Excel-import

Flyt medarbejdere og deres saldi ind i mTime med en helt almindelig Excel-projektmappe — formatet du skal bruge, når data kommer fra et løn- eller tidssystem, I er ved at forlade.

Overblik

Formatet Simpel Excel er én .xlsx-projektmappe med to ark:

Du kan åbne, læse og redigere den i Excel, Numbers eller Google Sheets. Det er netop pointen: det er formatet til at oprette en virksomheds medarbejdere i bulk, til masseændringer og til migrering fra et andet system.

Det er ikke det samme som den fulde backup af arbejdsområdet:

Sådan får du en projektmappe at starte fra

Du har to udgangspunkter, og begge er bedre end at bygge filen fra bunden — de indeholder allerede de præcise kolonneoverskrifter og de aktuelle kontonavne fra dit arbejdsområde.

En tom skabelon. Gå til Admin › Dataimport og klik på Download skabelon . Du får import-template.xlsx med begge ark, alle overskrifter, én grå eksempelrække til at overskrive og én kolonne pr. tidskonto, der er oprettet i dit arbejdsområde.

En udfyldt eksport. Gå til Admin › Dataeksport, vælg formatet Simpel Excel og klik på Eksportér . Du får den samme projektmappe med dine nuværende medarbejdere og saldi allerede udfyldt. Redigér og importér den tilbage — turen rundt er sikker, fordi eksporten skriver præcis de identifikatorer og navne, importen forventer.

Eksporten har tre valgmuligheder:

• Kun medarbejdere — udelad arket Accounts
• Anonymisér personoplysninger — erstat navne, e-mails og kontaktoplysninger med pladsholdere
• Omfang af medarbejderdata — eksportér én medarbejder, én organisationsenhed eller alle

Sådan læser mTime projektmappen

Nogle få regler gælder for hele filen. De er værd at læse én gang, for de fleste mislykkede importer skyldes dem og ikke selve data.

• Arkene skal hedde Employees og Accounts. Alle andre ark i projektmappen ignoreres. En projektmappe med kun ét af de to ark er helt i orden.
• Arknavne og kolonneoverskrifter er altid på engelsk, uanset hvilket sprog du bruger mTime på. Skabelonen og eksporten skriver dem for dig; bygger du selv filen, skal du kopiere dem præcis som de står på denne side.
• Række 1 er overskriftsrækken. Alle følgende rækker er data.
• Kolonner matches på deres overskrift, ikke på deres placering. Du kan frit ombytte kolonner. Mellemrum foran og efter i overskrifter ignoreres.
• Helt tomme rækker springes over, så tomme rækker i bunden af et ark gør ingen skade.
• Ekstra kolonner i arket Employees ignoreres — praktisk hvis du vil have en note eller dit gamle systems journalnummer med. I arket Accounts er det omvendt: alle kolonner, der ikke hedder Employee ID, Full Name eller Import Date, læses som en tidskonto, så en tilfældig kolonne dér giver en fejl.
• Datoer skal skrives som YYYY-MM-DD — for eksempel 2024-01-01. mTime læser hver celle præcis som den vises i arket, så en celle, der viser 01/05/1990, bliver afvist, selvom Excel opfatter den som en dato. Det sikreste er at formatere datokolonnerne som Tekst og skrive datoerne på ISO-form, hvilket er præcis det, skabelonen og eksporten gør.
• Tal bruger punktum som decimalseparator (7.4, ikke 7,4) og ingen tusindtalsseparator. Skriv tal som tal, så klarer Excel det for dig; risikoen er ved værdier, der indsættes som tekst.

Arket Employees

Kolonnen Employee ID

Denne ene kolonne afgør, om en række opretter en ny medarbejder eller opdaterer en eksisterende, og det er den, der binder de to ark sammen. Den accepterer tre slags værdier:

Den midterste mulighed er den, der betyder noget ved en migrering. Fordi EMP-4711 altid peger på den samme medarbejder i det samme arbejdsområde, kan du:

• referere til den samme medarbejder fra både arket Employees og arket Accounts,
• køre en rettet fil igen, så den opdaterer medarbejderne i stedet for at oprette dubletter,
• beholde dit gamle systems medarbejdernummer som bindeled mellem de to systemer.

Kolonneoversigt

Org Unit, Manager og Terms matches på navn uden hensyn til store og små bogstaver. Navnet skal være entydigt: hedder to organisationsenheder “Support”, afvises rækken, og du skal omdøbe den ene først. Disse kolonner refererer til eksisterende poster — en Excel-import opretter aldrig en organisationsenhed, en leder eller et sæt ansættelsesvilkår.

Hvad en opdatering ændrer

Når en række matcher en eksisterende medarbejder, skriver mTime alle personkolonner fra den række: navn, kaldenavn, e-mail, fødselsdato, telefon, mobil og adressen.

