Excel-import

Flyt din organisation, dine medarbejdere og deres børn, saldi og fravær ind i mTime med en helt almindelig Excel-projektmappe. Det er formatet, du skal bruge, når data kommer fra et løn- eller tidsregistreringssystem, du er ved at skifte væk fra.

Overblik

Formatet Simpel Excel er én .xlsx-projektmappe med fem ark:

Du kan åbne, læse og redigere projektmappen i Excel, Numbers eller Google Sheets. Det er netop pointen: Formatet er beregnet til at oprette mange medarbejdere på én gang, til masseændringer og til migrering fra et andet system.

Det er ikke det samme som den fulde sikkerhedskopi af arbejdsområdet:

Sådan får du en projektmappe at starte fra

Du har to udgangspunkter, og begge er bedre end at bygge filen fra bunden. De indeholder allerede de præcise kolonneoverskrifter, de aktuelle kontonavne fra dit arbejdsområde og én kolonne for hver attribut, I har oprettet.

En tom skabelon. Gå til Admin › Dataimport, og klik på Download skabelon . Du får import-template.xlsx, som er lavet til netop dit arbejdsområde: alle fem ark, et vejledningsark, som projektmappen åbner på, grå eksempelrækker, som du skriver hen over, én kolonne pr. tidskonto og én kolonne pr. attribut.

Skabelonen er på dit arbejdsområdes sprog — både fanerne og kolonneoverskrifterne. Med pilen ved siden af knappen kan du vælge et af mTimes seks andre sprog. En konsulent i et engelsksproget arbejdsområde kan altså give en dansk kollega en dansk projektmappe med fanerne Medarbejdere, Tidskonti, Børn osv.

En udfyldt eksport. Gå til Admin › Dataeksport, vælg formatet Simpel Excel , og klik på Eksportér . Du får de samme kolonner — dog uden arkene Absence og Children, som kun bruges til import — med dine nuværende medarbejdere, attributværdier og saldi udfyldt. Redigér den, og importér den igen. Det er sikkert, fordi eksporten skriver præcis de id’er og navne, som importen forventer.

Eksporten har tre valgmuligheder:

• Kun medarbejdere — udelader arket Accounts
• Anonymisér personoplysninger — erstatter navne, e-mails og kontaktoplysninger med pladsholdere. Cellerne med attributter tømmes også, både i arket Employees og i arket Org Units: En attribut kan indeholde hvad som helst, så en anonymiseret eksport kan ikke vide, hvilke der er sikre at beholde. En anonymiseret eksport er til at dele en kopi af data, ikke til at redigere og importere igen: En import af den ville erstatte alles navne og e-mails med pladsholderne.
• Omfang af medarbejderdata — eksportér én medarbejder, én organisationsenhed eller alle

Hvad skabelonen indeholder

• Vejledning — det ark, projektmappen åbner på. Det forklarer, hvad hvert ark bruges til, hvad hver kolonne betyder, og hvad farverne i overskriftsrækken står for. Det viser også skabelonens version, hvilket sprog den er lavet på, og hvilket arbejdsområde den kommer fra. Det er rart at vide, når en fil har været sendt rundt i et par uger, før den kommer tilbage til dig.
• De fem dataark — Org Units, Employees, Accounts, Absence og Children, på dansk Organisationsenheder, Medarbejdere, Tidskonti, Fravær og Børn.
• Lister — værdierne bag rullelisterne.

Vejledning og Lister læses ikke af importen. Du kan lade dem blive i filen eller slette dem.

Overskriftsrækken er farvekodet, så du hurtigt kan se, hvad et ark kræver:

De kolonner i arket Employees, som sjældent bruges — telefon, mobil og adresse — står yderst til højre og er foldet sammen. Dagskolonnerne Man … Søn er foldet sammen i deres egen gruppe lige før Ugenorm. Klik på + over en gruppe for at folde den ud. Kolonnerne importeres stadig, hvis du udfylder dem, men de fleste importer har ikke brug for dem. Vejledningsarket forklarer farverne og samler hvert arks påkrævede kolonner ét sted.

Flere kolonner har en rulleliste. Rullelisterne advarer i stedet for at blokere, og det er med vilje: Arket Employees må gerne nævne en organisationsenhed, som arket Org Units opretter i samme import, og en blokering ville gøre det umuligt at skrive den.

De grå eksempelrækker viser, hvordan en værdi skal se ud — f.eks. initialer i Medarbejder-id eller en underenhed, der angiver sin overordnede enhed. Det er pladsholdere: Skriv hen over dem, eller slet rækkerne. Arkene Absence og Children har ingen eksempelrækker.

