Brugerdefinerede roller

Opret brugerdefinerede roller, så rettighederne passer til jeres organisation.

Overblik

Alle arbejdsområder har en række standardroller (HR-administrator, Arbejdsområdeadministrator, Leder, Medarbejder, Skrivebeskyttet, Udvikler), der dækker de mest almindelige behov. Med brugerdefinerede roller kan du gå videre:

• Opret nye roller med præcis de rettigheder, I har brug for (f.eks. “Teamleder” eller “HR-assistent”)
• Tilpas standardroller ved at tilføje eller fjerne enkelte rettigheder uden at oprette en helt ny rolle

Standardroller

Disse indbyggede roller findes i alle arbejdsområder:

Se Brugere og rettigheder for, hvad hver af de to administratorroller kan og ikke kan.

Hvem kan administrere roller

Ejeren og Arbejdsområdeadministratorer administrerer roller under Admin › Roller. En Arbejdsområdeadministrator er begrænset til de rettigheder, vedkommende selv har:

• Tilføje rettigheder. Du kan ikke give en rolle en rettighed, du ikke selv har.
• Ændre en eksisterende rolle. Du kan kun redigere, gendanne, slette eller tilpasse en rolle, hvis du selv har alle rollens rettigheder. En rolle, der giver noget, din egen rolle ikke giver — f.eks. rollen HR-administrator, som giver adgang til følsomme medarbejderoplysninger — åbnes skrivebeskyttet med beskeden Du kan ikke ændre denne rolle og en liste over de rettigheder, du mangler. En person, der har dem, eller ejeren kan ændre rollen.

På den måde holdes de to administratorroller adskilt: En Arbejdsområdeadministrator kan ikke i al stilhed fjerne rettigheder fra rollen HR-administrator eller fra en rolle, som ejeren har oprettet med HR-rettigheder.

Opret en brugerdefineret rolle

1. Gå til Admin › Roller
2. Klik på Opret brugerdefineret rolle
3. Angiv et navn og eventuelt en beskrivelse
4. Vælg eventuelt en rolle under Kopier fra — så udfyldes rettighederne på forhånd med rettighederne fra en eksisterende rolle, som du kan tage udgangspunkt i
5. Angiv rollens indstillinger (se nedenfor)
6. Vælg de rettigheder, rollen skal give
7. Klik på Gem

Kopier fra

Når du opretter en ny rolle, kan du kopiere rettighederne fra en eksisterende rolle. Det er praktisk, når du vil have en rolle, der ligner en eksisterende, men med enkelte ændringer. Den oprindelige rolle påvirkes ikke.

Rediger en rolle

Tilpas en standardrolle

Sådan justerer du rettighederne for en standardrolle (f.eks. hvis Ledere skal have adgang til følsomme medarbejderoplysninger):

1. Gå til Admin › Roller
2. Klik på den standardrolle, du vil tilpasse
3. Ret rettighederne efter behov
4. Klik på Gem

Det opretter en tilpasning, der erstatter standardrollens rettigheder i jeres arbejdsområde. Rollen beholder sit oprindelige navn.

Gendan en tilpasset standardrolle

Hvis du har tilpasset en standardrolle og vil tilbage til standardrettighederne:

1. Åbn den tilpassede rolle
2. Klik på Gendan standard
3. Bekræft handlingen

Det fjerner alle dine tilpasninger og gendanner de oprindelige rettigheder.

Dupliker en rolle

Sådan opretter du en ny rolle ud fra en eksisterende:

1. Åbn den rolle, du vil duplikere
2. Klik på kopiikonet i øverste højre hjørne
3. Giv den nye rolle et navn
4. Ret rettighederne efter behov
5. Klik på Gem

Rollens indstillinger

Rettigheder

Rettighederne styrer, hvad brugere med en given rolle kan se og gøre. Hver rettighed består af tre dele:

• Ressource — hvad rettigheden gælder (f.eks. medarbejdere, fravær, tidsregistreringer)
• Handling — hvad brugeren må (f.eks. læse, oprette, opdatere, slette, godkende)
• Omfang — hvor bredt rettigheden gælder:
  • Alle — adgang til alt i arbejdsområdet
  • Administrerede — kun adgang til direkte underordnede
  • Selv — kun adgang til egne data
  • Organisationsenhed — adgang til kolleger i samme team

Ikke alle handlinger har alle omfang

Hvis et omfang ikke reelt ville begrænse noget, kan det ikke vælges: Feltet i rettighedsoversigten viser en streg i stedet for et afkrydsningsfelt. En rettighed, du kan sætte flueben ved, er altså en, systemet faktisk håndhæver i det omfang.

De fleste streger skyldes et af to mønstre:

• Organisationsenhed kan vælges til at læse, ikke til at ændre. En kollega i dit team er en, du må se — vedkommendes fravær, timer og oplysninger i medarbejderoversigten. At redigere kollegaens oplysninger eller tid er en opgave for lederen, så handlinger som oprette, opdatere og slette går højst til Administrerede.
• Nogle handlinger giver først mening fra Administrerede og opefter. At godkende eller genåbne en tidsregistrering er et eksempel: Funktionen kræver adgang på lederniveau for overhovedet at kunne bruges, så Selv og Organisationsenhed kan ikke vælges for den.

Arv

Når en rolle arver fra en anden rolle, får den automatisk alle den anden rolles rettigheder. Det er praktisk, når du vil bygge roller, der udvider eksisterende roller — f.eks. en rolle som “Overordnet leder”, der arver fra “Leder” og tilføjer ekstra rettigheder.

Arvede rettigheder vises adskilt fra de rettigheder, der er tildelt direkte, så du altid kan se, hvor hver rettighed kommer fra.

Roller, der styres af jeres identitetsudbyder

Når SCIM-provisionering er slået til, svarer grupper i jeres identitetsudbyder til roller. Roller, der er knyttet til en IdP-gruppe, er markeret med Styres af IdP-gruppe i listen over roller: Medlemmerne tildeles og fjernes af IdP’en, og ændringer af medlemskabet, der laves manuelt, rettes til ved IdP’ens næste synkronisering. Hvad rollen må, bestemmes altid i mTime — IdP’en kan aldrig ændre rettigheder.

Skal IdP’en styre medlemskabet af en rolle, der allerede findes (også standardroller som HR-administrator), skal du åbne rollen og tilføje Provisionering under Kan tildeles af. Rollen Ejer kan aldrig styres på denne måde.

Slet en brugerdefineret rolle

1. Gå til Admin › Roller
2. Klik på handlingsmenuen ud for den rolle, du vil slette
3. Vælg Slet
4. Bekræft sletningen