Godkendelser

Gennemgå og træf beslutninger om afventende timesedler og fraværsanmodninger fra dit team — alt sammen på ét sted.

Oversigt

Godkendelsesindbakken er den ene side, hvor ledere håndterer alt, der venter på en beslutning — indsendte timesedler og afventende fraværsanmodninger, side om side. Hver række er ét element at handle på; du kan gennemgå detaljen, godkende, afvise eller håndtere flere på én gang.

Godkendelsesforløbet har disse tilstande, fælles for timesedler og fravær:

For medarbejdere

Medarbejdere bruger ikke godkendelsesindbakken. De interagerer med godkendelser fra de sider, hvor arbejdet foregår:

• Timesedler — indsend en afsluttet periode fra siden Tidsregistrering. Når den er indsendt, er perioden låst, indtil en leder træffer beslutning.
• Fravær — indsend en anmodning fra kalenderen. Nogle politikker godkender automatisk; andre går via en leder.

Medarbejdere får besked, når deres indsendelse er godkendt eller afvist. En afvisning indeholder lederens begrundelse og låser elementet op til rettelse.

Åbn indbakken

Åbn Godkendelser fra sidebjælken.

Når der er elementer i kø, viser dashboardet også et genvejskort med totalen opdelt efter type (timesedler, fravær). Et klik åbner indbakken med standardfiltre.

Læs indbakken

Hver række viser ét afventende element med disse kolonner:

Øverst på siden opsummerer tre tællere den aktuelle visning: totalen afventende, antallet med advarsler og antallet med info-noter.

Hvis der intet venter, viser indbakken Alt er ekspederet — intet at godkende lige nu.

Gruppering

Brug skifteren Medarbejder / Leder / Type over tabellen til at vælge, hvordan rækker grupperes:

• Medarbejder (standard) — én sammenklappet gruppe pr. indsender. Bedst når du gennemgår et team, du kender.
• Leder — grupperet efter den tildelte godkender. Udfoldet som standard; nyttigt for administratorer, der gennemgår på tværs af arbejdsområdet.
• Type — timesedler sammen, fravær sammen. Praktisk, når du vil afvikle én type ad gangen.

En gruppe med ét element vises direkte uden indpakning. Sammenklappede gruppeoverskrifter viser et kort resumé (antal pr. type, ældste indsendelse, periode), så du kan vurdere, om de skal foldes ud.

Filtre og søgning

Værktøjslinjen over tabellen tilbyder:

• Leder — filtrer efter godkender. Standard er Mig, så du kun ser elementer ruttet til dig. Ryd filteret for at se elementer ruttet til andre ledere (hvis du har rettighed).
• Enhed — begræns listen til en eller flere organisationsenheder.
• Type — vis kun timesedler eller kun fravær.
• Advarsler — vis kun elementer med Advarsel, kun Info, eller kun elementer uden nogen noter.
• Søg — find et element via medarbejdernavn, periode eller begrundelse.

Filtervalg huskes. Næste gang du åbner indbakken — også efter at have lukket fanen — gendannes dine seneste filtre. Dashboard-genvejen rydder bevidst filtrene, så du altid lander på en frisk visning.

Advarsler og info

Elementer kan bære noter, der signalerer kontekst, godkenderen bør kende inden beslutning.

• Advarsel (ravgul, trekantsikon) — et blokerende forhold, som et overlappende fravær, en negativ saldo eller en regelovertrædelse. At godkende et element med en advarsel kræver eksplicit bekræftelse.
• Info (himmelblå, i-ikon) — en blød note, f.eks. en manglende kommentar eller en anmodning, der rører en helligdag. At godkende et element med kun info-noter kræver ikke ekstra bekræftelse.

Hold musen over en pille for at se hele beskeden.

Gennemgå en anmodning

Klik på en række (eller vælg Detaljer i rækkens menu) for at åbne detaljepanelet til højre.

For en fraværsanmodning viser panelet:

• Aktivitetens navn, datoerne og antal arbejdsdage.
• Et team-overlapsgitter — dit team på tværs af de anmodede dage, med anmoderen fremhævet, kollegers planlagte fravær i himmelblåt og deres afventende anmodninger i ravgul. Korte anmodninger udfyldes med omkringliggende dage som kontekst; meget lange anmodninger falder tilbage til en liste.
• Et link Se i teamkalenderen hvis du vil se anmodningen i sin fulde sammenhæng.
• Eventuelle advarsler og info-noter, udfoldet med hele beskeden.

For en timeseddel viser panelet:

• ISO-ugen, periodens datoer og antal arbejdsdage.
• Arbejdede vs. forventede timer for perioden.
• Flex-blokken: Optjent i denne periode, Denne periode (afregning), Saldo før, Saldo efter.
• En liste Projektgodkendelser — vises, når perioden indeholder projekter, der kræver projektleders godkendelse. Hver række viser projektet, godkenderen, de registrerede minutter og om godkenderen allerede har godkendt. Se Perioder med flere godkendere.
• En Historik — indsend-, godkend- og genåbn-hændelser med aktør og årsag.
• Et link Åbn i tidsregistrering for at gennemgå posteringerne direkte.

Knapperne Godkend og Genåbn sidder nederst i panelet. Når du ikke selv er en navngiven godkender — for eksempel en administrator, der lukker en periode, som kræver en projektleders godkendelse — vises en Godkend på vegne af-vælger, så du kan registrere, hvis godkendelse du leverer. Se Godkendelse på vegne af en projektleder.