Sådan læser mTime projektmappen

Nogle få regler gælder for hele filen. Læs dem én gang, for de fleste mislykkede importer skyldes dem og ikke selve dataene.

• Arkene skal hedde Org Units, Employees, Accounts, Absence og Children eller have det navn, de har på et af mTimes sprog, sådan som skabelonen skriver dem (på dansk Organisationsenheder, Medarbejdere, Tidskonti, Fravær og Børn). De engelske navne virker altid. Alle andre ark i projektmappen ignoreres, også skabelonens egne ark Vejledning og Lister. En projektmappe med kun nogle af de fem ark er helt i orden.
• Kolonneoverskrifterne står på ét sprog, men mTime kan læse alle syv. En projektmappe, som mTime laver, får overskrifter på dit arbejdsområdes sprog — eller på det sprog, du valgte, da du downloadede den — og mTime genkender en standardkolonne på overskriften på et hvilket som helst af de syv sprog. En projektmappe på dansk kan altså importeres af en administrator, der bruger mTime på engelsk, og et ark, hvor nogen har skrevet halvdelen af overskrifterne om til et andet sprog, virker stadig. Hver overskrift, som mTime skriver, indeholder desuden en skjult nøgle, som regnearket ikke viser, og som entydigt angiver kolonnen. Det er den, der gør, at en kolonne stadig kan importeres, efter at filen er blevet oversat, eller en attribut er blevet omdøbt.
• Overskrifter, du selv skriver, virker også, så længe du staver dem, som mTime gør på et af de syv sprog. Store og små bogstaver og mellemrum før og efter betyder ikke noget, men et ord, du selv finder på, bliver ikke genkendt. Derfor er den sikreste fil en, som mTime har lavet: Redigér skabelonen eller en eksport i stedet for at bygge projektmappen fra bunden. Kolonnenavnene på denne side er de danske overskrifter fra skabelonen.
• Række 1 er overskriftsrækken. Alle følgende rækker er data.
• Kolonner findes ud fra overskriften, ikke ud fra placeringen. Du kan frit flytte rundt på kolonnerne.
• Helt tomme rækker springes over, så tomme rækker nederst i et ark gør ingen skade.
• En kolonne, som mTime ikke genkender, ignoreres — og du får besked om den. I arkene Org Units, Employees, Absence og Children kan du sagtens have en kolonne med noter. Én overskrift er dog ikke bare en note: Eksternt id læses i både arket Org Units og arket Employees, og det er her, dit gamle systems id-nummer hører hjemme. Trinnet Gennemgang viser alle de kolonner, der er blevet ignoreret, stavet præcis som i din fil, og foreslår den kolonne, du sandsynligvis mente, når det er muligt. Det er en advarsel og ikke en fejl: Din notekolonne gør ingen skade, og importen kan køre — men en stavefejl i en overskrift bliver fanget før importen og ikke bagefter. I arket Accounts er det omvendt: Alle kolonner, der ikke hedder Medarbejder-id, Fulde navn eller Importdato, læses som en tidskonto, så en overflødig kolonne dér giver en fejl.
• Datoer kan være rigtige datoceller eller tekst skrevet som YYYY-MM-DD. Hvis Excel opfatter cellen som en dato — det sker, når du skriver 01/05/1990 i en almindelig celle eller vælger datoen i en datovælger — læser mTime selve datoen. Dit lokale datoformat er altså fint, og du behøver ikke formatere noget om. Er cellen tekst, skal den skrives som YYYY-MM-DD, f.eks. 1990-05-01. Tekst har intet datoformat, så 03/04/2026 kan betyde både 3. april og 4. marts, og mTime gætter ikke. Skabelonen og eksporten skriver tekstdatoer som YYYY-MM-DD.
• Tal bruger punktum som decimaltegn (7.4, ikke 7,4) og ingen tusindtalsseparator. Skriver du tal som tal, klarer Excel det for dig. Risikoen er ved værdier, der er indsat som tekst.

Attributkolonner

Ud over standardkolonnerne har arkene Employees og Org Units én kolonne pr. attribut, som dit arbejdsområde har oprettet — på samme måde som arket Accounts har én kolonne pr. tidskonto. Omkostningssted, kortnummer, lønnummer, stillingsbetegnelse: Alt det, I gemmer om jeres medarbejdere og enheder, kommer med. Attributter oprettes under brugerdefinerede attributter.

Dermed forsvinder det sidste manuelle trin i en migrering: Før skulle attributværdierne indtastes i mTime én medarbejder ad gangen efter importen.