Ansættelsen er undtagelsen, og den virker omvendt: Org Unit, Manager, Terms, Employment Start, Employment End, Weekly Norm og dagskolonnerne bruges kun, når rækken opretter en ny medarbejder. På en eksisterende medarbejder ignoreres de, og ansættelsen røres ikke. Vil du ændre en ansættelse bagefter, så brug medarbejderens side eller en masseændring.

Ansættelse og ugenorm

En medarbejder får kun en ansættelse, når Employment Start er udfyldt. Lader du den stå tom, får du en medarbejder i arbejdsområdet uden ansættelse — det er nyttigt en sjælden gang, men sjældent det, du vil.

Arbejdstidsnormen kan angives på to måder, og du kan kombinere dem:

• Weekly Norm alene — de aftalte timer pr. uge, f.eks. 37. Der gemmes ingen fordeling på dage.
• Mon … Sun alene — normen er summen af dagene, fordelt som du har skrevet det.
• Begge dele — de skal stemme overens. Weekly Norm 37 med 7.4 mandag til fredag accepteres; 37 med 8 på fem dage afvises.

Timer er decimaltimer, ikke timer og minutter: syv en halv time er 7.5, ikke 7.30. Værdier afrundes til nærmeste minut. Normen skal være større end nul, og den beskriver én uge — gentagne mønstre over flere uger kan ikke importeres og skal sættes op på medarbejderen.

Arket Accounts

Dette ark sætter den aktuelle saldo på hver tidskonto — feriedage, flekstimer og de øvrige saldi, medarbejderne tager med sig.

Kolonneoversigt

Kontokolonnerne

Alle øvrige kolonner er en tidskonto, navngivet efter kontoen med enheden i parentes:

Employee ID | Full Name  | Import Date | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe   | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• Delen før parentesen skal matche navnet på en tidskonto i dit arbejdsområde, uden hensyn til store og små bogstaver.
• Enheden i parentesen er valgfri, men er den der, skal den matche kontoen. Det er en sikring: den forhindrer, at en kolonne med feriedage i stilhed havner på en timekonto.
• Dagbaserede konti angives i decimaldage — 12.5 betyder tolv en halv dag.
• Timebaserede konti angives i minutter — 450 betyder 7 timer og 30 minutter. Det snubler mange over; gang dine timer med 60.
• Negative saldi er tilladt, for eksempel en flekskonto i minus.

Både skabelonen og eksporten udfylder disse overskrifter ud fra dit arbejdsområde, og det er den nemmeste måde at få dem rigtige på.

Sådan anvendes en saldo

Hver udfyldt celle sætter saldoen til den værdi på Import Date. Den lægges ikke oveni det, der er i forvejen. Posteringen dukker op i kontoens historik med begrundelsen “Excel import”.

Fordi værdien er et måltal og ikke en bevægelse, fordobler man ikke nogens ferie ved at importere den samme fil to gange. Det betyder til gengæld også, at en uforsigtig import kan udjævne saldi, der var korrekte — trinnet Gennemgang fortæller dig, hvor mange saldoændringer der er på vej, så tjek det tal, inden du bekræfter.

Sæt Import Date til jeres skæringsdato: den dag, saldiene var korrekte i det gamle system. Alt, hvad mTime registrerer efter den dato, lægges oveni.

Sådan kører du importen

Guiden er den samme som beskrevet under Dataimport, med to forskelle: mTime genkender en Excel-fil på filtypen .xlsx, og valget mellem Flet og Gendan er erstattet af et valg af ark.

1. Gå til Admin › Dataimport og klik på Importér .

2. Fil — vælg din .xlsx-fil. Maksimal størrelse er 100 MB.

3. Parametre — vælg hvilket ark der skal anvendes, og klik på Validér :

   Valg	Hvad der importeres
   Alt	Begge ark. Medarbejdere anvendes først, så en række i Accounts kan referere til en person, der oprettes i den samme import
   Medarbejdere	Kun arket Employees
   Konti	Kun arket Accounts

4. Gennemgang — valideringen kører på serveren uden at ændre noget. Du får et antal medarbejdere, der oprettes og opdateres, et antal saldoceller, der anvendes, og en besked pr. afvist række. Ret filen og prøv igen, eller klik på Kør import .

5. Resultat — udfaldet pr. ark, med en detaljeret rapport, du kan downloade.

Viser valideringen, at du har valgt det forkerte ark, så gå Tilbage og validér igen — filen bliver liggende på serveren og skal ikke uploades igen.

Import fra et andet system

Det er det, formatet er bygget til: at tage medarbejdere og saldi ud af et løn- eller tidsregistreringssystem og ind i mTime. Rækkefølgen nedenfor holder de risikable dele små og til at gå tilbage fra.

