Løn

Send godkendt tid til jeres lønsystem, og se, hvad der allerede er sendt.

Overblik

På siden Løn frigiver lønadministratoren godkendt tid til lønsystemet. Det er en anden opgave end at godkende tidsregistreringer: Lederen afgør, om timerne er rigtige, og lønadministratoren afgør, hvornår de udbetales.

Alt på siden er bygget op omkring en kørsel.

En kørsel er ét lønsystem og én frist.

Fristerne kommer fra lønsystemet selv: Hver integration har sin egen plan, og kørslerne er den plan fordelt over tid. Medarbejdernes lønperioder har ingen indflydelse på dem.

Sender jeres arbejdsområde til to lønsystemer — under en migrering, eller fordi forskellige grupper lønnes i forskellige systemer — får hvert system sine egne kørsler med egne frister og egne filer. Derfor gælder en kørsel kun ét system: En periode i tidsregistreringen kan skulle sendes til to systemer på samme tid og kan derfor ikke have én fælles frist.

En kørsel er ikke én enkelt afsendelse. Den kan modtage flere leveringer frem til fristen, så I kan frigive det, der er godkendt nu, og sende resten, efterhånden som det bliver godkendt.

To måder at levere til et lønsystem

Nogle lønintegrationer leverer automatisk, efterhånden som hver tidsregistrering godkendes. Andre holder data tilbage, indtil en lønadministrator frigiver dem. Begge typer vises på denne side, og forskellen er én indstilling på integrationen — Afvent lønkørsel :

En automatisk kørsel er stadig nyttig at have på siden: Det er det eneste sted, hvor man kan se, hvad lønsystemet har modtaget, og for hvilke perioder. Der er bevidst ingen Send-knap på den, for hvis man låste en periode, som lønsystemet allerede har udbetalt, ville den blive udbetalt to gange.

I en automatisk kørsel står der ved hver tidsregistrering, hvad der er sket med den: Leveret eller Endnu ikke leveret med årsagen — en mislykket levering eller en kilde uden lønart i det pågældende system. Når fristen er passeret, låses kørslens tidsregistreringer endeligt på samme måde som i en sendt kørsel, uanset om lønsystemet har modtaget dem. En tidsregistrering, der ikke er leveret, forbliver derfor markeret, så du kan gøre noget ved den.

Det skal være på plads først

Løn vises først i menuen, når en integration, der modtager løndata, er slået til. Kørslerne vises, når to ting er sat op:

1. En lønintegration er slået til — se Integrationer. Den indbyggede Løn-CSV-eksport kræver ingen adgangsoplysninger, kun en idriftsættelsesdato (Eksportér fra ).
2. Integrationen har en fristplan — Lønfristens hyppighed (Fristens hyppighed på Løn-CSV-eksport) er sat til månedlig (med en dag i måneden) eller hver 14. dag (med én startdato, som de øvrige frister beregnes ud fra). Det er fristplanen, der opretter kørslerne. En integration uden fristplan har ingen kørsler, og siden forbliver tom for den.

Slår I Afvent lønkørsel til uden en fristplan, afviser mTime ændringen. Uden en plan ville der ikke være nogen kørsler, og så ville de tilbageholdte data aldrig blive frigivet — tidsregistreringerne ville blot holde op med at nå frem til lønsystemet, uden at der stod noget på skærmen om hvorfor.

For at der vises beløb, skal de aktiviteter og tidskonti, I vil have udbetalt, også have integrationens lønart — den kodeattribut, som integrationen tilføjer til aktiviteter og tidskonti, f.eks. Lønart , som den hedder både for Intega Løn og for Løn-CSV-eksport. En kilde uden lønart i et lønsystem sendes aldrig dertil — og netop det gør det muligt at køre to systemer side om side, så hvert system kun modtager det, der har en lønart til det.

Tillæg, der indsættes på en tidskonto, sendes ikke som tillæg

Et tillæg, som en afregningspolitik bruger som input, indsættes på en tidskonto: Det krediteres politikkens tidskonto med politikkens faktor og når kun lønsystemet som en udbetaling fra kontoen, hvis det overhovedet når det. Et sådant tillæg sendes aldrig til løn som et selvstændigt tillæg, uanset hvilken lønart det har. Opgørelsen for perioden viser, hvad der er hvad: Tabellen Tillæg viser, hvor hvert tillæg går hen, kontolinjen viser udregningen (Overarbejde 2t00 × 1,5 = 3t00), og afsnittet Løn viser præcis, hvad perioden sender til løn.

Sådan åbner du siden

Vælg Løn i sidemenuen. Siden har to afsnit:

• Åbne kørsler — det, der venter på at blive sendt, hver med en frist.
• Sendte kørsler — lukkede kørsler, som dokumentation for, hvad der er sendt.

Med periodefilteret øverst bestemmer du, hvor langt tilbage siden viser.

Sådan læser du en åben kørsel

Hver åben kørsel vises som et kort. Overskriften angiver lønsystemet og fristen — det er fristen, der er vigtig, så en frist i dag eller inden for den kommende uge er fremhævet med farve.