Arket Employees indeholder attributter på to niveauer: medarbejderens egne attributter og attributterne på ansættelsen — kontrakten — f.eks. Titel og Ansættelsesnummer. Du behøver ikke selv holde styr på, hvilket niveau en kolonne hører til. Det ved mTime.

Hvilke attributter får en kolonne

Rækken om følsomme attributter kan se selvmodsigende ud. En eksport laves i baggrunden, og mTime kan ikke vide, hvem der ender med at åbne filen, så en følsom værdi skrives aldrig i et regneark. At importere en værdi afslører derimod ingenting: Den, der udfylder cellen, har jo allerede værdien. Derfor accepterer mTime en kolonne, som den ikke selv ville skrive for dig.

En attribut, som en integration styrer, kan hverken eksporteres eller importeres. Det forbundne system er kilden til værdien, og den næste synkronisering ville overskrive det, du havde importeret. En række, der udfylder sådan en kolonne, afvises derfor med en forklaring i stedet for at blive ignoreret uden varsel.

Sådan udfylder du kolonnerne

Skabelonen og eksporten skriver overskrifterne for dig. Hver kolonne har attributtens navn som overskrift. Har to attributter samme navn — f.eks. en på medarbejderen og en på ansættelsen, der begge hedder “Titel” — får hver af dem i stedet sin nøgle som overskrift, så du kan skelne dem. Bygger du selv filen, kan du bruge både navnet og nøglen. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver, og mellemrum før og efter ignoreres, så omkostningssted finder Omkostningssted.

Værdien skal passe til attributtens type, ellers afvises rækken i trinnet Gennemgang med navnet på kolonnen og en forklaring:

• En attribut, der er markeret Unik — f.eks. et lønnummer — kontrolleres, før der skrives noget, både mod resten af arbejdsområdet og mod resten af arket. En række afvises, hvis værdien allerede bruges af en anden. Står den samme værdi i to rækker i samme ark, afvises begge rækker: mTime gætter ikke på, hvilken af dem der er den rigtige. Beskeden nævner kolonnen og rækken, men aldrig værdien, for det er i de kolonner, et CPR-nummer står.
• Ansættelsesattributter skrives også ved opdateringer. De skrives på den ansættelse, der gælder i dag, eller på den senest påbegyndte, hvis ingen gælder i dag. Det er anderledes end de øvrige ansættelseskolonner — Organisationsenhed, Nærmeste leder, Ansættelsesvilkår, datoerne og normen — som kun bruges, når en række opretter en medarbejder. En række, der udfylder en ansættelsesattribut for en medarbejder helt uden ansættelse, afvises: Der er ingen ansættelse at gemme værdien på.

Tilføj en attribut fra arket

Yderst til højre i arkene Employees og Org Units har skabelonen en ekstra kolonne med overskriften Ny attribut , der viser, hvor en ny attribut hører hjemme. Skriv et navn i overskriften, og udfyld værdierne. Så opretter importen attributten i dit arbejdsområde som en tekstattribut og gemmer værdierne i den. Bagefter kan du finde den under indstillingerne, hvor du kan give den en beskrivelse, en anden type eller nogle valgmuligheder. Skal du bruge flere attributter, så tilføj en kolonne mere ved siden af. Den ekstra kolonne er ikke speciel, bortset fra at en tom kolonne ignoreres.

Attributten oprettes kun, hvis mindst én række udfylder kolonnen, så en ekstra kolonne, du lader stå tom, gør ingen skade.

Der er to ting, arket ikke kan. Det kan ikke oprette en af mTimes egne standardattributter — deres nøgler begynder med en understregning. Tilføj den attribut, du skal bruge, under brugerdefinerede attributter, og download skabelonen igen, så har den en kolonne. Og arket kan ikke skrive til en attribut, som en integration styrer.

Arket Org Units

I skabelonen hedder arket Organisationsenheder. Det opbygger din organisationsstruktur — de afdelinger, teams og regioner, som kolonnen Organisationsenhed i arket Employees henviser til. Arket indlæses før arket Employees, så den samme projektmappe både kan oprette en afdeling og placere medarbejdere i den.

Hvad der identificerer en organisationsenhed

Der er ingen id-kolonne her. En enhed identificeres ud fra sit Eksternt id, når du har udfyldt den kolonne, og ellers ud fra sit navn. Det er også navnet, arket Employees bruger til at henvise til en enhed.

Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver, så sales opdaterer Sales, og ou-7 finder OU-7.

