Automatisk brugeroprettelse
Opretter automatisk brugerkonti til nye medarbejdere og fjerner konti, når ansættelser ophører.
Sådan fungerer det
Jobbet kører dagligt og gør to ting:
- Opretter brugere til medarbejdere, hvis ansættelse starter på kørselsdatoen
- Fjerner brugere, hvis ansættelse sluttede dagen før kørselsdatoen
Konfiguration
Du slår automatisk brugeroprettelse til under med indstillingen Auto-provision Users .
Automatisk brugeroprettelse og SCIM-provisionering udelukker hinanden — kun ét system kan styre brugerlisten ad gangen. Når du slår SCIM-provisioneringsintegrationen til, slås automatisk brugeroprettelse fra, og indstillingen er låst, indtil integrationen slås fra igen.
Automatisk brugeroprettelse kan ikke slås til på et testarbejdsområde. Et testarbejdsområde indeholder som regel en kopi af rigtige data, så en kørsel ville sende en rigtig invitationsmail til alle aktive medarbejdere i det. Indstillingen er derfor låst, og når du markerer et arbejdsområde som testarbejdsområde, slås automatisk brugeroprettelse fra af sig selv.
Oprettelse af nye brugere
Når en medarbejders ansættelse starter, opretter jobbet en brugerkonto, hvis:
- Medarbejderen har en e-mailadresse
- Der ikke allerede findes en bruger til medarbejderen
- Ingen eksisterende bruger eller invitation bruger den samme e-mailadresse
Invitation
- Brugeren oprettes med status “Inviteret”
- Der sendes en invitationsmail til medarbejderens e-mailadresse
- Medarbejderen klikker på linket, vælger en adgangskode og aktiverer dermed kontoen
Tildeling af roller
Rollerne fastlægges automatisk ud fra medarbejderens placering:
| Rolle | Tildeles, når |
|---|---|
employee | Altid (grundrolle) |
manager | Medarbejderen er angivet som leder på mindst én anden medarbejders aktive ansættelse |
Rollerne fastlægges, når brugeren oprettes, ud fra de ansættelser, der er aktive på startdatoen.
Fjernelse af brugere
Når en medarbejders sidste ansættelse ophører, fjerner jobbet medarbejderens adgang:
- Alle aktive sessioner afsluttes (medarbejderen logges ud med det samme)
- Brugerkontoen slettes
Hvornår brugeren fjernes
- Ansættelsens slutdato er passeret (jobbet kører dagen efter)
- Medarbejderen har ingen andre aktive ansættelser, der starter senest dagen efter
- På den måde mister en medarbejder, der skifter stilling, ikke adgangen undervejs
Hvad bevares
- Medarbejderen og vedkommendes personoplysninger
- Alle tidligere tidsregistreringer
- Fravær og timebankhistorik
Medarbejderen kan få en bruger igen senere, hvis vedkommende vender tilbage med en ny ansættelse.
Fejlfinding
| Problem | Løsning |
|---|---|
| Jobbet kørte ikke | Kontrollér, at automatisk brugeroprettelse er slået til under Admin > Arbejdsområde |
| Jobbet kørte ikke | Kontrollér, at arbejdsområdet ikke er markeret som testarbejdsområde |
| Brugeren blev ikke oprettet | Kontrollér, at medarbejderen har en gyldig e-mailadresse |
| Brugeren blev ikke oprettet | Kontrollér, at ingen eksisterende bruger har samme e-mailadresse |
| Invitationsmailen er ikke modtaget | Se efter i spam-mappen, og kontrollér, at e-mailadressen er korrekt |
| Brugeren blev ikke fjernet | Kontrollér, at ansættelsens slutdato er angivet og passeret |
| Brugeren blev ikke fjernet | Se efter overlappende ansættelser, der holder brugeren aktiv |