisterende række frem.
Leveringsstatus
En række markeret Afvist betyder, at e-mailudbyderen har oplyst, at netop den besked ikke kunne leveres — typisk en postkasse, der ikke længere findes, eller en modtager, der har markeret beskeden som spam.
En række uden afvisning betyder, at der ikke er rapporteret nogen afvisning. Det er ikke en leveringskvittering: mTime kan oplyse, at beskeden blev modtaget af e-mailudbyderen, og at intet kom retur — men ikke, at den nåede frem til en indbakke, eller at nogen har læst den.
Vælg Afvist i filteret Status for kun at se disse rækker. Opsummeringen over tabellen viser også, hvor mange af de sendte mails der blev afvist.
Hvad der ikke gemmes
Kun emnelinjen gemmes, aldrig selve indholdet. Ingen del af denne rapport kan vise, hvad en adviseringsmail indeholdt ud over emnet, og det er bevidst — adviseringsmails kan handle om følsomme forhold som sygdom, og derfor skrives deres indhold aldrig til databasen.
Afsendelser gemmes, så længe den medarbejder, de vedrører, findes. Når en medarbejder slettes efter jeres indstillinger for dataopbevaring, slettes adviseringsmails om vedkommende også.
Filtrering
Ud over de fælles filtre — periode, organisationsenhed, leder og ansættelsesvilkår — filtrerer denne rapport på Advisering , Modtagertype og Status . Perioden gælder den dato, hvor mailen blev sendt eller sidst forsøgt.
Eksport
Klik på downloadknappen til højre i filterlinjen (Eksportér til Excel
) for at hente den aktuelle visning som en .xlsx-fil.