Kolonneoversigt

Sådan opbygges hierarkiet

Overordnet enhed henviser til en anden enhed ud fra navnet — en enhed, der allerede findes i mTime, eller en, der oprettes af en anden række i samme ark. Rækkefølgen er ligegyldig: En overordnet enhed, der står under sine underenheder, findes lige så vel som en, der står over dem.

Navn        | Beskrivelse     | Overordnet enhed | Enhedsleder          | Arbejdsland
Sales West  | Vestregionen    | Sales            |                      | DK
Sales       | Salgsafdelingen |                  | jane.doe@example.com | DK

En række afvises, hvis dens Overordnet enhed ikke svarer til nogen enhed, svarer til to forskellige enheder eller ville placere enheden under sig selv. En enhed kan ikke være sin egen overordnede enhed, og A kan ikke ligge under B, mens B ligger under A.

Hvad en opdatering ændrer, og hvad den ikke rører

En række skriver Navn, Beskrivelse, Overordnet enhed, Enhedsleder og Arbejdsland, og en tom celle rydder værdien. To slags kolonner virker anderledes, for her ændrer en tom celle ikke den gemte værdi: Eksternt id, så en tom kolonne aldrig sletter dine id’er, og attributkolonnerne, så et halvt udfyldt ark aldrig sletter et omkostningssted. Alt, hvad arket ikke indeholder, forbliver præcis som før.

Enhedsleder skal være en person, der allerede findes i mTime. Organisationsenhederne indlæses før arket Employees, så en person, som samme projektmappe er ved at oprette, kan endnu ikke være leder af en enhed. Angiv lederen bagefter på organisationsenhedens side.

Arket Employees

I skabelonen hedder arket Medarbejdere.

Kolonnen Medarbejder-id

Denne kolonne afgør, om en række opretter en ny medarbejder eller opdaterer en eksisterende, og det er den, der binder arkene Employees, Accounts, Absence og Children sammen. Den kan indeholde tre slags værdier:

Den midterste mulighed er den vigtige ved en migrering. Fordi EMP-4711 altid peger på den samme medarbejder i det samme arbejdsområde, kan du:

• henvise til den samme medarbejder fra arkene Employees, Accounts, Absence og Children,
• køre en rettet fil igen, så den opdaterer medarbejderne i stedet for at oprette dubletter,
• beholde dit gamle systems medarbejdernummer som forbindelsen mellem de to systemer. Det gemmes på medarbejderen som vedkommendes Eksternt id , hvor du kan se det, og eksporten skriver det ud igen.

Er cellen tekst, leder mTime efter medarbejderen i denne rækkefølge:

1. det id, teksten svarer til — den medarbejder, som en tidligere import med den samme tekst har oprettet,
2. en medarbejder, hvis eksterne id er denne tekst, uanset hvem der har angivet det: en tidligere import, API’et eller din identitetsudbyder,
3. ingen fundet, så der oprettes en ny medarbejder med teksten som eksternt id.

Det er trin 2, der gør nummeret holdbart. En medarbejder, der allerede har EMP-4711 i mTime, opdateres af en række med EMP-4711 — også selvom vedkommende aldrig er kommet ind via en projektmappe. Tidligere oprettede sådan en række uden varsel en ekstra kopi af medarbejderen.

Kolonneoversigt

Organisationsenhed, Nærmeste leder og Ansættelsesvilkår findes ud fra navnet, uden forskel på store og små bogstaver. Navnet skal være entydigt: Hedder to organisationsenheder “Support”, afvises rækken, og du skal omdøbe den ene først. Ansættelsesvilkår henviser til ansættelsesvilkår, der skal findes i forvejen — en Excel-import opretter aldrig ansættelsesvilkår. De to andre kan pege på noget, som samme projektmappe opretter: Organisationsenhed på en enhed i arket Org Units og Nærmeste leder på en anden række i arket Employees, for ledere er medarbejdere ligesom alle andre.

Hvad en opdatering ændrer

Når en række svarer til en eksisterende medarbejder, skriver mTime alle personkolonner fra rækken: navn, e-mail, fødselsdato, telefon, mobil og adresse.

Eksternt id er den ene af to undtagelser fra den regel: En tom celle — eller en manglende kolonne — rydder den aldrig. Et eksternt id er ofte den forbindelse, som andre systemer er afhængige af, så mTime skriver det kun, når du skriver en værdi i cellen. Vil du fjerne et, skal du rydde det på medarbejderens side i mTime.

Attributkolonnerne er den anden undtagelse, og af næsten samme grund: En tom attributcelle ændrer ikke den gemte værdi, og ingen celle i arket kan rydde en attribut.