Statuslinjen

En kørsels status er en fordeling, ikke én enkelt status: En del kan være sendt, mens resten stadig er åben. Linjen er delt i tre:

De tre tal

Hver kørsel viser, hvad den udbetaler, i de tre kategorier, som en lønadministrator kontrollerer:

Årsværket beregnes ved at dividere de udbetalte timer med hver medarbejders fuldtidsuge — ansættelsens egen referenceuge, hvis en arbejdstidspolitik fastsætter en, og ellers arbejdsområdets Standard Weekly Hours under Admin › Arbejdsområde (se Ansættelsesvilkår). Tallet betyder derfor det samme her som alle andre steder i mTime. Hver tidsregistrering tælles med i sin egen periode, så en forsinket tidsregistrering ikke får tallet til at se for stort ud i den kørsel, der tilfældigvis udbetaler den.

Se, hvem der holder en kørsel tilbage

Klik på Se detaljer på en kørsel (eller på kørslens navn) for at åbne kørslens side. Øverst står kørslens eget kort — det samme som på siden Løn, med fristen, Send til løn, statuslinjen, de tre tal og de filer, der allerede er sendt — så alt, hvad du kan gøre med en kørsel, kan du også gøre herfra. Nedenunder vises én række pr. tidsregistrering, ikke pr. medarbejder — samme person kan altså stå der to gange, f.eks. med en forsinket tidsregistrering fra en tidligere periode ud over den aktuelle.

Rækkerne er grupperet efter, hvad der skal gøres ved dem:

Klikker du på en række, åbnes den sædvanlige visning af tidsregistreringen i et panel over kørslens side, så du kan se timerne, godkende eller anmode om ændringer uden at forlade siden.

Send til løn

Klik på Send til løn (eller Send N mere, når kørslen allerede har leveret én gang). Bekræftelsen viser:

• hvilken levering der er tale om, og at tidligere leveringer ikke berøres af den;
• hvad den indeholder i hver af de tre kategorier;
• hvor meget af den der er forsinket — arbejdet i en tidligere periode og udbetalt nu;
• hvor mange tidsregistreringer der ikke er godkendt og derfor ikke kommer med.

Afsendelsen kører i baggrunden. Siden opdateres, når den er færdig; i et stort arbejdsområde kan det tage et øjeblik.

Hvad sker der med arbejde, der ikke når en kørsel?

Intet går tabt. Når en kørsels frist er passeret, modtager kørslen ikke flere leveringer, og alt, der endnu ikke er sendt, kommer med i den næste kørsel for samme lønsystem — hvor det vises som forsinket med den periode, arbejdet faktisk blev udført i.

Derfor giver det stadig mening at godkende en tidsregistrering efter fristen: Timerne udbetales én kørsel senere i stedet for slet ikke.

Sendte kørsler, og hvad “leveret” egentlig betyder

Tabellen over sendte kørsler viser lukkede kørsler med, hvad hver kørsel udbetalte, hvor meget af det der var forsinket, og hvordan det blev leveret. Kolonnen Leveret er bevidst præcis om, hvad mTime faktisk kan vide:

Ved en fileksport kan mTime ikke vide mere end to ting: at filen er dannet, og at den er hentet — aldrig at lønsystemet har godkendt den. Advarslen ikke hentet er derfor den, du skal reagere på — uden den ville en kørsel, som ingen har hentet, se præcis ud som en vellykket.

En kørsel kan danne flere filer, én pr. levering, nummereret i filnavnet. En senere fil supplerer de tidligere; den erstatter dem ikke.

Dan filen igen

Er en fil sendt med en manglende eller forkert lønart, så ret lønarten på aktiviteten eller tidskontoen, og klik på Gendan filen ved leveringen. mTime danner en ny fil med præcis de tidsregistreringer, som den levering indeholdt, og markerer den gamle fil som erstattet i stedet for at slette den — for at kunne dokumentere lønnen skal man kunne se, hvad der blev sendt første gang.

Du kan kun danne en fil igen, hvis mTime har registreret, hvad filen indeholdt. Ved en fil, der blev leveret, før mTime begyndte at registrere det, forklarer knappen dette og henviser dig til i stedet at sende en ny fil med det, der stadig skal udbetales.

Kontrollér detaljerne

Lønrapporten viser beløbene til udbetaling pr. medarbejder og kilde, hvert med henvisning til den tidsregistrering, det kommer fra, og om tidsregistreringen er sendt. Fordi “sendt” er et filter og ikke en fast afgrænsning, kan den samme rapport besvare både “hvad er jeg ved at sende?” før en kørsel og “hvad sendte jeg?” bagefter. Datointervallet vælger lønkørsler efter deres frist — den kørsel, der sendte et beløb, eller den næste åbne kørsel for et beløb, der endnu ikke er sendt — og ikke perioder i tidsregistreringen. En forsinket tidsregistrering fra maj, der udbetales i julikørslen, står derfor i rapporten for juli. Rapporten kan eksporteres til Excel som alle andre rapporter.

Rettigheder

At sende en periode til udbetaling kræver en anden rettighed end at godkende tidsregistreringer, så I kan tildele den uden samtidig at give adgang til at redigere eller godkende andres timer.