Udfyld tidsregistrering efter mønster (test)

Gentager den første uge fremad over et helt år, så en afregningsregel kan afprøves, inden arbejdsområdet går i drift — for én medarbejder, en organisationsenhed eller alle. Jobbet kan også godkende de perioder, det udfylder, så en hel opsætning kan kontrolleres fra start til slut. Kun på testarbejdsområder.

Hvorfor jobbet findes

Et arbejdsområde, der er sat op i september, har præcis én godkendelsesperiode: september. Der er intet 1. og 2. kvartal og derfor ingen række af afregninger at se på — og perioder kan aldrig oprettes bagud i tid, fordi hver periode starter med den forrige periodes slutsaldo.

Jobbet går den anden vej. Du indtaster én repræsentativ uge — på arbejdsområdets startdato eller en senere uge — og jobbet gentager den fremad derfra. Hver periode, jobbet opretter, er den nyeste, så perioderne opstår i den rækkefølge, de ville have gjort i virkeligheden.

Inden du kører jobbet

1. Opsæt de regler, du vil afprøve — afregningspolitikken, timebankkontiene og ansættelsesvilkårene med godkendelse af tidsregistrering slået til.
2. Sørg for, at helligdagskalenderen dækker de måneder, du vil udfylde. Dage, den ikke dækker, udfyldes som almindelige arbejdsdage.
3. Giv medarbejderen noget, der kan udfyldes automatisk på — en standardaktivitet eller en procentfordeling på medarbejderens aktivitetsliste. Det er ikke nok at slå automatisk udfyldning til i arbejdstidspolitikken: uden en aktivitet at udfylde på stopper jobbet i stedet for at fylde et år med tomme dage.
4. Log ind som medarbejderen, og indtast den repræsentative uge i den almindelige tidsregistrering: rigtige registreringer på rigtige aktiviteter. Start ugen på arbejdsområdets startdato, eller hvor du vil, og angiv så datoen i Pattern start date (mønstrets startdato).

Sørg for, at ugen varierer. En uge med præcis normtid giver en forskel på nul i hver periode, så intet loft bliver nået, og intet udløber — det udfyldte år ville ikke vise noget. Registrér mere end normen i nogle uger og mindre i andre.

Mønstret

Mønstret er det, du har indtastet, ikke noget, du opsætter. Jobbet læser blokke på syv dage fra mønstrets startdato og gentager dem fremad. Lader du datoen stå tom, starter jobbet, hvor arbejdsområdet starter — eller hvor medarbejderens ansættelse starter, hvis det er senere, da der ikke kan registreres noget før nogen af dem:

En “uge” er her syv dage fra startdatoen, ikke mandag til søndag, så det virker, uanset hvilken ugedag arbejdsområdet starter på. Ugedagene bevares: en tirsdag i mønstret bliver altid kopieret til en tirsdag.

Indstillinger

Vælg præcis én af Employee, Org unit og All employees. Hver medarbejder udfyldes for sig — med sit eget mønster, sine egne ansættelsesvilkår og perioder. Med en organisationsenhed eller alle medarbejdere bliver en medarbejder, der ikke kan udfyldes (ingen ansættelsesvilkår med godkendelse af tidsregistrering, ingen registreringer i mønsterugerne, …), sprunget over og vist med årsagen, mens de andre udfyldes. Med én medarbejder stopper kørslen i stedet.

Hvad jobbet gør ved hver dag

Jobbet gennemgår perioden dag for dag:

1. En helligdag bliver ikke rørt.
2. En dag med fravær bliver ikke rørt — en planlagt ferie i måned 7 er uændret efter kørslen.
3. En dag, der allerede har arbejdstid, bliver ikke rørt, medmindre du har slået overskrivning til.
4. Ellers kopieres den tilsvarende dag fra mønstret: både registreringer og check-ind og check-ud på samme klokkeslæt.
5. En dag, der er tom i mønstret, får sin forventede normtid. På en weekend eller en helligdag er den nul, så de dage forbliver tomme.

Derefter beregner jobbet tillæg og overarbejde på alle dage i de perioder, det dækker — både de kopierede dage og dage, der var der i forvejen, f.eks. registreringer fra en import, som ellers først beregnes ved den natlige kørsel. Til sidst opretter jobbet hver godkendelsesperiode, det har udfyldt, og gør den klar til indsendelse.

Indsendelse og godkendelse gør du selv, medmindre du slår Auto-approve statements til — ofte er det netop pointen at gå perioderne igennem selv og følge, hvordan hver periodes slutsaldo bliver den næste periodes startsaldo. Med automatisk godkendelse indsender og godkender jobbet hver periode i rækkefølge, så afregningen kører, og den næste periode starter med den afregnede saldo. Jobbet stopper ved en periode, der ikke kan indsendes (en blokerende overtrædelse eller en tidligere periode, der stadig er åben), og oplyser, hvor det stoppede.

Sådan læser du resultatet

Med flere medarbejdere er tallene summen for dem alle.

Sammenlign days_skipped.holiday med de helligdage, du forventer i det udfyldte år. Er tallet nul over tolv måneder, rækker helligdagskalenderen ikke så langt.

Test af en hel opsætning

Vil du kontrollere, at en konfiguration beregner de rigtige tal, så indlæs testmedarbejdere med registreringer for en hel periode — via en import eller ved at indtaste dem — og kør jobbet med:

• All employees (eller den organisationsenhed, du tester),
• Pattern start date på periodens første dag og Pattern weeks, så mønstret dækker det meste af perioden,
• Months sat til 0, så intet gentages ud over de registreringer, du har indtastet,
• Auto-approve statements slået til.

Jobbet beregner tillæggene, godkender perioderne og kører afregningen, så opgørelserne viser de endelige saldi, klar til at blive sammenlignet med det, reglerne siger. Implementeringsteamet kører det fra et script med arbejdsområdets API-nøgle.

Hvis du kører jobbet igen

Kører du jobbet igen med de samme indstillinger, ændres intet: dage, der allerede har data, springes over, og perioder, der allerede findes, oprettes ikke igen. Vil du ændre året, så ret mønsterugen, og kør jobbet igen med overskrivning slået til.

Fejlfinding