To medarbejdere kan ikke have samme eksterne id. En række, der ville give én medarbejder en værdi, som en anden medarbejder allerede har, afvises ved valideringen. Det samme gælder to rækker i samme ark, der giver den samme værdi til to forskellige medarbejdere.

Ansættelsen virker omvendt: Organisationsenhed, Nærmeste leder, Ansættelsesvilkår, Ansættelsesstart, Ansættelsesophør, Ugenorm og dagskolonnerne bruges kun, når rækken opretter en ny medarbejder. For en eksisterende medarbejder ignoreres de, og ansættelsen bliver ikke ændret. Vil du ændre en ansættelse bagefter, skal du bruge medarbejderens side eller en masseændring. Ansættelsesattributter er undtagelsen: En udfyldt attributcelle skrives også på en eksisterende ansættelse og ikke kun på en ny.

Ansættelse og ugenorm

En medarbejder får kun en ansættelse, når Ansættelsesstart er udfyldt. Lader du feltet være tomt, får du en medarbejder i arbejdsområdet uden ansættelse. Det kan en sjælden gang være nyttigt, men det er sjældent det, du vil — og en række, der udfylder en ansættelsesattribut uden en ansættelsesstart, afvises.

Arbejdstidsnormen kan angives på to måder, og du kan kombinere dem:

• Kun Ugenorm — de aftalte timer pr. uge, f.eks. 37. Der gemmes ingen fordeling på dage.
• Kun Man … Søn — normen er summen af dagene, fordelt som du har skrevet.
• Begge dele — de skal stemme overens. Ugenorm 37 med 7.4 mandag til fredag godkendes, mens 37 med 8 på fem dage afvises.

Timerne er decimaltimer, ikke timer og minutter: Syv en halv time skrives 7.5, ikke 7.30. Værdierne afrundes til nærmeste minut. Normen skal være større end nul, og den beskriver én uge. Mønstre, der gentager sig over flere uger, kan ikke importeres og skal sættes op på medarbejderen.

Arket Accounts

I skabelonen hedder arket Tidskonti. Det sætter den aktuelle saldo på hver tidskonto — feriedage, flextimer og de øvrige saldi, medarbejderne tager med sig.

Kolonneoversigt

Det er det eneste ark uden attributkolonner. Her gælder det, at alle kolonner ud over de tre ovenfor er en tidskonto, og en attributkolonne ville stride mod den regel.

Kontokolonnerne

Alle øvrige kolonner er tidskonti, navngivet efter kontoen med enheden i parentes:

Medarbejder-id | Fulde navn | Importdato | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711       | Jane Doe   | 2026-01-01 | 12.5            | 450

• Teksten før parentesen skal svare til navnet på en tidskonto i dit arbejdsområde, uden forskel på store og små bogstaver.
• Enheden i parentesen er valgfri, men står den der, skal den passe til kontoen. Det er en sikring, der forhindrer, at en kolonne med feriedage uden varsel ender på en timekonto.
• Konti i dage angives i decimaldage — 12.5 betyder tolv en halv dag.
• Konti i timer angives i minutter — 450 betyder 7 timer og 30 minutter. Det er let at overse, så husk at gange dine timer med 60.
• Negative saldi er tilladt, f.eks. en flexkonto i minus.

Både skabelonen og eksporten udfylder disse overskrifter ud fra dit arbejdsområde, og det er den nemmeste måde at få dem rigtige på.

Sådan bruges saldoen

Hver udfyldt celle sætter saldoen til den værdi på Importdato. Værdien lægges ikke oven i den eksisterende saldo. Posteringen vises i kontoens historik med årsagen “Excel import”.

Fordi værdien er den saldo, kontoen skal have, og ikke en bevægelse, bliver ingens ferie fordoblet, hvis du importerer den samme fil to gange. Til gengæld kan en uforsigtig import overskrive saldi, der var korrekte. Trinnet Gennemgang viser, hvor mange saldoændringer der er på vej, så tjek det tal, inden du bekræfter.

Sæt Importdato til din skæringsdato: den dag, hvor saldiene var korrekte i det gamle system. Alt, hvad mTime registrerer efter den dato, lægges oven i.

Arket Absence

I skabelonen hedder arket Fravær. Det registrerer fravær — historikken fra det gamle system og det fravær, medarbejderne allerede havde planlagt der — så du ikke skal taste ugevis af ferie ind igen efter en migrering. Én række er ét fravær: hvem, hvilken type og fra hvornår til hvornår.

Kolonneoversigt

Allerede trukket fra, eller ikke endnu?