Godkend

Du kan godkende fra tre steder:

• Rækkens menu — vælg Godkend i tre-prikkers-menuen på en enkelt række.
• Detaljepanelet — brug knappen Godkend efter gennemgang.
• Batch-handling — se nedenfor.

Når elementet bærer en advarsel, skifter godkendelsesknappen til ravgul og lyder Godkend med advarsler, og en bekræftelsesdialog opsummerer, hvad du er ved at bekræfte. Elementer med kun info-noter godkendes direkte.

Batch-godkend

Vælg flere elementer med afkrydsningsfelterne — pr. række, pr. gruppeoverskrift (vælger alle elementer i gruppen) eller tabellens overskriftsboks (vælger alt synligt). En blå Godkend valgte (N) knap dukker op i værktøjslinjen.

Bekræftelsesdialogen viser:

• En resumélinje — for eksempel 3 timesedler · 2 fravær.
• Et ravgult Advarsler-kort, der lister elementer med advarsler, grupperet efter medarbejder og periode, med hele beskeden.
• Et himmelblåt Til info-kort, der lister elementer med kun info-noter.
• En fodnote N andre elementer godkendes uden noter når nogle af de valgte elementer er rene.

At bekræfte godkender alle valgte elementer på én gang.

Genåbn (timesedler) og afvis (fravær)

At sende et element tilbage til medarbejderen fungerer ligesom godkendelse — fra rækkens menu, fra detaljepanelet eller som batch. Du indtaster en begrundelse, som medarbejderen ser sammen med notifikationen.

• En timeseddel Genåbnes: perioden låses op, så medarbejderen kan rette posteringer og genindsende. Årsagen er påkrævet. Se Genåbn en periode for de timeseddel-specifikke detaljer, herunder genåbning af en periode, der allerede er godkendt.
• En fraværsanmodning Afvises: anmodningen lukkes, og medarbejderen kan indsende en korrigeret, hvis ønsket.

Uddelegering af dine godkendelser

Skal du på ferie? Du kan give din godkendelsesret til en anden leder (en stedfortræder) i en afgrænset periode, så anmodningerne ikke hober sig op, mens du er væk.

Opret en uddelegering

Åbn indbakken og klik på Uddelegering i værktøjslinjen. Panelet viser dine aktuelle uddelegeringer og lader dig oprette en ny: vælg stedfortræderen (enhver anden leder), vælg første og sidste dag, og bekræft. Du kan oprette flere uddelegeringer — til forskellige stedfortrædere, endda for samme periode — og fjerne dem når som helst.

Når du anmoder om fravær for dig selv, tilbyder anmodningsformularen det samme i ét trin: slå Uddeleger mine godkendelser, mens jeg er væk til, vælg stedfortræderen, og uddelegeringen oprettes for de ønskede datoer, når du indsender. Uddelegeringen lever sit eget liv bagefter — hvis fraværet senere afvises eller annulleres, kan du fjerne uddelegeringen fra panelet i indbakken, hvis du ikke længere har brug for den.

Mens uddelegeringen er aktiv

• Stedfortræderen ser dine afventende sager i sin egen indbakke, markeret for dig — lederfilteret inkluderer dig som standard hos dem.
• Nye anmodninger fra dit team giver straks stedfortræderen besked; den natlige timeseddel-oversigt går til dem i stedet for dig.
• Alt forbliver tildelt dig: du kan stadig se og behandle dine sager som normalt, og den, der handler først, vinder. Beslutninger truffet af stedfortræderen registreres i revisionssporet som truffet på dine vegne.

Når du kommer tilbage

Din notifikationsklokke blev holdt opdateret hele tiden — alt, hvad stedfortræderen allerede har behandlet, blev ryddet automatisk. I stedet for en e-mail pr. anmodning, mens du var væk, modtager du én opsummerings-e-mail på din første arbejdsdag tilbage, der kun viser de sager, som stadig kræver din opmærksomhed.

Administratorer kan administrere uddelegeringer på vegne af enhver leder fra samme panel — nyttigt når nogen pludselig bliver sygemeldt uden at have oprettet en.

Live opdateringer

Indbakken opdaterer sig selv, efterhånden som elementer ankommer, besluttes eller trækkes tilbage — herunder ændringer udløst fra andre sider (f.eks. en medarbejder, der annullerer en fraværsanmodning). Du behøver ikke at genindlæse siden.

Konfiguration

Godkendelse af timesedler

Godkendelse af timesedler konfigureres pr. ansættelsesvilkår (om leder-godkendelse overhovedet kræves og periodens længde) og pr. projekt (om et bestemt projekt kræver sin egen projektleders godkendelse i tillæg).

Se Tidsregistreringsperioder for den fulde livscyklus, herunder indsendelse, genåbning og administrator-handlinger.

Godkendelse af fravær

Godkendelse af fravær konfigureres pr. politik via plugins:

• Kræver godkendelse — hver anmodning under politikken kræver ledergodkendelse.
• Betinget godkendelse — kun anmodninger over en tærskel kræver ledergodkendelse; kortere anmodninger godkendes automatisk.

Anmodninger under politikker uden nogen af pluginsene godkendes automatisk, så længe saldoen og de øvrige regler tillader det.