1. Byg konfigurationen i mTime først

Excel-importen refererer til konfiguration ved navn og opretter den aldrig. Inden du importerer noget som helst, skal du sætte op:

• Organisationsenheder — med de navne, du vil skrive i kolonnen Org Unit
• Ansættelsesvilkår — de kontrakttyper, jeres medarbejdere er på
• Tidskonti — hver saldo, I vil have med over, med den rigtige enhed
• Helligdagskalendere og fraværspolitikker, så saldiene opfører sig rigtigt bagefter

Sørg for, at navnene er entydige. To organisationsenheder med samme navn afviser hver eneste række, der peger på dem.

2. Vælg jeres nøgle

Skriv jeres gamle systems medarbejder- eller lønnummer i kolonnen Employee ID — i begge ark. Det er den enkeltbeslutning, der betyder mest i hele migreringen:

• den forbinder hver saldorække med den rigtige medarbejder,
• den gør importen gentagelig, så en rettet fil opdaterer i stedet for at oprette dubletter,
• den er fortsat et læsbart bindeled tilbage til det gamle system, hvis I får brug for at afstemme.

3. Map jeres gamle felter

Eksportér jeres kildedata og map dem over på kolonnerne. En typisk mapning:

Ledere er medarbejdere som alle andre, så de kommer ind via arket Employees — men de skal være i mTime, inden den række, der peger på dem, importeres. En leder, der oprettes af den samme projektmappe, kan ikke refereres i den samme import. Enten importerer I lederlaget først i sin egen omgang, eller også lader I kolonnen Manager stå tom i første omgang og udfylder den bagefter på medarbejdersiderne.

4. Ryd op i datoer og tal

Inden den første import skal du gennemgå filen én gang:

• Datokolonnerne viser YYYY-MM-DD. At formatere dem som Tekst og skrive ISO-datoen er den sikre vej.
• Decimaler bruger punktum, ikke komma.
• Ingen tusindtalsseparatorer, ingen enheder, ingen løse tegn — 450, aldrig 450 min eller 7,5 t.
• Timebaserede saldi omregnet til minutter.

5. Importér i to bølger

Lad være med at gøre det hele på én gang første gang.

Første bølge — medarbejderne. Importér med arket Medarbejdere valgt. Tjek en håndfuld medarbejdere i appen: sidder de i den rigtige organisationsenhed, på de rigtige vilkår, med den rigtige ugenorm?

Anden bølge — saldiene. Importér den samme projektmappe igen med arket Konti valgt og Import Date sat til jeres skæringsdato. Tjek saldiene for de samme par medarbejdere.

At dele migreringen op på den måde betyder, at en fejl i saldokolonnerne ikke kan ødelægge de medarbejderoplysninger, I lige har kontrolleret — og omvendt.

Når I har lavet en migrering eller to og har tillid til filen, klarer Alt begge ark i én omgang — medarbejdere anvendes altid før saldi, så medarbejdere, der oprettes i den import, kan få deres saldi med det samme.

6. Kontrollér resultatet

Eksportér arbejdsområdet igen i formatet Simpel Excel og sammenlign med jeres kildefil. Alt, der ikke kom med over, viser sig som en forskel, og eksporten er samtidig en god dokumentation af, hvordan arbejdsområdet så ud ved idriftsættelsen.

Gentagelse og rettelser

En Excel-import er sikker at gentage, så længe værdierne i Employee ID er de samme. Ret kildefilen og importér den igen:

• medarbejdere opdateres, der oprettes ikke dubletter,
• saldi sættes til den rettede værdi i stedet for at blive lagt oveni,
• medarbejdere, I har fjernet fra filen, røres ikke — importen sletter aldrig.

Det ene, en ny kørsel ikke kan, er at ændre en ansættelse. Ansættelseskolonnerne anvendes kun, når medarbejderen oprettes, så har I fået den forkerte organisationsenhed eller ugenorm med, skal det rettes på medarbejderens side eller med en masseændring.

På køreplanen

Projektmappen bærer i dag medarbejdere og deres saldi. To yderligere dele af en migrering er planlagt, men understøttes ikke endnu:

• Fravær — hverken registreret fraværshistorik eller planlagt fremtidigt fravær kan importeres fra projektmappen.
• Organisationsenheder — kolonnen Org Unit peger på en organisationsenhed, der allerede findes; det er endnu ikke muligt at bygge organisationsstrukturen ud fra filen.

Har jeres migrering brug for en af delene, eller har I data, der ikke passer ind i projektmappen, så kontakt support via hjælpefunktionen i produktet, inden I går i gang. Fortæl os, hvad I skal flytte, så finder vi den bedste vej for det.

Valideringsbeskeder

Valideringen kører, før der skrives noget, og angiver ark og række for hvert problem. Rækkerne er nummereret som i Excel, så “Employees row 2” er den første række under overskrifterne. Beskederne kommer fra serveren og er på engelsk.

Begrænsninger

Rettigheder

Download af skabelonen, upload og kørsel af en Excel-import kræver alle rettigheden import. At producere en Simpel Excel-projektmappe ud fra arbejdsområdet kræver rettigheden export.