Saldiene i arket Accounts er saldiene, som de var på din skæringsdato, så de to slags fravær skal behandles forskelligt:

• Fravær, der allerede var afholdt på det tidspunkt, er allerede trukket fra i saldiene. mTime registrerer det fuldt ud — det vises i kalenderen, i tidsregistreringen og i rapporter — men ændrer aldrig saldoen igen. Det ville være forkert at trække det fra en gang til.
• Fravær, der er planlagt efter skæringsdatoen, er endnu ikke trukket fra i saldiene. Det behandles som en almindelig registrering og trækkes fra saldoen, når det afholdes, præcis som hvis der var anmodet om det i mTime.

Lader du Allerede fratrukket være tom, udfylder mTime den ud fra rækkens Importdato:

Kolonnen ignoreres for fraværstyper, der aldrig påvirker en saldo, f.eks. sygdom under de fleste politikker.

Fravær med status Requested

En række med Status sat til Requested sendes til medarbejderens godkender som en afventende anmodning, ligesom en anmodning oprettet i mTime. Har medarbejderen ingen godkender, registreres fraværet som godkendt i stedet for at afvente for evigt.

Ny kørsel, rettelser, og hvad arket aldrig gør

En fraværsrække identificeres ud fra medarbejder, type og datoer. Importerer du den samme fil igen, springes rækker, der allerede er importeret, over — intet bliver fordoblet. Arket kan kun tilføje fravær, ikke ændre eller annullere det. Skal du rette et fravær, der er importeret med forkerte datoer eller forkert type, skal du annullere det i mTime og derefter importere eller registrere det rettede fravær.

To rækker for den samme medarbejder må ikke overlappe. En ferie, der afbrydes af sygdom, er to rækker for ferien (før og efter) plus én for sygdommen — ikke overlappende perioder. Overlap med fravær, der allerede findes i mTime, følger mTimes sædvanlige regler, så undgå at importere perioder, der er indtastet manuelt.

I modsætning til de tre første ark bruges Absence kun til import: Eksporten i formatet Simpel Excel indeholder det ikke. Skabelonen har arket med, men det er tomt og klar til at blive udfyldt — en eksempelrække, der ved en fejl blev stående, ville registrere opdigtet fravær på en rigtig medarbejder.

Arket Children

I skabelonen hedder arket Børn. Det registrerer medarbejdernes børn — det er dem, børnerelaterede rettigheder som omsorgsdage tildeles ud fra. Én række er ét barn med de samme oplysninger, som du kan angive under Børn på medarbejderens side.

Kolonneoversigt

Hver række skal have Barnets fødselsdato eller Termin — eller begge.

Født eller ventet

Et barn, der kun har en Termin, registreres som ventet. Rettigheder, der afhænger af en fødsel — bl.a. omsorgsdage — gælder først, når der er registreret en fødselsdato. Skriv derfor aldrig en forventet dato i Barnets fødselsdato, heller ikke når der kun er få dage til fødslen.

Når barnet er født, skal du udfylde Barnets fødselsdato i samme række, beholde Termin og importere igen. Ud fra terminen finder mTime det barn, du registrerede som ventet, og importen bekræfter fødslen i stedet for at registrere et barn mere.

Ny kørsel, rettelser, og hvad arket ikke kan

En række svarer til et barn, medarbejderen allerede har, når fødselsdatoen eller terminen er den samme, og navnet også er det (uden forskel på store og små bogstaver). Et barn uden navn, eller en række uden navn, genkendes alene på datoerne — så et navn, der tilføjes senere, bliver udfyldt i stedet for at registrere barnet to gange. En række med et navn leder først efter barnet med det navn og falder kun tilbage på et barn uden navn med samme dato, hvis der ikke er noget — så tvillinger, hvor kun den ene har fået navn endnu, forbliver to børn. En række, der svarer til et barn, udfylder kun det, barnet mangler — en fødselsdato, en termin eller en forælderrolle, hvis der ikke er angivet nogen endnu. En rolle, barnet allerede har, ændres ikke. En tom celle rydder aldrig noget. En række, der ikke svarer til noget barn, registrerer et nyt.

Importerer du den samme fil igen, ændres der altså ikke noget. Tvillinger er to rækker med samme fødselsdato og forskellige navne. To rækker med samme navn og samme dato afvises begge, fordi mTime ikke kan afgøre, om det er ét barn eller to.

Ligesom Absence bruges arket Children kun til import: Eksporten i formatet Simpel Excel indeholder det ikke, og i skabelonen er det tomt.

Sådan kører du importen

Guiden er den samme som under Dataimport, med to forskelle: mTime genkender en Excel-fil på filtypen .xlsx, og i stedet for valget mellem Flet og Gendan vælger du, hvilket ark der skal importeres.

