Påmindelse om opgørelser

Giver medarbejderen besked, når fristen for at indsende en opgørelse er nået, og bliver ved med at minde om den — kun på medarbejderens arbejdsdage — så længe den er forsinket.

Sådan virker det

Jobbet gennemgår alle opgørelser i arbejdsområdet, der er i gang (pending), klar til indsendelse (ready) eller forsinkede (overdue), og flytter hver af dem et trin videre:

1. Periode med kun fravær → afsluttet — når perioden er slut, og alle dens arbejdsdage var dækket af godkendt fravær på hele dage, indsendes opgørelsen på medarbejderens vegne. Har en leder godkendt fraværet, har lederen allerede godkendt perioden, så den godkendes samtidig. Er fraværet godkendt automatisk af politikken, skal lederen selv godkende perioden. Dette trin vurderes før de øvrige, så en periode, som jobbet afslutter, aldrig først bliver markeret som forsinket
2. I gang → Klar — når dags dato er den sidste arbejdsdag i perioden eller senere, markeres opgørelsen som klar, og medarbejderen får besked om, at fristen er nået. Tidspunktet følger medarbejderens egne arbejdsdage, så godkendt fravær på hele dage sidst i perioden rykker fristen frem — medarbejderen får besked, før fraværet starter, og ikke mens vedkommende er væk
3. Klar → Forsinket — dagen efter periodens slut, uanset medarbejderens arbejdsdage. Fravær lige efter periodens slut udskyder ikke dette tidspunkt: det er det, der får den manglende indsendelse til at vise sig hos lederen, og det skal ske på en forudsigelig dag
4. Forsinket → påmindelse hver arbejdsdag — så længe opgørelsen er forsinket, rykkes påmindelsen op øverst i medarbejderens notifikationer, og der sendes én e-mail på hver af medarbejderens arbejdsdage. Weekender, helligdage og godkendt fravær på hele dage springes over, så ingen bliver rykket, mens de er væk. Den første påmindelse siger generelt, at tidsregistreringen er forsinket. De følgende påmindelser nævner den leder, der venter på den

Periode uden for ansættelsen → trukket tilbage. Før alle trinnene ovenfor trækkes en opgørelse tilbage, hvis ingen dag i perioden ligger inden for medarbejderens ansættelse. Det sker, når en slutdato indtastes, efter at den næste periode allerede er åbnet: opgørelsen, lederens post om manglende aflevering og medarbejderens påmindelser om den forsvinder. Kontrollen læser ansættelsen, som den ser ud nu, så den virker uanset hvilken Gælder fra-dato slutdatoen er gemt med. En opgørelse, der på et tidspunkt er afleveret, trækkes aldrig tilbage, da de følgende perioders saldi bygger på den; den overlades til en administrator.

Perioderne behandles i rækkefølge med den ældste først, og en periode afsluttes først, når alle tidligere perioder er godkendt — hver periodes afregning er startsaldoen for den næste. Efter et langt fravær afsluttes perioderne derfor én pr. nat og ikke alle på én gang.

Påmindelserne stopper, så snart medarbejderen indsender: den gentagne påmindelse fjernes, og hos lederen bliver den manglende indsendelse til en almindelig godkendelse.

Et igangværende fravær uden slutdato — f.eks. en sygemelding uden kendt raskmeldingsdato — rykker ikke fristen. Man ved kun, at et sådant fravær dækker dagene til og med i dag, så dagene derefter tæller stadig som arbejdsdage, og fristen forbliver periodens faktiske sidste arbejdsdag.

Jobbet reagerer på, om et tidspunkt er nået eller passeret, så en opgørelse, der ikke blev behandlet på den præcise dag (f.eks. fordi jobbet ikke kørte), bliver indhentet ved næste kørsel. En ny kørsel sender aldrig den samme notifikation to gange.

Eksempel: fravær hen over periodens slut

En månedsperiode fra 1. til 31. august med godkendt fravær fra 24. august til 7. september:

Hvornår det kører

Jobbet kører automatisk og startes kun, når arbejdsområdet har mindst én opgørelse, der er i gang, klar eller forsinket.

Parametre

Jobbet har ingen parametre.

Jobresultater

Hvem får besked

• Medarbejderen får besked om fristen, når perioden bliver klar, og derefter én påmindelse pr. arbejdsdag, indtil tidsregistreringen er indsendt. Medarbejderen bliver aldrig mindet om det på en fridag.
• Lederen ser den manglende indsendelse under Godkendelser fra dagen efter periodens slut og i sin daglige lederopsummering. Det afhænger ikke af nogens kalender — en leder ser (og får e-mail om) en manglende tidsregistrering fra en medarbejder, der stadig er væk, og bliver ved med at se den, indtil medarbejderen er tilbage og har indsendt.
• En leder, der er væk, bør oprette en uddelegering af godkendelser: så længe uddelegeringen er aktiv, holdes lederens oversigt tilbage, og stedfortræderne får den i stedet. På lederens første arbejdsdag efter fraværet kommer der en samlet oversigt.

Hvert trin i opgørelsen registrerer også medarbejderens nærmeste leder — det er sådan, lederens godkendelsesindbakke bliver fyldt ud igen efter en genopbygning.

Fejlfinding