1. Gå til Admin › Dataimport, og klik på Importér .

2. Fil — vælg din .xlsx-fil. Den må højst fylde 100 MB.

3. Parametre — vælg, hvilket ark der skal importeres, og klik på Validér :

   Valg	Hvad der importeres
   Alt	Alle fem ark i denne rækkefølge: organisationsenheder, medarbejdere og deres børn, konti og fravær — så hvert ark kan henvise til noget, som det foregående har oprettet
   Organisationsenheder	Kun arket Org Units
   Medarbejdere	Arkene Employees og Children
   Konti	Kun arket Accounts
   Fravær	Kun arket Absence

4. Gennemgang — valideringen kører på serveren uden at ændre noget. Du får et antal pr. ark — organisationsenheder, medarbejdere, børn, saldoceller og fravær — en besked for hver afvist række og en advarsel om alt, hvad mTime vil ignorere, f.eks. en kolonne, den ikke genkender. Advarsler stopper ikke importen, men det gør fejl. Ret filen, og prøv igen, eller klik på Kør import .

5. Resultater — resultatet pr. ark med en detaljeret rapport, som du kan downloade.

Viser valideringen, at du har valgt det forkerte ark, så klik på Tilbage , og validér igen. Filen ligger stadig på serveren, så du behøver ikke uploade den igen.

Import fra et andet system

Det er det, formatet er lavet til: at flytte medarbejdere og saldi fra et løn- eller tidsregistreringssystem til mTime. Fremgangsmåden nedenfor holder de risikable dele små og lette at rette op på.

1. Opsæt konfigurationen i mTime først

Bortset fra organisationsenheder og attributter henviser Excel-importen til konfigurationen ud fra navne og opretter den aldrig. Inden du importerer noget, skal du opsætte:

• Ansættelsesvilkår — de kontrakttyper, dine medarbejdere er ansat på
• Tidskonti — alle de saldi, du vil overføre, med den rigtige enhed
• Helligdagskalendere og fraværspolitikker, så saldiene opfører sig korrekt bagefter
• Attributter — de felter fra dit gamle system, som mTime ikke har et standardfelt til, og de standardattributter, du skal bruge, f.eks. CPR-nummer eller Lønnummer. Download skabelonen igen, når du har tilføjet dem, så har de en kolonne

Organisationsenheder er undtagelsen: Skriv dem i arket Org Units, så opbygger importen strukturen for dig. Du behøver kun at oprette dem manuelt, hvis du hellere vil have hierarkiet på plads, inden du importerer den første fil.

Sørg for, at navnene er entydige. To organisationsenheder med samme navn får alle rækker, der henviser til dem, til at blive afvist.

2. Vælg din nøgle

Skriv dit gamle systems medarbejder- eller lønnummer i kolonnen Medarbejder-id i alle de ark, du bruger. Det er den vigtigste enkeltbeslutning i hele migreringen:

• den forbinder hver saldo- og fraværsrække med den rigtige medarbejder,
• den gør importen gentagelig, så en rettet fil opdaterer i stedet for at oprette dubletter,
• den er fortsat en læsbar forbindelse til det gamle system, hvis du får brug for at afstemme — mTime gemmer værdien som medarbejderens Eksternt id.

Gør det samme for organisationsenhederne i deres kolonne Eksternt id. Så kan du senere omdøbe en afdeling fra arket i stedet for manuelt.

3. Overfør dine gamle felter til kolonnerne

Eksportér dine kildedata, og placér dem i de rigtige kolonner. Sådan ser en typisk opstilling ud:

Ledere er medarbejdere ligesom alle andre, så de kommer ind via arket Employees — og en række kan henvise til en leder, som samme projektmappe er ved at oprette. Hele organisationen kan importeres i én omgang, og lederne behøver ikke en separat kørsel. mTime leder først efter navnet eller e-mailadressen blandt filens rækker og derefter blandt de medarbejdere, der allerede findes i arbejdsområdet. mTime gætter dog ikke: Har to rækker samme navn, eller svarer et navn både til en række i filen og til en anden person, der allerede findes i mTime, afvises rækkerne. Brug e-mailadressen for at gøre det entydigt.

4. Ryd op i datoer og tal

Gennemgå filen én gang inden den første import:

• Datokolonnerne skal indeholde rigtige datoer og ikke tekst, der bare ligner datoer. En celle, som Excel højrestiller som en dato, læses korrekt uanset det viste format. En tekstcelle skal være skrevet som YYYY-MM-DD.
• Decimaltal skrives med punktum, ikke komma.
• Ingen tusindtalsseparatorer, ingen enheder og ingen overflødige tegn — 450, aldrig 450 min eller 7,5 t.
• Saldi i timer skal være omregnet til minutter.
• Attributter af typen valg skal indeholde en af de valgmuligheder, I har oprettet, stavet på samme måde.

5. Importér i trin

Gør ikke det hele på én gang første gang.

Første trin — strukturen. Importér med arket Organisationsenheder valgt. Se organisationstræet i mTime igennem: Ligger alt under den rigtige overordnede enhed, og er der ingen dubletter?

Andet trin — medarbejderne. Importér den samme projektmappe med arket Medarbejdere valgt. Tjek en håndfuld medarbejdere i mTime: Er de i den rigtige organisationsenhed, med de rigtige ansættelsesvilkår, den rigtige ugenorm og deres attributter udfyldt? Arket Children importeres i samme trin, så tjek også medarbejdernes børn.

Tredje trin — saldiene. Importér projektmappen igen med arket Konti valgt og Importdato sat til din skæringsdato. Tjek saldiene for de samme medarbejdere.

Fjerde trin — fraværet. Importér projektmappen en sidste gang med arket Fravær valgt og Importdato igen sat til skæringsdatoen. Åbn kalenderen for en enkelt medarbejder, og tjek, at historikken er der, og at saldoen ikke har ændret sig — historikken er jo allerede trukket fra i de saldi, du lige har importeret.

Når du deler migreringen op på den måde, kan en fejl i saldokolonnerne ikke ødelægge de medarbejderoplysninger, du lige har kontrolleret — og omvendt. Og det er meget nemmere at placere medarbejderne i en struktur, du allerede har kontrolleret.

Når du har lavet en migrering eller to og stoler på filen, importerer Alt alle fem ark i én omgang og i samme rækkefølge, så enheder og medarbejdere, der oprettes i importen, kan bruges med det samme.

6. Kontrollér resultatet

Eksportér arbejdsområdet igen i formatet Simpel Excel , og sammenlign med din kildefil. Alt, hvad der ikke er kommet med, viser sig som en forskel, og eksporten er samtidig en god dokumentation af, hvordan arbejdsområdet så ud ved idriftsættelsen.

Følsomme attributter er det eneste, du ikke finder i eksporten — mTime skriver dem aldrig i et regneark. Tjek dem i stedet på medarbejderens side.

Ny kørsel og rettelser

Du kan roligt gentage en Excel-import, så længe værdierne i Medarbejder-id er de samme. Ret kildefilen, og importér den igen:

• medarbejderne opdateres, og der oprettes ingen dubletter,
• saldiene sættes til den rettede værdi og lægges ikke oven i,
• fraværsrækker, der allerede er importeret, springes over og fordobles aldrig,
• attributværdier overskrives, hvor du har udfyldt en celle, og forbliver uændrede, hvor du ikke har,
• børn, der allerede er registreret, genkendes og får kun udfyldt det, der mangler — de registreres aldrig to gange,
• medarbejdere, du har fjernet fra filen, bliver ikke ændret — importen sletter aldrig.

Det eneste, en ny kørsel ikke kan, er at ændre en ansættelse. Ansættelseskolonnerne bruges kun, når medarbejderen oprettes. Har du angivet den forkerte organisationsenhed eller ugenorm, skal du rette det på medarbejderens side eller med en masseændring. Ansættelsesattributter er undtagelsen og kan rettes med en ny import.

Har du data, der ikke passer ind?

Projektmappen indeholder nu organisationsstrukturen, medarbejderne og deres børn, attributter, saldi og fravær. Har du data, der ikke passer ind, så kontakt support via hjælpefunktionen i mTime, inden du går i gang. Fortæl os, hvad du skal flytte, så finder vi den bedste løsning.

Valideringsbeskeder

Valideringen kører, før der skrives noget, og angiver ark og række for hvert problem. Rækkerne er nummereret som i Excel, så “Employees row 2” er den første række under overskrifterne. Fejl skal rettes, før importen kan køre. Advarsler er kun til orientering og stopper ikke noget.

Beskederne kommer fra serveren og er på engelsk — og de nævner en standardkolonne ved dens engelske overskrift, også når dit ark er på dansk: Full Name er kolonnen Fulde navn, Employment Start er Ansættelsesstart osv.

Advarsler

Fejl

Begrænsninger

Rettigheder

Det kræver rettigheden import at downloade skabelonen, uploade en fil og køre en Excel-import. Det kræver rettigheden export at lave en projektmappe i formatet Simpel Excel ud fra arbejdsområdet.